40 συμβουλές και κόλπα του Microsoft Teams: από αρχάριους έως ειδικούς [Ενημερώθηκε τον Δεκέμβριο του 2021].

Με περισσότερους από 250 εκατομμύρια μηνιαίους ενεργούς χρήστες, το Microsoft Teams κέρδισε μεγάλη δημοτικότητα κατά τη διάρκεια της πανδημίας ως το τυπικό διαδικτυακό εργαλείο συνεργασίας τόσο για επιχειρήσεις όσο και για καταναλωτές. Οι πιθανότητες είναι ότι ο χώρος εργασίας, το πανεπιστήμιο ή η αγαπημένη φιλανθρωπική οργάνωση έχουν ήδη υιοθετήσει Ομάδες, ώστε να μην θέλετε να μείνετε πίσω. Αυτή η μάλλον περιεκτική λίστα με συμβουλές και κόλπα έχει σκοπό να σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις Ομάδες – σήμερα.

Επομένως, εάν εξακολουθείτε να προσπαθείτε να κατανοήσετε τα βασικά ή είστε ήδη έμπειρος χρήστης, ας ξεκινήσουμε με αυτήν την κύρια λίστα με 40+ συμβουλές και κόλπα που πρέπει να γνωρίζει κάθε χρήστης του Microsoft Teams.

Ξεκινώντας με το Microsoft Teams

Αυτή η ενότητα περιέχει πολύ βασικές συμβουλές, εάν είστε πιο έμπειρος χρήστης, ίσως θελήσετε να μεταβείτε στις ενότητες πέρα από τα βασικά ή τους ειδικούς .

1. Αλλάξτε το θέμα Ομάδες

Γνωρίζατε ότι μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση και την αίσθηση του Microsoft Teams;

Απλώς ανοίξτε τις ρυθμίσεις του Teams, μεταβείτε στην καρτέλα Γενικά και επιλέξτε εάν θα χρησιμοποιήσετε το παραδοσιακό λευκό φόντο ή εναλλακτικά θα εφαρμόσετε τις λειτουργίες σκούρου ή υψηλής αντίθεσης.

Σκοτεινή λειτουργία στο Teams

2. Σίγαση του ήχου σας

Μερικές φορές καθυστερείτε στη συνάντησή σας και θέλετε να συμμετάσχετε αθόρυβα ή απλά χρειάζεται να λάβετε μια σημαντική κλήση από τον άλλο σας, ενώ βρίσκεστε σε μια συνάντηση ομάδας;

Σίγαση του ήχου σας απευθείας από τον πίνακα ελέγχου προσωπικών συσκέψεων

Το Teams σάς επιτρέπει να κάνετε σίγαση του μικροφώνου σας τόσο από τα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης (εμφανίζονται παραπάνω) όσο και από τον πίνακα ρύθμισης της σύσκεψης (εμφανίζεται ως στοιχείο 1 παρακάτω).

Βασικές λειτουργίες στον πίνακα επιλογών Ρύθμισης συνάντησης ομάδων

3. Απενεργοποιήστε τη φωτογραφική μηχανή σας

Με τον ίδιο τρόπο μπορείτε να ενεργοποιήσετε και να απενεργοποιήσετε τη βιντεοκάμερά σας. Μπορείτε είτε να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα ρύθμισης της σύσκεψης (αντικείμενο 2 παραπάνω) για να απενεργοποιήσετε την κάμερά σας. ή απλώς χρησιμοποιήστε τον πίνακα ελέγχου της σύσκεψης για να ενεργοποιήσετε ξανά το βίντεο.

4. Θολώστε το φόντο του βίντεο της σύσκεψής σας

Εάν χρησιμοποιείτε το Teams για βιντεοσυσκέψεις, αυτό μπορεί να ακούγεται γνωστό. Το γραφείο στο σπίτι σας είναι ένα χάος και πρέπει να συμμετάσχετε σε αυτήν τη βιντεοκλήση. Δύο λύσεις για αυτό: πρώτα απ' όλα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Ρυθμίσεις φόντου (αντικείμενο 3 παραπάνω) για να θολώσετε το φόντο του βίντεο απευθείας από τη ρύθμιση της σύσκεψης ή τα στοιχεία ελέγχου της σύσκεψης. Η δεύτερη λύση είναι πολύ πιο κομψή: χρησιμοποιήστε ένα εικονικό φόντο (θα προχωρήσουμε στη διαδικασία αργότερα).

