Ensimmäinen kontakti, jonka näet avattaessa ACT! tietokanta on omasi - se on Oma tietueesi. Oma tietue ei ole muuta kuin yhteystietotietue, joka liittyy tietokannan käyttäjään. My Record tallentaa kaikki omat tietosi, jotka näkyvät automaattisesti joissakin ACT!:n mukana tulevissa esiasetetuissa malleissa. Esimerkiksi faksikansilehteen sisältää oman puhelin- ja faksinumerot; raportti on oma nimi yläosassa; ja kirje on oma nimi alareunassa.
Jos jonkun muun tiedot näkyvät ensimmäisenä yhteystietotietueena, jonka näet, kun avaat tietokannan, tutki näitä kolmea mahdollisuutta:
- Oletko kirjautunut sisään omalla nimelläsi? Jos ei, tee niin. Sitten kun avaat ACT! uudelleen — kirjautuneena sisään omalla nimelläsi — Oma tietueesi tulee näkyviin.
- Vaihdoitko vahingossa omia yhteystietojasi? Jos näin on, vaihda se takaisin.
- Jos olet 100 % varma, että kirjauduit sisään omalla nimelläsi etkä ole muuttanut yhteystietojasi, tietokanta on todennäköisesti vioittunut. Sinun on suoritettava pieni elvytys tietokannassasi.
On erittäin tärkeää varata aikaa kaikkien omien yhteystietojesi syöttämiseen. Jos et, saatat huomata, että sinulta puuttuu tärkeitä tietoja, kun alat työskennellä mallien ja raporttien kanssa. Jos esimerkiksi et koskaan syötä omaa faksinumeroasi, faksinumerosi ei näy faksin kansilehtimallissa, mikä tarkoittaa, että sinun on täytettävä se aina, kun lähetät faksin. Säästä itsesi vaivalta ja täytä My Recordsi heti.
My Record mahdollistaa myös muutaman muun tärkeän ACT:n käytön! ominaisuudet:
- Lupa suorittaa erilaisia toimintoja perustuu My Recordsi suojaustasoon.
- Yksityisiksi merkittyjä yhteystietoja, muistiinpanoja, historiaa, aktiviteetteja ja mahdollisuuksia voi tarkastella vain ne luonut tietueenhallinta.
- Aina kun annat uuden yhteyshenkilön, ryhmän, yrityksen tai mahdollisuuden, nimesi näkyy kyseisen yhteystiedon luojana.
- Kun poistat yhteystiedon, poiston historia tulee näkyviin Oma tietue -sivun Historia-alueelle.
- Joka kerta, kun lisäät muistiinpanon yhteystietotietueeseen, nimesi näkyy kyseisen muistiinpanon tietueiden hallinnassa.
- Kun ajoitat aktiviteetin, nimesi liitetään siihen automaattisesti.