Πώς να μοιραστείτε ένα αρχείο από τις ομάδες της Microsoft σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και συσκέψεις του Outlook;

Εδώ είναι μια ερώτηση από τη Stephie:

Πρόσφατα μου ανατέθηκε να αναλάβω τη συντήρηση πολλών ομάδων της Microsoft από έναν συνάδελφο που έφυγε από την εταιρεία. Μια πρόκληση που αντιμετώπισα πρόσφατα είναι πώς να μοιράζομαι αρχεία Word, PDF και Excel που είναι αποθηκευμένα στο Microsoft Teams με εσωτερικούς και εξωτερικούς χρήστες χρησιμοποιώντας το Outlook 365. Μπορείτε να προτείνετε δείκτες / βέλτιστες πρακτικές;

Ευχαριστώ για την ερώτησή σας. Στην απάντησή μας θα θέλαμε να παρέχουμε μια απλή διαδικασία βήμα προς βήμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διευκολύνετε την κοινή χρήση αρχείων μέσω του Outlook. Εάν ενδιαφέρεστε να μοιραστείτε περισσότερα από ένα αρχεία, ίσως θελήσετε να ανατρέξετε στον οδηγό κοινής χρήσης φακέλων ομάδων .

Κοινή χρήση αρχείων από το Teams στο Outlook

Αντιγραφή συνδέσμου αρχείου ομάδων

Ο ευκολότερος τρόπος για να μοιραστείτε την πρόσβαση σε ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο στο Teams με εσωτερικά και εξωτερικά μέρη είναι απλώς να ενσωματώσετε τον σύνδεσμο προς αυτό στο email του Outlook.

• Στον υπολογιστή σας με Windows ή MacOS, ανοίξτε το Microsoft Teams και μεταβείτε στο κανάλι σας.
• Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχεία και πλοηγηθείτε στο αρχείο που σας ενδιαφέρει να επιτρέψετε την πρόσβαση.
• Πατήστε το σημάδι επιλογής στην αριστερή πλευρά του ονόματος του αρχείου σας (βήμα 1).
• Τώρα πατήστε το μενού Εμφάνιση ενεργειών (…) στη δεξιά πλευρά του ονόματος του αρχείου σας. (βήμα 2)
• Επιλέξτε το μενού Αντιγραφή συνδέσμου (βήμα 3).

• Θα δείτε τώρα ένα παράθυρο διαλόγου που δείχνει τη διαδρομή προς το αρχείο σας. Το αρχείο βρίσκεται σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint που φιλοξενεί τα αρχεία του καναλιού σας στο Teams.
• Τώρα, προχωρήστε και ορίστε τα δικαιώματα πρόσβασης στο αρχείο Teams. Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου θα δείτε τα προεπιλεγμένα δικαιώματα πρόσβασης στο αρχείο (σημειώνονται παρακάτω).

Ορίστε δικαιώματα αρχείων Teams

• Εάν ενδιαφέρεστε, μπορείτε να τροποποιήσετε το δικαίωμα πρόσβασης σύμφωνα με τις ανάγκες σας χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις συνδέσμου.
• Το Teams επιτρέπει την επιλογή μεταξύ διαφορετικών επιλογών δικαιωμάτων κοινής χρήσης. Λάβετε υπόψη ότι οι ρυθμίσεις κοινής χρήσης διέπονται από την πολιτική διαχείρισης του Teams και ως εκ τούτου ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμες σε εσάς.
  1. Επιτρέψτε σε οποιονδήποτε έχει τον σύνδεσμο να έχει πρόσβαση / να επεξεργαστεί το αρχείο.
  2. Άτομα στον οργανισμό σας
  3. Άτομα που έχουν πρόσβαση στο κανάλι σας (αυτά μπορεί να είναι εσωτερικά ή εξωτερικά του οργανισμού σας).
  4. Συγκεκριμένοι άνθρωποι. Θα χρειαστεί να παρέχετε διευθύνσεις email αυτών των ατόμων.

• Επιλέξτε την επιλογή Να επιτρέπεται η επεξεργασία όπως απαιτείται.
• Μόλις τελειώσετε – πατήστε Εφαρμογή .
• Οι ομάδες θα δημιουργήσουν τώρα έναν σύνδεσμο προς το αρχείο Teams σας σύμφωνα με τα δικαιώματα πρόσβασης που μόλις ορίσατε.
• Τώρα πατήστε Αντιγραφή .

Σημαντική σημείωση: η προεπιλεγμένη άδεια κοινής χρήσης ορίζεται συνήθως από την ομάδα IT σας. Μπορεί να θέλετε να συζητήσετε μαζί τους εάν αυτά δεν ταιριάζουν στις επιχειρηματικές σας ανάγκες.

Προσθέστε τον σύνδεσμό σας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σύσκεψη του Outlook

• Το τελευταίο βήμα είναι να ανοίξετε την επιφάνεια εργασίας του Microsoft Outlook ή το Office 365 Outlook.
• Δημιουργήστε ένα νέο email ή μια πρόσκληση σε σύσκεψη.
• Καθορίστε τους παραλήπτες email και το κείμενο email/σύσκεψης.
• Επικολλήστε τον σύνδεσμο στο αρχείο Teams που δημιουργήσατε στο προηγούμενο βήμα.
• Στείλτε το email ή τη συνάντησή σας.

Σημείωση: μπορείτε να εφαρμόσετε την ίδια διαδικασία με οποιοδήποτε πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τρίτου μέρους – όπως το GMail.

Κοινή χρήση συνδέσμου προς αρχεία Teams με μέλη καναλιού

Ένας εναλλακτικός τρόπος κοινής χρήσης αρχείων από Ομάδες με τα μέλη του καναλιού σας (εσωτερικά ή εξωτερικά μέρη) είναι μέσω της καρτέλας Αναρτήσεις.

• Ανοίξτε τις ομάδες και μεταβείτε στο κανάλι σας.
• Ανοίξτε την καρτέλα Αναρτήσεις για να ξεκινήσετε μια νέα συνομιλία.
• Πατήστε το αρχείο επισύναψης και επιλέξτε Περιήγηση από ομάδες και κανάλια .
• Περιηγηθείτε στα αρχεία του καναλιού σας και επιλέξτε αυτό που σας ενδιαφέρει να μοιραστείτε.
• Πατήστε Κοινή χρήση συνδέσμου .
• Ο σύνδεσμος θα αναρτηθεί στην καρτέλα "Αναρτήσεις καναλιού".
• Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επάνω δεξιά περιοχή της ανάρτησής σας και πατήστε το κουμπί Εμφάνιση ενεργειών (…).
• Πατήστε Κοινή χρήση στο Outlook . Αυτό θα κοινοποιήσει τη συνομιλία ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Outlook 365.

Η κοινή χρήση αρχείων στο Outlook δεν λειτουργεί

Η κοινή χρήση αρχείων στο Teams είναι αρκετά απλή. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, οι επιλογές κοινής χρήσης αδειών αρχείων διέπονται από τα τμήματα IT ή τους διαχειριστές του Teams. Σε περίπτωση που εξωτερικά μέρη δεν μπορούν να ανοίξουν ή να επεξεργαστούν τα αρχεία σας, ίσως θελήσετε να μάθετε εάν οι ρυθμίσεις οργάνωσης/καναλιού του Teams επιτρέπουν σε εξωτερικά μέρη να αλληλεπιδρούν με αρχεία που μοιράζεστε.