Εάν για κάποιο λόγο, το κουμπί ρύθμισης φόντου φαίνεται ανενεργό στον πίνακα Ρύθμιση σύσκεψης. φροντίστε πρώτα να ενεργοποιήσετε τη βιντεοκάμερά σας.

5. Σταματήστε την ηχώ στις συναντήσεις των ομάδων

Όταν εσείς και άλλοι συμμετέχοντες στη σύσκεψη συμμετέχετε σε μια σύσκεψη ομάδων ήχου ή βίντεο από την ίδια αίθουσα, θα ακούτε ενοχλητικές ηχώ. Μπορείτε εύκολα να απαλλαγείτε από την ηχώ πατώντας το κουμπί Απενεργοποίηση ήχου στον πίνακα Ρύθμιση σύσκεψης (εμφάνιση παραπάνω ως στοιχείο 4).

6. Καταγράψτε τη συνάντησή σας

Μια σημαντική ικανότητα των Ομάδων που ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε από την αρχή είναι η δυνατότητα εγγραφής μιας συνάντησης. Μπορείτε να ξεκινήσετε μια εγγραφή από τον πίνακα ελέγχου του Meeting όπως φαίνεται παρακάτω. Στη συνέχεια, η ίδια η ηχογράφηση διατηρείται στο Microsoft Stream και μπορείτε εύκολα να μοιραστείτε την εγγραφή ως σύνδεσμο σε μια συνομιλία στο κανάλι (ή μέσω email εάν χρειάζεται).

Ηχογράφηση συνάντησης ομάδων

Μόλις ολοκληρωθεί η σύσκεψη, θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με έναν σύνδεσμο για την εγγραφή σας στο Microsoft Stream.

Εάν ξεκινήσατε τη συνάντησή σας από το κανάλι, ένας σύνδεσμος προς την ηχογράφηση θα είναι επίσης διαθέσιμος ως ανάρτηση στο αντίστοιχο κανάλι.

Οι ηχογραφήσεις ad-hoc συσκέψεων θα είναι διαθέσιμες στην καρτέλα Συνομιλία για την ίδια τη σύσκεψη, μαζί με ένα αρχείο που ανταλλάσσεται, σημειώσεις σύσκεψης και πίνακα, εάν χρησιμοποιούνται.

Μπορείτε επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να προσθέσετε την εφαρμογή Ροή στο κανάλι σας, ώστε οι συνάδελφοι να έχουν εύκολη πρόσβαση σε όλες τις συσκέψεις που σχετίζονται με την ομάδα.

7 . Αλλάξτε το εικονίδιο της ομάδας σας

Η Microsoft σάς επιτρέπει να ανεβάσετε μια προσαρμοσμένη εικόνα και να την ορίσετε ως λογότυπο / avatar της ομάδας σας. Περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να βρείτε σε αυτό το σεμινάριο που σας βοηθά να ορίσετε ένα προσαρμοσμένο εικονίδιο .

8. Δημιουργήστε ένα ιδιωτικό κανάλι

Υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες θα χρειαστεί να συνεργαστείτε με άλλους σε εργασίες που απαιτούν εμπιστευτικότητα, όπως η προετοιμασία ενός προϋπολογισμού ή αναφορών ανάλυσης πωλήσεων. Τα ιδιωτικά κανάλια σάς επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια πλατφόρμα συνεργασίας με επιλεγμένα μέλη της ομάδας. Το ιδιωτικό κανάλι θα είναι ορατό μόνο σε όσους έχουν προσκληθεί και θα επισημαίνεται με ένα μικρό κλείδωμα στη λίστα των ομάδων σας.

Η δημιουργία ενός ιδιωτικού καναλιού είναι απλή: απλώς πατήστε το κουμπί Περισσότερες επιλογές (…) δίπλα στην ομάδα σας και, στη συνέχεια, πατήστε Προσθήκη καναλιού . Στη συνέχεια, ορίστε τις πληροφορίες καναλιού όπως φαίνεται παρακάτω. Τέλος, προσθέστε μέλη της ομάδας στο ιδιωτικό κανάλι.

Ιδιωτικό κανάλι στο Microsoft Teams

9. Σίγαση ειδοποιήσεων από θορυβώδη κανάλια

Αυτές τις μέρες, φαίνεται να είμαστε όλοι συγκλονισμένοι από τον τεράστιο όγκο των εισερχόμενων ειδοποιήσεων από πλατφόρμες συνεργασίας και email. Συχνά είναι δύσκολο να δημιουργήσεις κάτι ουσιαστικό πέρα ​​από την ατελείωτη κουβέντα. Ευτυχώς, το Teams μας κάνει σχετικά απλό τη βαθμονόμηση της εισροής ειδοποιήσεων και ήχων ειδοποιήσεων που λαμβάνουμε. Ακολουθεί ένας οδηγός σχετικά με τον τρόπο σίγασης των ειδοποιήσεων συνομιλίας και συσκέψεων στο Teams .

