Πώς να μοιραστείτε έναν φάκελο στο κανάλι του Microsoft Teams;

Αυτή είναι μια ερώτηση από την Έλενα:

Εργάζομαι ως διαχειριστής έργου για μια κατασκευαστική εταιρεία και έχω την αποστολή να διατηρώ έναν κοινόχρηστο φάκελο διαδικασιών. Η πρόκληση είναι πώς να αποκτήσουμε πρόσβαση στο περιεχόμενό της από άλλους, που δεν εργάζονται απαραίτητα για την εταιρεία μας. Μέχρι στιγμής, δεν μπορώ να μοιραστώ έναν φάκελο εγγράφων με εξωτερικούς χρήστες καθώς και με μέλη της ομάδας μας. Η μόνη λύση που καταλήξαμε ήταν να χρησιμοποιήσουμε έναν φάκελο OneDrive. Έχετε περισσότερες ιδέες για το πώς να έχετε πρόσβαση σε άλλους στο φάκελο Κοινόχρηστα έγγραφα και να τον έχετε ακόμα εύκολα προσβάσιμο στο Microsoft Teams;

Ευχαριστώ για την ερώτησή σας. Παρακάτω θα επεκταθούμε σε τρεις μεθόδους που θα μπορούσατε ενδεχομένως να χρησιμοποιήσετε για να διευκολύνετε την κοινή χρήση των αρχείων σας με την ομάδα. Η ανάρτηση γράφτηκε χρησιμοποιώντας Windows 10, αλλά ως επί το πλείστον είναι πλήρως εφαρμόσιμη για Windows 11 και macOS.

Κοινή χρήση φακέλων στο Microsoft Teams

Χρησιμοποιήστε τις βιβλιοθήκες εγγράφων του SharePoint

Από σήμερα, δεν υπάρχει απλή δυνατότητα Teams που να επιτρέπει την κοινή χρήση ενός φακέλου στη δομή του φακέλου του καναλιού σας . Μόλις ανεβάσετε ένα αρχείο ή φάκελο στο Teams, τα αρχεία σας αποθηκεύονται στην πραγματικότητα σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint που σας επιτρέπει να μοιράζεστε εύκολα το φάκελό σας.

• Ξεκινήστε κάνοντας σύνδεση στην επιφάνεια εργασίας του Microsoft Teams (σε Windows ή macOS) ή στις εκδόσεις Ιστού.
• Βρείτε το σχετικό κανάλι.
• Πατήστε Files και μεταβείτε στη δομή του φακέλου του καναλιού σας μέχρι να δείτε τον φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε με τους εσωτερικούς ή εξωτερικούς επιχειρηματικούς συνεργάτες σας.
• Πατήστε το κουμπί Άνοιγμα στο SharePoint όπως φαίνεται παρακάτω.

• Θα ανοίξει η σχετική βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint.
• Πατήστε το μενού Εμφάνιση ενεργειών και μετά πατήστε Κοινή χρήση.

• Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Αποστολή συνδέσμου.
• Χρησιμοποιήστε το To filed για να εισαγάγετε τα ονόματα και τις διευθύνσεις email των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το φάκελό σας.

• Μόλις τελειώσετε, πατήστε Αποστολή.

Κοινή χρήση φακέλου χρησιμοποιώντας το OneDrive

Ένας άλλος απλός τρόπος για κοινή χρήση αρχείων και φακέλων είναι η χρήση του OneDrive.

• Από το Teams Channel ανοίξτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint όπως φαίνεται παραπάνω.
• Πατήστε το μενού Εμφάνιση ενεργειών και επιλέξτε Προσθήκη συντόμευσης στο OneDrive.
• Από το OneDrive, μοιραστείτε τον σύνδεσμο όπως φαίνεται στην παραπάνω ενότητα.

Πρόσβαση στο φάκελο Teams μέσω DropBox, Google Drive ή άλλης μονάδας cloud

Για να κάνετε κοινή χρήση με εξωτερικούς συνεργάτες που δεν χρησιμοποιούν το OneDrive, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Προσθήκη εξωτερικού χώρου αποθήκευσης cloud.

• Από το κανάλι σας στο Teams, μεταβείτε στον φάκελό σας.
• Πατήστε το Προσθήκη αποθήκευσης cloud.

• Επιλέξτε τον αγαπημένο σας χώρο αποθήκευσης cloud, σε αυτήν την περίπτωση το Dropbox.
• Εισαγάγετε τα στοιχεία σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασής σας.
• Ανεβάστε το φάκελό σας και παρέχετε τα απαιτούμενα μέρη στον χώρο αποθήκευσης τρίτου μέρους.

Να επιτρέπεται η πρόσβαση των επισκεπτών σε ένα κανάλι Teams

Η τελευταία μέθοδος που θα καλύψουμε είναι η κοινή χρήση με εξωτερικά μέρη απευθείας από το κανάλι σας στο Teams. Για αυτό, θα πρέπει πρώτα να προχωρήσετε και να προσθέσετε τους εξωτερικούς χρήστες ως προσκεκλημένους στις σχετικές ομάδες και στα ιδιωτικά κανάλια σας, όπως απαιτείται.

Αποστολή φακέλου μέσω συνομιλίας Teams

Για πληρότητα, θέλαμε επίσης να αναφέρουμε τη δυνατότητα αποστολής συνδέσμου σε συγκεκριμένο φάκελο μέσω της συνομιλίας Teams και του Outlook.

• Στο κανάλι σας στο Teams, ανοίξτε την καρτέλα Αρχεία.
• Εντοπίστε το φάκελό σας, πατήστε το κουμπί Εμφάνιση ενεργειών και πατήστε Αντιγραφή συνδέσμου.

• Πατήστε το κουμπί Αντιγραφή και κλείστε το παράθυρο διαλόγου,
• Μεταβείτε στην καρτέλα Συνομιλία καναλιού.
• Επικολλήστε τον σύνδεσμο όπως απαιτείται στη συνομιλία του καναλιού σας.
• Για να κάνετε κοινή χρήση του συνδέσμου προς το φάκελο με συγκεκριμένα άτομα σε μια συνομιλία 1:1, χρησιμοποιήστε την εφαρμογή Chat

Κοινή χρήση φακέλου στο Outlook

Για να στείλετε έναν φάκελο Teams μέσω του Outlook, μπορείτε να αποκτήσετε τον σύνδεσμο όπως φαίνεται στην προηγούμενη ενότητα. Στη συνέχεια, προχωρήστε και επικολλήστε τον σύνδεσμο προς το φάκελο Teams σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook και στείλτε το στους παραλήπτες σας. Λάβετε υπόψη ότι τόσο οι εσωτερικοί όσο και οι εξωτερικοί χρήστες θα χρειαστούν πρόσβαση ανάγνωσης στο κανάλι Teams για πρόσβαση στο περιεχόμενο.

Πρόσθετη μάθηση

• Κοινή χρήση αρχείων και φακέλων του Teams στις προσκλήσεις σε σύσκεψη .
• Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στους φακέλους Microsoft Teams στην Εξερεύνηση αρχείων των Windows;
• Πού βρίσκεται η θέση του φακέλου εγγραφής του Microsoft Teams;