Πώς να δημιουργήσετε και να ξεκινήσετε συναντήσεις ομάδων;

Εδώ είναι μια ερώτηση που είχα πριν από λίγες μέρες:

Το Microsoft Teams μόλις κυκλοφόρησε στον οργανισμό μας και φαίνεται ότι οι άνθρωποι εξακολουθούν να το συνηθίζουν. Πώς πρέπει να προγραμματίσω τις συναντήσεις μου στο Teams; Μπορείτε να παρέχετε ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για τη δημιουργία και την κοινή χρήση συνδέσμων σε συσκέψεις ομάδων;

Προγραμματισμός συναντήσεων ομάδων

Για λόγους απλότητας, θα εστιάσουμε σε δύο διαφορετικές μεθόδους για την έναρξη συσκέψεων στο Teams: από την ενσωματωμένη εφαρμογή Meetings , η οποία είναι πιθανώς πιο κατάλληλη για μικρότερες ομάδες και από την εφαρμογή Microsoft Outlook (για Windows ή macOS).

Δημιουργία συσκέψεων ομάδων στο Outlook

Οι επαγγελματίες χρήστες σε μεγαλύτερους οργανισμούς ενδέχεται να χρησιμοποιήσουν την προσθήκη Microsoft Teams για το Outlook για να προγραμματίσουν τα ραντεβού τους. Δείτε πώς να το κάνετε αυτό:

• Ανοίξτε το Microsoft Outlook.
• Μεταβείτε στην καρτέλα Ημερολόγιο .
• Από την Κορδέλα, πατήστε το κουμπί J oin Teams Meeting . Εναλλακτικά, πατήστε Νέο στοιχείο >> Συνάντηση ομάδων .

• Στη συνέχεια, προχωρήστε και εισαγάγετε τον τίτλο της σύσκεψής σας, προσκαλέστε τα απαιτούμενα μέλη της ομάδας.
• Κάθε προσκεκλημένο άτομο θα λάβει ένα αίτημα του Outlook το οποίο μπορεί να χρησιμοποιήσει για εύκολη πρόσβαση στη σύσκεψη ήχου ή βίντεο, χρησιμοποιώντας τον παρακάτω σύνδεσμο.

• Η συνομιλία της σύσκεψης, καθώς και τα αρχεία, οι σημειώσεις και ο πίνακας συσκέψεων (σε περίπτωση που χρησιμοποιήθηκε) θα είναι διαθέσιμα στην εφαρμογή Teams Chat.
• Λάβετε υπόψη ότι εάν οι συμμετέχοντες δεν έχουν εγκατεστημένο το Microsoft Teams, θα πρέπει να πραγματοποιήσουν λήψη είτε της έκδοσης Desktop είτε του Web για να μπορέσουν να συμμετάσχουν.

Διοργάνωση συναντήσεων απευθείας στο Teams

Εάν δεν έχετε διαθέσιμη την ενσωμάτωση του Outlook, θα εξακολουθείτε να μπορείτε να χρησιμοποιείτε την εφαρμογή Meetings στο Microsoft Teams (σε επιτραπέζιους υπολογιστές, web, Android ή iOS) για να προγραμματίζετε τις συναντήσεις σας.

• Από τη γραμμή εφαρμογών, πατήστε Συσκέψεις.
• Επιλέξτε εάν θέλετε να ξεκινήσετε τη συνάντησή σας τώρα ή να ορίσετε μια μελλοντική συνάντηση ή συνάντηση.
• Για προγραμματισμένες συναντήσεις, προσθέστε τον τίτλο/την περιγραφή σας και ορίστε την ώρα έναρξης και τη διάρκεια του ραντεβού.

• Στη συνέχεια, πατήστε Πρόγραμμα.
• Στη συνέχεια, στείλτε την πρόσκληση σε σύσκεψη από το Outlook ή το Ημερολόγιο Google (το οποίο θα εμφανίσει τη σύσκεψή σας στο ημερολόγιό σας) ή απλώς αντιγράψτε την πρόσκληση σε σύσκεψη και στείλτε το μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους συμμετέχοντες (αυτό δεν θα έχει την ενσωμάτωση ημερολογίου).
• Εάν ισχύει, μην ξεχάσετε να ορίσετε τις Επιλογές σύσκεψης όπως απαιτείται (όπως η διάταξη της σύσκεψης, η συμπεριφορά του κάτω πίνακα και ούτω καθεξής).

Απολαύστε τις ομάδες και ενημερώστε μας σε περίπτωση απορίας.