10. Αφήστε μια ομάδα

Εάν δεν βλέπετε κανένα όφελος από το να είστε μέλος μιας ομάδας, μπορείτε εύκολα να βγείτε. Πατήστε το κουμπί Περισσότερες επιλογές δίπλα στην ομάδα που θέλετε να αποχωρήσετε και επιλέξτε Αποχώρηση από την ομάδα .

11. Χρησιμοποιήστε το Teams στο κινητό

Εάν χρειάζεται να έχετε πρόσβαση στο Teams κάθε φορά που βρίσκεστε εν κινήσει, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Teams και από κινητά. Η Microsoft έστειλε πολύ καλές εφαρμογές Teams για Android και iOS. Μιλήστε με τους συναδέλφους σας στον τομέα της Πληροφορικής για να μάθετε εάν θα χρειαστείτε πρόσθετο λογισμικό ή διαδικασία ελέγχου ταυτότητας για να αποκτήσετε πρόσβαση στο περιεχόμενο της εταιρείας σας στο Teams από κινητά.

12. Εγκαταστήστε και απεγκαταστήστε μια εφαρμογή στο Teams

Πέρα από τη βασική συνεργασία, το Teams σάς επιτρέπει να βελτιώσετε την ομαδική εργασία σας χρησιμοποιώντας εφαρμογές είτε της Microsoft είτε τρίτων. Στις επόμενες ενότητες αυτού του σεμιναρίου, θα δείτε διάφορες χρήσεις των Εφαρμογών σε Ομάδες: Εικόνες, Καιρός, Αναφορές, Δημοσκοπήσεις, Λήψη Σημειώσεων κ.λπ.».

Εάν είστε κάτοχος ομάδας, μπορείτε εύκολα να εγκαταστήσετε και να απεγκαταστήσετε Εφαρμογές που διατέθηκαν από τους διαχειριστές της Πληροφορικής σας.

Η διαδικασία είναι αρκετά απλή: Εντοπίστε την ομάδα σας, πατήστε το κουμπί Περισσότερες επιλογές δίπλα της και, στη συνέχεια, επιλέξτε το γρανάζι Διαχείριση ομάδας . Στη συνέχεια, στην καρτέλα Εφαρμογές, πατήστε το κουμπί Περισσότερες εφαρμογές για αναζήτηση και εγκατάσταση της νέας σας εφαρμογής. Εφαρμογές συγκεκριμένες για ένα κανάλι μπορούν να προστεθούν ως καρτέλες στο κανάλι

13. Ακυρώστε τις αποδείξεις ανάγνωσης

Από προεπιλογή, κάθε φορά που διαβάζετε ένα μήνυμα στην εφαρμογή Chat, το Teams τοποθετεί ένα μικρό εικονίδιο δίπλα στο μήνυμα. Αυτό βοηθά τον αποστολέα να αναγνωρίσει ότι έχετε διαβάσει το μήνυμά του. Μπορείτε να ακυρώσετε τις αποδείξεις ανάγνωσης στην καρτέλα Απόρρητο στις Ρυθμίσεις των ομάδων σας.

Απενεργοποίηση αποδείξεων ανάγνωσης στο Teams

14. Χρήση φίλτρων για γρήγορη εύρεση πραγμάτων

Θέλετε να επιταχύνετε την εύρεση συγκεκριμένων Δραστηριοτήτων στη ροή σας, καθώς και συγκεκριμένων συνομιλιών, ομάδων και καναλιών; Χρησιμοποιήστε το φίλτρο Teams (φαίνεται παρακάτω) ή χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl+Shift+F .

Η λειτουργία φίλτρου επιτρέπει τη γρήγορη εύρεση σχετικής καταχώρισης με το όνομα. για τις συνομιλίες επιτρέπει επίσης τη γρήγορη εύρεση σίγασης, κρυφών και μη αναγνωσμένων καταχωρήσεων με ευκολία.

15. Ορίστε ένα μήνυμα Εκτός

Όπως και στο Outlook, το Teams σάς επιτρέπει να συνθέσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου που θα αποσταλεί εάν κάποιος σας στείλει ένα μήνυμα στο Teams ή σας αναφέρει σε μια συνομιλία.

