Όταν ξεκινάτε το Microsoft CRM, το πρώτο πράγμα που συναντάτε είναι η Αρχική σελίδα. Η Αρχική Σελίδα δεν είναι μόνο το πρώτο μέρος που προσγειώνεστε, είναι το μέρος στο οποίο μπορείτε πάντα να επιστρέψετε εάν βρεθείτε μπερδεμένοι σε μια θάλασσα από οθόνες. Το Σχήμα 1 δείχνει μια τυπική Αρχική Σελίδα με τις διάφορες ενότητες της.
Εικόνα 1: Μια τυπική αρχική σελίδα.
Ρυθμίσεις
Ο πίνακας στην αριστερή πλευρά της κύριας οθόνης της αρχικής σελίδας περιλαμβάνει δύο λειτουργίες — Αρχική σελίδα και Ρυθμίσεις. Η πρώτη λειτουργία, η Αρχική σελίδα, σας φέρνει στην ίδια την Αρχική σελίδα. Εάν είστε ήδη τοποθετημένοι στην Αρχική σελίδα, η επιλογή της αρχικής σελίδας δεν θα σας αγοράσει τίποτα. Η δεύτερη λειτουργία, Ρυθμίσεις, σας δίνει τη δυνατότητα να εκτελέσετε ένα ευρύ φάσμα προσαρμογών.
Μπορείτε να επιλέξετε από έξι βασικές κατηγορίες Ρυθμίσεων, όπως φαίνεται στην Εικόνα 2. Οι κατηγορίες είναι οι εξής:
- Ρυθμίσεις επιχειρηματικής μονάδας: Δημιουργήστε χρήστες και ομάδες και εκχωρήστε ασφάλεια.
- Template Manager: Δημιουργήστε και διαχειριστείτε πρότυπα για e-mail, συμβόλαια και τη Γνωσιακή Βάση.
- Διαχειριστής θεμάτων: Διαχειριστείτε όλες τις πληροφορίες στη Γνωσιακή σας Βάση.
- Διευθυντής Περιοχής Πωλήσεων: Αναθέστε μέλη της ομάδας σε περιοχές και διαχειριστείτε αυτές τις περιοχές.
- Ανακοινώσεις: Δημιουργία και επεξεργασία εσωτερικών ανακοινώσεων.
- Κατάλογος προϊόντων: Διατηρήστε έναν κατάλογο προϊόντων που ενσωματώνεται με την προσφορά και την τιμολόγηση.
Εικόνα 2: Κατηγορίες ρυθμίσεων.
Οι δραστηριότητές σας όπως εμφανίζονται στην αρχική σελίδα
Από προεπιλογή, η αρχική σας σελίδα έχει οριστεί στην τρέχουσα ημερομηνία και εμφανίζει τις καθυστερημένες Δραστηριότητες, τις Δραστηριότητες που πρέπει να κάνετε σήμερα και τις Δραστηριότητες που έχουν προγραμματιστεί για αύριο.
Όλες οι εμφανιζόμενες Δραστηριότητες κατηγοριοποιούνται κατά
Κάθε στήλη μπορεί να ταξινομηθεί ξεχωριστά κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης της. Αυτή η λειτουργία ταξινόμησης είναι πραγματικά ένας διακόπτης εναλλαγής, που σας επιτρέπει να ταξινομείτε εναλλάξ με αύξουσα ή φθίνουσα σειρά.
Μπορείτε να ελέγξετε τις Δραστηριότητές σας για άλλη ημερομηνία κάνοντας κλικ στο κουμπί Ημερολόγιο που βρίσκεται στα δεξιά της σημερινής ημερομηνίας. Επιλέγοντας το κουμπί Ημερολόγιο αναδύεται ένα μηνιαίο ημερολόγιο. Για να επιλέξετε διαφορετική ημερομηνία μέσα στον ίδιο ημερολογιακό μήνα, απλώς κάντε κλικ (μόνο μία φορά) στην επιθυμητή ημερομηνία. Μπορείτε να επιλέξετε έναν εντελώς διαφορετικό μήνα κάνοντας κλικ στο δεξί ή το αριστερό βέλος στην οθόνη του ημερολογίου.
Εάν επιλέξετε μια ημερομηνία διαφορετική από τη σημερινή ημερομηνία, δεν θα βλέπετε πλέον τις Δραστηριότητες λήξης ή αύριο. Για οποιαδήποτε ημερομηνία εκτός από τη σημερινή ημερομηνία, μπορείτε να δείτε μόνο τη δράση της συγκεκριμένης ημέρας.
Κάνοντας διπλό κλικ σε μια ημερομηνία από το αναδυόμενο ημερολόγιο, μεταφέρεστε αμέσως στην πρώτη Δραστηριότητα που έχει προγραμματιστεί για εσάς για εκείνη την ημέρα.
Αντιμετώπιση Δραστηριοτήτων
Το μεσαίο τμήμα της αρχικής σελίδας είναι γνωστό ως Προβολή πληροφοριών. Η Προβολή πληροφοριών περιέχει τη λίστα των Δραστηριοτήτων σας και στη δεξιά πλευρά του παραθύρου υπάρχει μια σειρά από εικονίδια που σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε νέες Δραστηριότητες γρήγορα.
Προβολή και επεξεργασία Δραστηριοτήτων
Για να προβάλετε ή να επεξεργαστείτε μια συγκεκριμένη Δραστηριότητα, κάντε κλικ στην καταχώρισή της στη μέση του παραθύρου Προβολή πληροφοριών. Η Δραστηριότητα ανοίγει σε νέο παράθυρο, επιτρέποντάς σας να την ελέγξετε ή/και να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές σε αυτήν. Για να αναθεωρήσετε ένα ραντεβού, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
1. Κάντε κλικ οπουδήποτε στη λίστα Ραντεβού στην Προβολή πληροφοριών.
