Πώς να δημιουργήσετε ομάδες και κανάλια στο Microsoft Teams;

Εδώ είναι μια ερώτηση αναγνώστη:

Μέχρι στιγμής χρησιμοποιούσαμε το Sharepoint για βιβλιοθήκες εγγράφων και το Skype για επιχειρήσεις για συνομιλία και κλήσεις. Τώρα φαίνεται ότι ο χώρος εργασίας μου συμπληρώνει αυτό με τις Ομάδες για επαγγελματική επικοινωνία και κοινή χρήση/συνεργασία γύρω από συναντήσεις. Βασική ερώτηση, πώς να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το Teams – δημιουργία ομάδων, καναλιών και ούτω καθεξής.

Ευχαριστούμε για την ερώτησή σας. Στο σημερινό σεμινάριο θα επικεντρωθώ στα βασικά των Ομάδων και της δημιουργίας καναλιών, ώστε να ξεκινήσετε με το Teams. Φροντίστε να διαβάσετε ολόκληρο τον κατάλογό μας με περιεχόμενο που σχετίζεται με τις Ομάδες για να ξεπεράσετε τα βασικά.

Ορίστε νέες ομάδες της Microsoft

Ας ξεκινήσουμε με την ίδια την έννοια του Teams, η οποία είναι χρήσιμη για την κοινή χρήση και τη συνεργασία γύρω από ένα ευρύτερο θέμα, όπως ένα έργο, μια αλληλεπίδραση με τον πελάτη και ούτω καθεξής.

Δείτε πώς δημιουργείτε την ομάδα σας:

• Ανοίξτε το Microsoft Teams
• Από τη γραμμή εφαρμογών στο αριστερό σας χέρι, πατήστε το εικονίδιο Ομάδες .
• Σε αυτό το σημείο μπορεί να δείτε όλες τις σχετικές Ομάδες στις οποίες προστέθηκε.
• Στο κάτω μέρος της λίστας των ομάδων σας, πατήστε το κουμπί Συμμετοχή ή Δημιουργία ομάδας

• Στη συνέχεια, θα σας ζητηθεί αν θα σας ενδιέφερε να γίνετε μέλος μιας ομάδας ή να δημιουργήσετε μια νέα. Πατήστε το κουμπί Δημιουργία ομάδας .

• Καθώς πιθανώς έχετε μια προκαθορισμένη ομάδα ατόμων με την οποία εργάζεστε στο έργο σας, μπορείτε τώρα να αποφασίσετε αν θα χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα ομάδα ατόμων ή θα δημιουργήσετε μια από την αρχή. Για απλότητα, θα δημιουργήσουμε μια νέα ομάδα.

• Στη συνέχεια, θα καθορίσουμε εάν πρόκειται να είναι ιδιωτική ομάδα ή Δημόσια. Αυτή είναι μια σημαντική ρύθμιση, καθώς καθορίζει ποιος θα έχει πρόσβαση στα αρχεία της ομάδας, τις συνομιλίες συνομιλίας κ.λπ.». Οι δημόσιες ομάδες είναι διαθέσιμες σε οποιοδήποτε άτομο στον οργανισμό, ενώ οι ιδιωτικές ομάδες απαιτούν άδεια για να συμμετάσχουν.
• Σημείωση: Ανάλογα με την εγκατάστασή σας, ενδέχεται να έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε ομάδες σε επίπεδο οργανισμού.

• Κάντε διπλό κλικ στο Private για να δημιουργήσετε μια Private ομάδα.
• Επόμενο Δώστε ένα όνομα ομάδας: στην περίπτωσή μας Η ομάδα μου και μια σύντομη περιγραφή.

• Πατήστε Δημιουργία .
• Στη συνέχεια, θα μπορούμε να προσθέσουμε άτομα στην ομάδα που δημιουργήθηκε πρόσφατα ή να την αφήσουμε για αργότερα (κάνοντας κλικ στο κουμπί Παράλειψη ).
• Η νέα ομάδα θα δημιουργηθεί όπως φαίνεται παρακάτω.

• Πατήστε το Προσθήκη περισσότερων ατόμων, για να προσκαλέσετε άτομα να συμμετάσχουν στην ομάδα σας όπως απαιτείται.

Εκκινήστε ένα κανάλι Microsoft Teams

Από προεπιλογή, όταν ορίζετε μια νέα ομάδα, δημιουργείται ένα νέο κανάλι με το όνομα Γενικά. Τι γίνεται όμως αν θέλετε να ορίσετε πρόσθετους τομείς εργασίας για υποομάδες του έργου σας, λέει η ομάδα μάρκετινγκ. Ας δούμε πώς να αξιοποιήσουμε τα κανάλια για αυτό.

Δημιουργία καναλιού σε μια ομάδα

Θα ορίσουμε ένα νέο κανάλι για την ομάδα μάρκετινγκ:

• Στην καρτέλα Ομάδες, μεταβείτε στη σχετική ομάδα.
• Πατήστε το εικονίδιο Περισσότερες επιλογές (…).
• Επιλέξτε Προσθήκη καναλιού .
• Δώστε ένα ουσιαστικό όνομα και περιγραφή.

• Τώρα ορίστε ένα επίπεδο απορρήτου (τυπικό – για όλους στην ομάδα ή ιδιωτικό – για επιλεγμένα μέλη της ομάδας που ορίζονται από τον ιδιοκτήτη).
• Τώρα προχωρήστε και πατήστε Προσθήκη .
• Το νέο σας κανάλι μάρκετινγκ θα δημιουργηθεί όπως φαίνεται παρακάτω:

Όπως μπορείτε να δείτε, το νέο κανάλι ξεκινά με συγκεκριμένες καρτέλες για τη συνεργασία Αναρτήσεων και Αρχείων. Το επόμενο βήμα σας θα είναι να προσθέσετε σχετικά αρχεία και εφαρμογές όπως η βιβλιοθήκη εγγράφων, το Word, το πρόγραμμα ανάγνωσης PDF, το Power BI για κοινή χρήση αναφορών καθώς και εφαρμογές τρίτων ως καρτέλες στο κανάλι σας που μόλις δημιουργήσατε.

Σημειώσεις:

• Ο οργανισμός σας μπορεί να έχει περιορίσει τους ορισμούς νέων ομάδων και καναλιών. Εάν συμβαίνει αυτό, συνεργαστείτε ευγενικά με τους σχετικούς ιδιοκτήτες για να δημιουργήσετε τη δομή συνεργασίας της ομάδας σας.

Απολαύστε τις ομάδες και μη διστάσετε να κάνετε οποιαδήποτε σχετική ερώτηση.