Απλώς πατήστε το avatar των ομάδων σας, πατήστε το Μήνυμα Ορισμός κατάστασης και, στη συνέχεια, γράψτε το μήνυμά σας και καθορίστε την περίοδο ισχύος. Πατήστε Τέλος και θα είστε έτοιμοι.

Προχωρώντας πέρα ​​από τα βασικά

16. Χρησιμοποιήστε τις εντολές Teams

Καθώς αποκτάτε λίγο μεγαλύτερη εμπειρία με το Teams, ίσως θέλετε να ενισχύσετε την παραγωγικότητα των χρηστών σας χρησιμοποιώντας τις εντολές του πλαισίου αναζήτησης.

Για να ξεκινήσετε, πληκτρολογήστε απλά τον χαρακτήρα κάθετου (/) στο πλαίσιο Αναζήτηση ομάδων και περιηγηθείτε στη λίστα με τις διαθέσιμες εντολές:

Λίστα εντολών ομάδων

Η λίστα εντολών είναι αρκετά αυτονόητη και αυτές που θεωρώ ότι είναι οι πιο χρήσιμες είναι:

• /goto : Για εύκολη πρόσβαση σε ομάδα ή κανάλι
• /keys : Για πρόσβαση στη λίστα συντομεύσεων Teams
• /chat : για να ξεκινήσετε γρήγορα μια συνομιλία με έναν από τους συναδέλφους σας

17. Χρησιμοποιήστε ένα προσαρμοσμένο εικονικό φόντο

Υποθέτω ότι έχετε παρατηρήσει άτομα που συμμετέχουν σε βιντεοκλήσεις του Teams χρησιμοποιώντας τοπία της πόλης ή της φύσης ως φόντο για τις βιντεοκλήσεις τους. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σχεδόν κάθε εικόνα ως προσαρμοσμένο φόντο στις κλήσεις των ομάδων. Μη διστάσετε να ανατρέξετε στον απλό οδηγό μας σχετικά με το πώς να ρυθμίσετε τα φόντο εικονικών ομάδων για την κλήση σας.

18. Κρατήστε σημειώσεις σε μια συνάντηση

Το Teams έχει πολλούς τρόπους για να κρατάτε σημειώσεις συσκέψεων.

Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε σημειωματάρια OneNote που είναι αποθηκευμένα στο OneDrive ή σε μια μονάδα δίσκου δικτύου και να βάλετε τα μέλη του καναλιού σας να μοιράζονται σημειώσεις και σημειώσεις. Έχω δει επίσης άτομα να χρησιμοποιούν την καρτέλα Αναρτήσεις και να προσθέτουν τις σημειώσεις τους ως μηνύματα συνομιλίας. Έχω δει άλλους να επισυνάπτουν αρχεία Word στη σύσκεψη ή στην καρτέλα Αρχεία καναλιού. Υπάρχουν επίσης εφαρμογές τρίτων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Τούτου λεχθέντος, η σωστή μέθοδος είναι να χρησιμοποιήσετε την καρτέλα Σημειώσεις που ενεργοποιείται αυτόματα για τη σύσκεψή σας.

• Μεταβείτε στην εφαρμογή Chat .
• Κάντε κλικ στη συνάντησή σας.
• Μεταβείτε στην καρτέλα Σημειώσεις και πατήστε το κουμπί Λήψη σημειώσεων .
• Καταγράψτε τα πρακτικά της συνάντησης εκεί.
• Κατευθύνετε τους συμμετέχοντες στη σύσκεψη στις σημειώσεις σας, όπως απαιτείται.

19. Πρόσβαση στη μη αναγνωσμένη δραστηριότητά σας

Ομοίως με το Microsoft Outlook, το Teams επισημαίνει καθαρά τυχόν μη αναγνωσμένα μηνύματα με έντονη γραφή. Επιπλέον, μπορείτε να επισημάνετε τα μηνύματα του Teams ως μη αναγνωσμένα για μετέπειτα παρακολούθηση. Αλλά πώς έχετε εύκολη πρόσβαση σε αυτά τα μη αναγνωσμένα μηνύματα και δραστηριότητες; Απλώς πληκτρολογήστε την εντολή /unread στη γραμμή αναζήτησης Teams και ζητήστε από τις Teams να ανακτούν μόνο μη αναγνωσμένα μηνύματα για να τα επεξεργαστείτε.

