Πώς να προσκαλέσω σε μια σύσκεψη Teams στο Microsoft Outlook 365;

Ακολουθεί μια ερώτηση που μόλις λάβαμε από έναν από τους αναγνώστες μας:

Μόλις μπήκα σε μια νέα εταιρεία που χρησιμοποιεί το Microsoft Teams αρκετά εκτενώς. Λόγω του γεγονότος ότι χρησιμοποιούσα μέχρι στιγμής το Zoom για σκοπούς συνεργασίας και το GMail για email, έχω μια απλή ερώτηση: Θα ήθελα να μπορώ να επισυνάψω εύκολα μια σύσκεψη Teams σε εξερχόμενα email ή/και προσκλήσεις για αιτήματα συνάντησης. Πώς μπορώ να δημιουργήσω μια σύσκεψη του Microsoft Teams από το ημερολόγιό μου του Outlook και να τη μοιραστώ με άλλους;

Ευχαριστούμε για την ερώτηση, το να ξεκινήσετε με ένα νέο διαδικτυακό εργαλείο συνεργασίας απαιτεί λίγη μάθηση. Ίσως θελήσετε να ρίξετε μια ματιά στη συλλογή συμβουλών και κόλπων του Microsoft Teams .

Και τώρα - στην απάντησή μας.

Εγκαταστήστε το πρόσθετο Teams για το Outlook εάν λείπει

Για να συνδέσετε το Teams και το Outlook, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το πρόσθετο Microsoft Teams είναι εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας και ενεργοποιημένο στο Outlook. Για να βεβαιωθείτε ότι πρόκειται να ελέγξετε ότι το πρόσθετο Teams είναι ενεργοποιημένο, μεταβείτε στο Ημερολόγιο του Outlook και παρατηρήστε την ενότητα κουμπιού Ομάδες στο μενού Κορδέλα.

Εάν δεν βλέπετε τις εντολές του Teams, ακολουθήστε τα βήματα που περιγράφονται σε αυτόν τον οδηγό για να ενεργοποιήσετε το πρόσθετο του Microsoft Teams για το Microsoft Outlook σε λειτουργικά συστήματα Windows ή/και macOS.

Αποστολή συνδέσμου σύσκεψης του Microsoft Teams

Τώρα που έχετε βεβαιωθεί ότι το Teams και το Outlook είναι συνδεδεμένα, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προγραμματίσετε, να δημιουργήσετε και να στείλετε την πρόσκλησή σας για σύσκεψη στο Teams.

• Ανοίξτε το Microsoft Outlook (επιτραπέζιος υπολογιστής ή web).
• Μεταβείτε στην καρτέλα Ημερολόγιο .
• Πατήστε το κουμπί New Teams Meeting .
• Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο διαλόγου συνάντησης του Outlook. Θα παρατηρήσετε ότι η πρόσκληση σε σύσκεψη περιέχει ήδη έναν ορατό σύνδεσμο σύσκεψης του Microsoft Teams, τον οποίο θα πρέπει να χτυπήσουν οι συμμετέχοντες για να συμμετάσχουν στη σύσκεψη.

• Εισαγάγετε έναν περιγραφικό τίτλο συνάντησης και προγραμματισμένη ώρα.
• Προσκαλέστε τους απαιτούμενους συμμετέχοντες.
• Γράψτε μια σύντομη σημείωση για να εξηγήσετε τον σκοπό της συνάντησης.
• Μόλις τελειώσετε, πατήστε Αποστολή.
• Το Outlook θα προσθέσει τη συνάντηση Teams στο ημερολόγιό σας.

Πρόσκληση εξωτερικών / προσκεκλημένων χρηστών στις συναντήσεις των ομάδων σας

Η διαδικασία που περιγράφεται παρακάτω ισχύει επίσης σε περίπτωση που χρειαστεί να στείλετε τον σύνδεσμο πρόσκλησης σε σύσκεψη σε χρήστες εκτός του οργανισμού σας.

Λάβετε ωστόσο υπόψη ότι οι προσκεκλημένοι χρήστες θα πρέπει να γίνουν δεκτοί στη σύσκεψη από τον οικοδεσπότη της σύσκεψης ή έναν από τους συμμετέχοντες του οργανισμού σας.