Enne Salesforce'i sisu lisamist saite Salesforce'i faile salvestada vahekaardil Dokumendid. Kuigi vahekaart Dokumendid pole nii tugev kui sisu, on see siiski saadaval ja mitmel viisil kasulik. Näiteks saate vahekaardil Dokumendid hostida pilte, millele viidatakse meilimallides, kohandatud rakendustes, väljadel ja isegi Force.com-i saitidel. Need failid ei muutu tavaliselt sageli ja kindlasti ei pea nendega koostööd tegema, nii et saate jätkata nende salvestamist, klõpsates vahekaarti Dokumendid.
Vahekaarti Dokumendid võite pidada ka kohaks, kuhu süsteemiadministraatorid salvestavad faile. Kui aga vajate failide eelvaate kuvamist, Chatteriga koostööd või suuremate failide salvestamist, kuuluvad need failid Salesforce'i sisusse.
Kaustade loomine dokumenditeegis
Dokumendikausta loomiseks peab teil esmalt olema avalike dokumentide haldamise luba. (Kui te pole kindel, et teil see on, saate kiiresti teada saada, kui näete järgmises loendis, kas olete 1. toimingust möödas. Kui te ei saa 1. toimingust mööda, paluge administraatoril abi.) Jätkamiseks , minge vahekaardile Dokumendid ja järgige neid samme.
Klõpsake pealkirja Dokumendikaustad all linki Loo uus kaust. Ilmub leht Uus dokumendikaust.
Tippige väljale Dokumendikaust kausta nimi.
Kasutage juurdepääsuõiguste valimiseks ripploendit Avaliku kausta juurdepääs.
Klõpsake raadionuppe, et valida, kellel peaks olema juurdepääs kaustale.
Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Salvesta. Ilmub leht Kaustanime dokumendid ja võite alustada uute dokumentide lisamist uude kausta.
Dokumentide lisamine
Enne kui esindajad saavad Salesforce'is dokumente kasutama hakata, peate teie või keegi teie ettevõttest esmalt lisama dokumendid dokumenditeeki.
Dokumentide üleslaadimisel on iga üksiku faili failimahu limiit 5 MB. Mõne ettevõtte jaoks võib see olla PowerPointi esitluse või graafikaga PDF-faili keskmine suurus, nii et planeerige vastavalt.
Dokumendi lisamiseks ja faili üleslaadimiseks logige Salesforce'i sisse ja järgige neid samme.
Klõpsake vahekaartide paremas ülaosas plussmärki ja seejärel valige Dokumendid. Ilmub leht Laadi üles uus dokument.
Tippige faili nimi väljale Dokumendi nimi. Kui soovite, et dokumendi nimi vastaks täpselt failinimele, jätke see väli tühjaks. Pärast faili valimist täidab failinimi automaatselt tühja välja Dokumendi nimi.
Märkige ruut Ainult sisekasutuseks ainult siis, kui soovite, et see dokument oleks konfidentsiaalne. Kui märgite selle märkeruudu, ei muuda te juurdepääsu dokumendile, kuid märgite oma lõppkasutajad, et nad ei saadaks faili väljapoole ettevõtet.
Märkige ruut Väliselt saadaval olev pilt ainult siis, kui laadite üles pildi, mille saadate HTML-i meilimallides inimestele, kes peaksid seda vaatama, ilma et peaksid selle nägemiseks Salesforce'i sisse logima. Näiteks logode või kirjaplankide jaluste puhul peaks see ruut olema märgitud.
Kasutage kausta valimiseks ripploendit Kaust. Kui te pole veel sobivat kausta loonud või teil pole õigele kaustale lugemis- ja kirjutamisõigust, saate faili esmalt salvestada kausta Minu isiklikud dokumendid. ja dokument hiljem uuesti täiendada.
Sisestage väljale Kirjeldus dokumendi lühikirjeldus.
Sisestage väljale Märksõnad märksõnad, mis aitavad teie lõppkasutajatel dokumendi leida. Salesforce pakub dokumentide avalehel otsingutööriista Otsi dokumente, nii et peaksite valima märksõnad, mida arvate, et teie kasutajad sisestavad. Näiteks kui lisate juhtumiuuringu, võite sisestada märksõnu, mis hõlmavad asjakohaseid tooteid, klientide nimesid, väljakutseid ja nii edasi, mida müügiesindajad saaksid ristviitamiseks kasutada.
Etapi Vali fail all on vaikimisi valitud raadionupp Sisesta tee, nii et soovitud faili valimiseks peate lihtsalt klõpsama nuppu Sirvi. Ilmub dialoogiboks Vali fail.
Valige oma arvuti kaustadest fail ja klõpsake nuppu Ava. Dialoogiboks sulgub ja dokumendi tee sisestatakse väljale Üleslaaditav fail.
Kui üleslaadimine on lõppenud, ilmub uuesti salvestatud režiimis dokumendi kirje, kus on teave dokumendi kohta ja link dokumendi vaatamiseks.
Dokumentide kasutamine
Pärast Salesforce'is dokumentide loomist saate neid müügi käigus mitmel viisil kasutada. Saate otsida dokumente avalehelt Dokumendid või sirvida oma dokumendikaustu. Saate kasutada meilimallide vahekaardilt Dokumendid üles laaditud pilti. Kui olete administraator, saate Salesforce'i vasakus ülanurgas olevat logo kohandada ka üleslaaditud pildiga, kui see on maksimaalselt 20 kB ja 300 pikslit lai ja 55 pikslit kõrge.