20. Διαγράψτε ή αποκρύψτε τις συνομιλίες συνομιλίας

Οι ομάδες σάς επιτρέπουν να διαγράφετε μηνύματα από ένα νήμα συνομιλίας. Σας επιτρέπει επίσης να αποκρύψετε πλήρεις καταχωρήσεις συνομιλίας στην εφαρμογή Chats (απλώς πατήστε το κουμπί … και μετά επιλέξτε Απόκρυψη ). Ωστόσο, το Teams δεν επιτρέπει στους χρήστες να διαγράψουν εντελώς ολόκληρα νήματα από το Ιστορικό συνομιλιών.

21. Αντιμετωπίστε προβλήματα με τη σύνδεσή σας με τις ομάδες του Outlook

Εάν είστε χρήστης του Microsoft Outlook και του Teams, πιθανότατα προγραμματίζετε συσκέψεις του Teams απευθείας από τη σύσκεψή σας στο Ημερολόγιο του Outlook χρησιμοποιώντας το πρόσθετο Teams.

Τι γίνεται όμως αν για κάποιο λόγο, το κουμπί Teams δεν είναι διαθέσιμο στο Outlook, παρόλο που το Teams είναι σωστά εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας με Windows;

Πιθανότατα ο λόγος είναι ότι το πρόσθετο Teams είναι απενεργοποιημένο. Ρίξτε μια ματιά στον οδηγό μας σχετικά με το πώς μπορείτε να ενεργοποιήσετε εύκολα τις ομάδες στο Microsoft Outlook .

22. Ενσωματώστε αρχεία Word και Excel στο κανάλι σας

Μπορείτε εύκολα να μοιραστείτε αρχεία με τους συναδέλφους σας ανεβάζοντας τα αρχεία στην καρτέλα Αρχεία σε ένα κανάλι. Ωστόσο, μπορείτε να διευκολύνετε την πρόσβαση στο αρχείο απλώς ενσωματώνοντάς το ως καρτέλα στο κανάλι σας. Αυτό λειτουργεί όχι μόνο για το Excel ή το Word, αλλά και για σημειωματάρια OneNote, παρουσιάσεις PowerPoint, έγγραφα PDF και ούτω καθεξής.

23. Δείτε τη γραμμή αναφοράς του συναδέλφου σας

Εάν εργάζεστε σε μεγάλους οργανισμούς, ίσως χρειαστεί να προσδιορίσετε τη γραμμή οργανωτικής αναφοράς ενός συναδέλφου. Καθώς το Teams είναι καλά ενσωματωμένο με το Azure Active Directory και το Exchange, μπορείτε να δείτε εύκολα το οργανόγραμμα των συναδέλφων σας.

Απλώς μεταβείτε στο πλαίσιο Αναζήτηση ομάδων, πληκτρολογήστε τη συντόμευση /org και το όνομα του συναδέλφου σας και θα είστε έτοιμοι.

Αναζήτηση ενός οργανογράμματος συναδέλφου στο Teams

Σημείωση: Δεν θα μπορείτε να αναζητήσετε το οργανόγραμμα στο Teams για άτομα εκτός της εταιρείας σας.

24. Ορίστε την κατάστασή σας (/dnd) , (/brb), (/διαθέσιμο)

Θέλετε να ορίσετε μη αυτόματα την κατάστασή σας, ώστε οι άλλοι να γνωρίζουν πότε να επικοινωνήσουν μαζί σας. Αυτό μπορεί να γίνει από τις ρυθμίσεις Ομάδες, αλλά καθώς αποκτάτε περισσότερη εμπειρία με τις Ομάδες, θα αρχίσετε να ρυθμίζετε την κατάστασή σας από το πλαίσιο Αναζήτηση.

Απλώς χρησιμοποιήστε το /dnd για το Do Not Disturb ή το /brb για το Be Right Back και πατήστε Enter . Η κατάστασή σας θα αλλάξει. Απλώς θυμηθείτε να επαναφέρετε την κατάστασή σας όπως απαιτείται.

25. Μη αυτόματη ρύθμιση της κατάστασής σας online ώστε να είναι πάντα διαθέσιμη / ενεργή

Από προεπιλογή, η παρουσία σας στο Teams στο διαδίκτυο συγχρονίζεται με τα συμβάντα του Ημερολογίου του Microsoft Outlook και αντικατοπτρίζει την πραγματική κατάσταση του λειτουργικού σας συστήματος (είτε χρησιμοποιείται είτε είναι αδρανές). Ρυθμίζεται επίσης αυτόματα ώστε να μην ενοχλεί όταν μοιράζεστε την οθόνη σας ή πραγματοποιείτε μια κλήση. Αυτό σημαίνει ότι το Teams σάς επιτρέπει να ορίζετε χειροκίνητα την κατάστασή σας στο διαδίκτυο πολύ εύκολα και να την ορίζετε σε διαθέσιμη, απασχολημένη, εκτός σύνδεσης ή εκτός σύνδεσης, όπως απαιτείται. Ακολουθεί ο οδηγός για τη μη αυτόματη ρύθμιση της κατάστασης διαθεσιμότητας των ομάδων σας .

