ACTISSA! 2008, tiedoston lisääminen Asiakirjat-välilehteen on helppoa ja vaivan arvoista. Asiakirjat-välilehti, jonka löydät Yhteystiedot-, Ryhmät- tai Yritykset-ikkunoista, voit liittää tai luoda pikakuvakkeen kaikkiin tiedostoihisi, jotka liittyvät nykyiseen yhteystietoon, ryhmään tai yritykseen. Voit lisätä tai luoda pikakuvakkeen Excelissä luotuun ehdotukseen, Wordissa luotuun sopimukseen tai jopa tietokoneellesi skannaamaan PDF-tiedostoon.
Noudata näitä ohjeita lisätäksesi asiakirjan Asiakirjat-välilehteen:
1. Näytä yhteystieto, ryhmä tai yritystietue, johon haluat lisätä asiakirjan.
2. Napsauta Asiakirjat-välilehteä.
3. Napsauta Lisää asiakirja -painiketta Asiakirjat-välilehden kuvakepalkissa.
Sinulla on kaksi vaihtoehtoa täällä:
• Tiedosto: Valitsemalla tämän vaihtoehdon itse asiassa kloonaat alkuperäisen tiedoston ja lisäät sen ACT! tietokanta. Kun olet lisännyt asiakirjan Asiakirjat-välilehteen, voit avata tiedoston suoraan ACT! tarkastella, muokata tai tulostaa. Tiedoston poistaminen Asiakirjat-välilehdestä ei poista alkuperäistä asiakirjaa tietokoneeltasi ja päinvastoin. Muista: Koska Asiakirjat-välilehteen lisäämäsi tiedosto on alkuperäisen klooni, alkuperäiseen asiakirjaan tekemäsi muutokset eivät näy Asiakirjat-välilehdellä sijaitsevassa kloonatussa asiakirjassa, eivätkä kloonatuun asiakirjaan tekemäsi muutokset näy. alkuperäisessä. Harkitse alkuperäisen asiakirjan poistamista sekaannusten välttämiseksi.
• Pikakuvake: Luo pikakuvakkeen, joka linkittää takaisin alkuperäiseen asiakirjaan sen kopioimisen sijaan. Alkuperäisen asiakirjan sijainti näkyy Asiakirjat-välilehdessä.
Omat asiakirjat -polku on sekä kone- että käyttäjäkohtainen. Uuden tietokoneen ostaminen tai olemassa olevan tietokoneen käyttäjätietojen muuttaminen tekee pikakuvakkeistasi virheellisiä. Harkitse uuden Windows-kansion, kuten ACT Documents, luomista, joka voidaan luoda uudelleen uudessa tietokoneessa ja jonka monet käyttäjät voivat nähdä. Lisäksi etätietokannan käyttäjät, joilla ei ole pääsyä kyseisiin kansioihin, eivät voi tarkastella asiakirjaa.
Valintasi mukaan Liitä tiedosto tai Liitä pikakuvake -valintaikkuna avautuu.
4. Selaa asiakirjaan, jonka haluat lisätä, valitse se ja napsauta sitten Avaa.
TOIMIA! lisää asiakirjan ACT! tietokanta ja näyttää koon, tyypin ja viimeksi muokatun päivämäärän Asiakirjat-välilehdessä. Liitetiedostot näyttävät asiakirjan nimen; liitetyt pikakuvakkeet näyttävät polun tiedostoon.
Asiakirjat- välilehteen lisäämäsi asiakirjat tulevat osaksi tietokantaasi, joten etäsynkronoinnin käyttäjät voivat nyt käyttää myös näitä asiakirjoja. Voit myös lisätä tiedoston Asiakirjat-välilehteen Windowsin Resurssienhallinnassa tai Omassa tietokoneessa vetämällä asiakirjan kuvakkeen Asiakirjat-välilehteen.