Μια πράξη! Το πρότυπο αναφοράς 2007 χωρίζεται σε ενότητες πληροφοριών. Κάθε ενότητα έχει έναν τίτλο ενότητας που εμφανίζεται στο πρότυπο αναφοράς αλλά δεν εμφανίζεται στην ίδια την αναφορά. Μπορείτε να καθορίσετε ποια πεδία θέλετε να εμφανίζονται σε κάθε δεδομένη ενότητα. Ένα πρότυπο αναφοράς αποτελείται από πέντε κύριες ενότητες. δεν μπορείτε να διαγράψετε ή να αλλάξετε τη σειρά των ενοτήτων, αλλά μπορείτε να αποκρύψετε μια ενότητα εάν δεν θέλετε να εμφανίζεται στην αναφορά σας.
Οι πέντε κύριες ενότητες είναι
- Κεφαλίδα αναφοράς : Πληροφορίες που εμφανίζονται στην κορυφή της πρώτης σελίδας της αναφοράς, όπως ο τίτλος και ο δημιουργός της αναφοράς
- Κεφαλίδα σελίδας: Πληροφορίες που εμφανίζονται στην κορυφή κάθε σελίδας, όπως επικεφαλίδες στηλών
- Λεπτομέρεια: Περιοχή που περιέχει ένα ή περισσότερα από τα πεδία επαφής ή ομάδας σας
- Η ενότητα Λεπτομέρειες είναι το κρέας και οι πατάτες της αναφοράς — όπου μπορείτε να βρείτε σχετικές πληροφορίες, όπως το όνομα, τη διεύθυνση και τον αριθμό τηλεφώνου της επαφής.
- Υποσέλιδο σελίδας: Πληροφορίες που εμφανίζονται στο κάτω μέρος κάθε σελίδας στην αναφορά σας, όπως η ημερομηνία και ο αριθμός σελίδας
Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος μιας ενότητας για να δημιουργήσετε χώρο για πρόσθετα πεδία σύροντας την οριζόντια γκρίζα γραμμή (που εμφανίζεται στο κάτω μέρος της ενότητας) χαμηλότερα στο πρότυπο.
Αφού ασχοληθείτε με το πρότυπο αναφοράς σας και το έχετε ακριβώς όπως θέλετε, μην ξεχάσετε να αλλάξετε το μέγεθος κάθε ενότητας στο αρχικό μέγεθος — ή να το κλείσετε όσο το δυνατόν περισσότερο. Τυχόν κενές περιοχές σε μια ενότητα εμφανίζονται ως κενές περιοχές στην αναφορά σας!
Τροποποίηση ενοτήτων αναφοράς
Οι περισσότεροι από εσάς θα χαρείτε να βασιστείτε στις πέντε προεπιλεγμένες ενότητες αναφορών. Ωστόσο, από καιρό σε καιρό, μπορεί να θέλετε να γίνετε λίγο πιο φανταχτεροί. Ίσως θέλετε να καταχωρίσετε καθεμία από τις επαφές σας αλφαβητικά με το επώνυμο, ομαδοποιημένη ανά πόλη. Πρέπει να δημιουργήσετε υποενότητες στην αναφορά σας για να το πετύχετε. Δεν είναι πρόβλημα; εδώ είναι το μόνο που χρειάζεται να κάνετε:
1. Στο Σχεδιασμός Αναφορών, κάντε διπλό κλικ σε οποιαδήποτε κεφαλίδα ενότητας.
Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός ενοτήτων. Σημειώστε ότι εκτός από την προσθήκη υποενοτήτων, μπορείτε να επιλέξετε και μερικές άλλες επιλογές:
• Διακοπή σελίδας: Υποδεικνύει εάν θέλετε να εμφανίζεται κάθε ενότητα σε ένα νέο φύλλο χαρτιού ή εάν θέλετε να ξεκινήσετε ένα νέο φύλλο στο τέλος μιας ενότητας
• Σύμπτυξη εάν κενό: Κλείνει μια ενότητα εάν δεν περιέχονται πληροφορίες σε αυτήν
• Allow Section to Break Across Multiple Pages: Επιτρέπει σε μια μεγάλη ενότητα να συνεχίσει σε πολλές σελίδες
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη για να προσθέσετε μια νέα ενότητα στην αναφορά.
Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πεδίου για ομαδοποίηση κατά.
3. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την ομαδοποίηση της αναφοράς σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.
4. Επιλέξτε μια αύξουσα σειρά από το πλαίσιο διαλόγου Define Sections.
Αφού επιλέξετε το πεδίο με το οποίο θέλετε να ομαδοποιήσετε στο Βήμα 3, επιστρέφετε στο πλαίσιο διαλόγου Ορισμός ενοτήτων. Η νέα υποενότητα επισημαίνεται και μπορείτε να υποδείξετε εάν η νέα υποενότητα εμφανίζεται με αύξουσα ή φθίνουσα αλφαβητική σειρά.
Αφού δημιουργήσετε μια νέα υποενότητα, μπορείτε να τοποθετήσετε όσα πεδία χρειάζεστε.
Απόκρυψη ενότητας αναφοράς
Μπορεί να υπάρχουν φορές που θέλετε να αποκρύψετε μια ενότητα. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι θέλετε μια αναφορά που μετράει τον αριθμό των επαφών σε καθένα από τα πεδία ID/Κατάσταση σας. Θεωρητικά, ACT! πρέπει να απαριθμήσει όλες αυτές τις επαφές ώστε να μπορούν να καταμετρηθούν, αλλά πραγματικά δεν θέλετε να δείτε όλες αυτές τις επαφές επειδή σας ενδιαφέρει μόνο να δείτε ένα σύνολο. Αν και δεν μπορείτε να καταργήσετε καμία από τις προεπιλεγμένες ενότητες προτύπου αναφοράς, μπορείτε να τις αποκρύψετε, κάτι που σας δίνει το ίδιο αποτέλεσμα.
Για να κρύψετε ένα τμήμα
1. Στο Σχεδιασμό Αναφορών, ανοίξτε το παράθυρο Ιδιότητες επιλέγοντας Προβολή –> Παράθυρο Ιδιοτήτων.
2. Επιλέξτε το όνομα της ενότητας που θέλετε να αποκρύψετε.
3. Κάντε κλικ στην ιδιότητα Visible στο παράθυρο Properties και, στη συνέχεια, αλλάξτε την σε No.
Παρόλο που εξακολουθείτε να βλέπετε την ενότητα στο Σχεδιασμό αναφορών, δεν εμφανίζεται στις ολοκληρωμένες αναφορές σας.