26. Πρόσβαση στα δεδομένα σας στο SharePoint

Τα δεδομένα του καναλιού σας στο Teams είναι διαθέσιμα ως αποκλειστική βιβλιοθήκη στο Microsoft SharePoint, η οποία είναι ευρέως χρησιμοποιούμενη πύλη εγγράφων που χρησιμοποιείται ως υποδομή για την αποθήκευση εγγράφων του Teams.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη βιβλιοθήκη του SharePoint, απλώς πλοηγηθείτε στο κανάλι σας, μετά πατήστε την καρτέλα Αρχεία και μετά πατήστε Άνοιγμα στο SharePoint .

27. Προσθέστε τον καιρό στο Teams

Παρόμοια με το Outlook, το οποίο σας επιτρέπει να εμφανίζετε τις καιρικές συνθήκες στην περιοχή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Teams για να ενημερωθείτε για το πού βρίσκεται ο καιρός.

Εάν η εφαρμογή Καιρός δεν είναι ακόμα εγκατεστημένη στον τοπικό πελάτη Teams, τότε:

• Ανοίξτε το Teams, πατήστε το κουμπί Εφαρμογές στην αριστερή πλευρά της γραμμής εφαρμογών,
• Αναζητήστε και προσθέστε την εφαρμογή Καιρός στο Teams.
• Στη συνέχεια, στην κύρια γραμμή αναζήτησης του Teams πληκτρολογήστε /weather και τη σχετική τοποθεσία.

Χρήση της εφαρμογής Teams Weather

28. Κάντε το Teams την Προεπιλεγμένη εφαρμογή συνομιλίας σας

Αφού ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε το Teams, μπορεί να το βρείτε αρκετά ανώτερο από το Skype για επιχειρήσεις. Μπορείτε να ορίσετε το Teams την προεπιλεγμένη εφαρμογή συνομιλίας για το Outlook και άλλες εφαρμογές του Office. Απλώς μεταβείτε στις ρυθμίσεις Teams και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Γενικά , επιλέξτε το R egister Teams ως την προεπιλεγμένη εφαρμογή συνομιλίας για το Office .

Η ρύθμιση θα τεθεί σε ισχύ μετά την επανεκκίνηση όλων των ανοιχτών εφαρμογών του Office.

29. Χρησιμοποιήστε τις ομάδες σε λειτουργία μαζί

Μια σχετικά νέα δυνατότητα του Teams είναι να επιτρέπει συναντήσεις σε λειτουργία Together . Αντί να εμφανίζονται όλες οι ροές κάμερας όλων των συμμετεχόντων στη σύσκεψη στην προβολή πλέγματος (γκαλερί), μπορείτε να τις εμφανίσετε δίπλα δίπλα σε ένα εικονικό περιβάλλον (σκεφτείτε την τάξη, τη βιβλιοθήκη, τον κινηματογράφο κ.λπ.).

Για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Together, θα πρέπει πρώτα να ενημερώσετε τις ομάδες (πατήστε το avatar σας και μετά Έλεγχος για ενημερώσεις). Στη συνέχεια, πατήστε το avatar σας και πατήστε Ρυθμίσεις. Στην καρτέλα Γενικά, επιλέξτε το πλαίσιο Νέα εμπειρία:

Ενεργοποίηση της λειτουργίας Together

Στη συνέχεια, στο πλαίσιο της σύσκεψής σας, πατήστε το κουμπί … και επιλέξτε Λειτουργία Μαζί .

Σημειώστε ότι εάν εργάζεστε σε μεγάλη συνεργασία, ενδέχεται να μην μπορείτε να ενημερώσετε μόνοι σας το Microsoft Teams με μη αυτόματο τρόπο. Ίσως χρειαστεί να συζητήσετε την ενεργοποίηση της λειτουργίας Together με τον διαχειριστή της Πληροφορικής σας.

Κόλπα ειδικών

30. Λάβετε μια διεύθυνση email για το κανάλι σας

Μόλις δημιουργηθεί ένα κανάλι, μπορείτε να δημοσιεύετε νέα μηνύματα στην καρτέλα Αναρτήσεις καναλιού, απευθείας από το Outlook. Για αυτό, θα πρέπει να εντοπίσετε τη διεύθυνση email του καναλιού σας ως εξής:

• Εντοπίστε το κανάλι σας και πατήστε το κουμπί Περισσότερες επιλογές δίπλα του.
• Πατήστε Λήψη διεύθυνσης email .
• Αντιγράψτε τη διεύθυνση email και προσθέστε την ως επαφή στο Outlook
• Παράπλευρες σημειώσεις:
  • Οι κάτοχοι ομάδων μπορούν να καθορίσουν ποιος μπορεί να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κανάλι (κάνοντας κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις για προχωρημένους).
  • Μπορείς

31. Απενεργοποιήστε την εκκίνηση του Teams κατά την εκκίνηση των Windows

Το Teams είναι απολύτως υπέροχο, αλλά μπορεί να καταναλώσει σημαντικό όγκο πόρων υπολογιστή, κυρίως RAM. Εάν διαχειρίζεστε έναν επαγγελματικό υπολογιστή, δεν θα παρατηρήσετε επίδραση στην απόδοση του συστήματός σας. Τούτου λεχθέντος, εάν τρέχετε από ένα απλό tablet, μπορεί να θέλετε να εκτελέσετε το Teams μόνο όταν χρειάζεται. Όταν εγκατασταθεί, το Teams έχει ρυθμιστεί ώστε να ξεκινά αυτόματα κάθε φορά που εκκινείτε τον υπολογιστή σας. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε την εκκίνηση του Teams κατά την εκκίνηση του υπολογιστή σας και να τον εκκινήσετε μόνο σε περίπτωση που απαιτείται.

32. Δημοσιεύστε δημοσκοπήσεις και έρευνες στο Teams

Μία από τις πιο χρήσιμες χρήσεις του Teams είναι η διεξαγωγή δημοσκοπήσεων και ερευνών. Μέσα σε 10 λεπτά μπορείτε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη δημοσκόπηση χρησιμοποιώντας το Microsoft Forms ή άλλο λογισμικό τρίτου μέρους όπως το Polly και να τα δημοσιεύσετε στο κανάλι σας στο Teams. Αυτός ο οδηγός έχει όλα όσα χρειάζεστε για να δημιουργήσετε τις προσαρμοσμένες έρευνες ομάδων σας .

33. Ενσωματώστε μια αναφορά στο Teams

Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί την πλατφόρμα Microsoft BI, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Teams για να διανείμετε τις αναφορές σας. Μπορείτε εύκολα να επιλέξετε και να καρφιτσώσετε αναφορές του Power BI σε μια καρτέλα καναλιού για να διασφαλίσετε ότι αυτές είναι διαθέσιμες σε αυτούς για τις συζητήσεις σας που βασίζονται στα δεδομένα.

34. Αναζητήστε την αγαπημένη σας προσφορά απευθείας στο Teams

Ένας άλλος καλός τρόπος για να χρησιμοποιήσετε το Teams για να αναζητήσετε το χαρτοφυλάκιο των μετοχών σας. Δείτε πώς να το κάνετε αυτό:

• Από την καρτέλα Εφαρμογές, αναζητήστε και προσθέστε την εφαρμογή Μετοχές στις Ομάδες.
• Στη συνέχεια, από το πλαίσιο αναζήτησης, πληκτρολογήστε Μετοχές και, στη συνέχεια, το σχετικό ticker μετοχών όπως φαίνεται παρακάτω.

• Μόλις ενεργοποιηθεί η εφαρμογή Stocks, απλώς πληκτρολογήστε την εντολή @Stocks και το ticker στη γραμμή αναζήτησής σας.

35. Αναζήτηση για εικόνες σε ομάδες

Ένα άλλο ελάχιστα γνωστό χαρακτηριστικό του Teams είναι ότι μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για αναζήτηση εικόνων στο Bing. Πρώτα απ 'όλα, προχωρήστε και ενεργοποιήστε την εφαρμογή Microsoft Images στο Teams.

Στη συνέχεια, στη γραμμή αναζήτησής σας, απλώς πληκτρολογήστε @Images + το ερώτημα αναζήτησής σας για να αποκτήσετε πρόσβαση στην αναζήτηση εικόνων Bing.

36. Χρησιμοποιήστε τις ομάδες για να διαχειριστείτε τις βάρδιες των εργαζομένων

εάν διαχειρίζεστε μια ομάδα εργαζομένων που εργάζονται σε βάρδιες σε λιανικό εμπόριο, τηλεφωνικό κέντρο ή ακόμα και σε ένα μικρό εργοστάσιο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Teams για να σχεδιάσετε και να μοιραστείτε χρονοδιαγράμματα εργασίας. Η εφαρμογή Shifts που μπορείτε εύκολα να προσθέσετε στο Teams, καθιστά πολύ απλή τη διαχείριση του προγράμματος βάρδιων, τη λήψη αιτημάτων χρονοδιαγράμματος για PTO, ιατρική άδεια ή διακοπές από τους συναδέλφους σας και ακόμη και να τους επιτρέπει να παρακολουθούν τις βάρδιες τους. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές παρουσίας εργαζομένων που απαιτούνται. Δροσερός!

37. Προσθήκη ημερολογίου

Η οπτικοποίηση και η διαχείριση ενός κοινόχρηστου ημερολογίου είναι πιθανώς μια άλλη μεγάλη πιθανή χρήση για τις ομάδες. Μέχρι στιγμής, το Teams δεν παρέχει μια απλή ενσωμάτωση του Outlook. Τούτου λεχθέντος, μπορείτε να προσθέσετε μια καρτέλα "Ιστότοπος" στο κανάλι σας στο Teams και να το δείξετε είτε στο Ημερολόγιο της ομάδας Outlook είτε στη διεύθυνση URL του Ημερολογίου Google. Πιθανότατα οι χρήστες θα πρέπει να εισάγουν τα διαπιστευτήρια χρήστη τους για να έχουν πρόσβαση στα ημερολόγια.

38. Ενσωματώστε το Trello στις ομάδες

Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν πίνακες Trello kanban για μυριάδες περιπτώσεις χρήσης συνεργασίας. Αυτά θα μπορούσαν να καλύπτουν τη συνεχή διαχείριση εργασιών καθώς και πιο στρατηγικό σχεδιασμό έργων, προϊόντων ή προγραμμάτων. Μπορείτε εύκολα να ανοίξετε το Trello ως εφαρμογή στο Teams προσθέτοντάς το χρησιμοποιώντας την καρτέλα Εφαρμογές για πρόσβαση στους σχετικούς πίνακες και τις κάρτες σας. Μπορείτε επίσης να το προσθέσετε ως καρτέλα τρίτου μέρους στο κανάλι σας. Και οι δύο θα πρέπει να δώσουν τα διαπιστευτήρια χρήστη Trello.

39. Ξεκινήστε Cisco Webex Meetings από τις ομάδες

Η Microsoft και η Cisco ανταγωνίζονται στον τομέα της ομαδικής επικοινωνίας και συνεργασίας. Ωστόσο, η εταιρεία σας μπορεί να χρησιμοποιεί και τα δύο. Γνωρίζατε ότι μπορείτε να ενσωματώσετε το Webex στο κανάλι σας στο Teams; Υπάρχει μια εφαρμογή Webex που μπορείτε εύκολα να την προσθέσετε σε μια καρτέλα Κανάλι. Στη συνέχεια, τα μέλη της ομάδας μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση στις συναντήσεις Webex και να συμμετέχουν στις δικές τους συναντήσεις Webex από το Microsoft Teams. Μπορούν επίσης να προγραμματίσουν συναντήσεις Webex και να ενημερώνουν την Ομάδα μέσω της καρτέλας "Αναρτήσεις".

40. Πρόσβαση στα αναλυτικά στοιχεία της ομάδας σας

Ως κάτοχος ομάδας, ίσως θέλετε να μπορείτε να παρακολουθείτε τα πρότυπα χρήσης της ομάδας ή του καναλιού σας. Αν είναι έτσι:

• Στην αριστερή γραμμή εφαρμογών , ανοίξτε την καρτέλα Ομάδες .
• Στη συνέχεια, αναζητήστε την ομάδα σας στο αριστερό παράθυρο.
• Πατήστε το κουμπί Περισσότερες ρυθμίσεις δίπλα στην ομάδα σας και πατήστε το γρανάζι Διαχείριση ομάδας .
• Στη συνέχεια, ανοίξτε την καρτέλα Analytics.
• Από εδώ μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση των μοτίβων χρήσης της ομάδας και του καναλιού σας, τις μετρήσεις αφοσίωσης, τη χρήση του χώρου στο δίσκο κ.λπ.».

Ας ελπίσουμε ότι σας άρεσε η ανάρτηση. Αν ναι, μη διστάσετε να το μοιραστείτε με φίλους και συναδέλφους μέσω των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Γνωρίζετε πρόσθετες συμβουλές και κόλπα του Teams; Μη διστάσετε να τα δημοσιεύσετε στα σχόλια! Πολλά ευχαριστώ!