Εμφανίζεται ένα παράθυρο με τα στοιχεία του ραντεβού.
2. Επισημάνετε και αλλάξτε οποιοδήποτε από τα διαθέσιμα πεδία.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Κλείσιμο προς την επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου.
Επιστρέφετε στην Αρχική Σελίδα.
Δημιουργία Δραστηριοτήτων
Μπορείτε να δημιουργήσετε Δραστηριότητες με πολλούς τρόπους, αλλά η Αρχική σελίδα σάς δίνει τη δυνατότητα να το κάνετε γρήγορα και εύκολα. Στη δεξιά πλευρά της προβολής πληροφοριών, βλέπετε έξι εικονίδια που σχετίζονται με τη δραστηριότητα. Κάνοντας κλικ σε οποιοδήποτε από αυτά τα εικονίδια, δημιουργείτε μια Δραστηριότητα για τον εαυτό σας ή για κάποιον άλλο στην ομάδα σας. Για να προγραμματίσετε μια Δραστηριότητα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
1. Στην ενότητα Δημιουργία δραστηριότητας στην αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο κατάλληλο εικονίδιο για τη Δραστηριότητα που θέλετε να δημιουργήσετε.
Εμφανίζεται ένα παράθυρο που σας επιτρέπει να εισάγετε τις σχετικές πληροφορίες.
2. Εισαγάγετε όλα τα απαραίτητα πεδία.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Κλείσιμο προς την επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου.
Επιστρέφετε στην Αρχική Σελίδα.
Εάν δημιουργείτε ή τροποποιείτε μια Δραστηριότητα και πιστεύετε ότι πρέπει να εμφανίζεται στην Προβολή πληροφοριών αλλά δεν μπορείτε να τη βρείτε, κάντε κλικ στο εικονίδιο Ανανέωση στα αριστερά της ενότητας Δημιουργία δραστηριότητας. Η προβολή πληροφοριών εμφανίζεται ξανά με τα τρέχοντα δεδομένα. Μερικές φορές αυτό το κόλπο λειτουργεί. Σε άλλες περιπτώσεις, δεν φαίνεται να λειτουργεί, αλλά το πρόβλημα συνήθως έγκειται στη διεπαφή μεταξύ του πληκτρολογίου και της καρέκλας.
Ανακοινώσεις
Η περιοχή Ανακοινώσεις της Αρχικής Σελίδας βρίσκεται στο κάτω τρίτο του παραθύρου. Εδώ τα μέλη της Ομάδας σας μπορούν να δημοσιεύουν μηνύματα σε όλους για εκδηλώσεις ή ζητήματα σε ολόκληρη την εταιρεία. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ενότητα για να στείλετε μια υπενθύμιση σχετικά με μια επερχόμενη αλλαγή τιμής ή για ένα αναθεωρημένο πρόγραμμα διακοπών. Το Σχήμα 3 απεικονίζει μια τυπική ανάρτηση ανακοίνωσης, συμπεριλαμβανομένης μιας υπερσύνδεσης προς μια τοποθεσία Web που περιέχει πρόσθετες πληροφορίες.
Εικόνα 3: Ανακοίνωση με υπερσύνδεσμο.
Εάν μια ανακοίνωση είναι πολύ μεγάλη ή εάν εμφανίζονται πολλές ενεργές ανακοινώσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή κύλισης στη δεξιά πλευρά του παραθύρου για να ελέγξετε όλο το δημοσιευμένο υλικό.
Στην κάτω δεξιά γωνία του παραθύρου Ανακοινώσεις βρίσκεται η επιλογή Εμφάνιση όλων των ανακοινώσεων. Η ενεργοποίηση αυτής της επιλογής σάς μεταφέρει σε ένα παράθυρο πλήρους οθόνης που εμφανίζει πιο βολικά τις ανακοινώσεις σας εάν έχετε περισσότερες από λίγες. Επιστρέφετε στην αρχική σας σελίδα είτε επιλέγοντας αυτήν την επιλογή από τη γραμμή πλοήγησης είτε επιλέγοντας την επιλογή Επιστροφή στην αρχική σελίδα στην κάτω δεξιά γωνία.
Μια ανακοίνωση μπορεί να περιέχει έναν σύνδεσμο προς υλικό που δημοσιεύεται σε μια τοποθεσία Web. Εάν ναι, κάνοντας κλικ στον υπερσύνδεσμο στο παράθυρο Ανακοινώσεις θα μεταφερθείτε απευθείας σε αυτήν την ανάρτηση. Όταν κλείνετε αυτόν τον ιστότοπο, επιστρέφετε αυτόματα είτε στην Αρχική σας σελίδα είτε στο παράθυρο εμφάνισης Ανακοινώσεων.
Γρήγορη Δημιουργία
Η περιοχή Γρήγορη δημιουργία σάς δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσετε εύκολα νέους λογαριασμούς, επαφές, δυνητικούς πελάτες ή ευκαιρίες.
Τα πεδία που απαιτούνται για επιχειρήσεις και τα προτεινόμενα για επιχειρήσεις εμφανίζονται σχεδόν σε κάθε είδος Εγγραφής. Η συνάρτηση Γρήγορης δημιουργίας σάς μεταφέρει σε ένα παράθυρο που σας δίνει τη δυνατότητα να εισαγάγετε μόνο τα συγκεκριμένα πεδία που είναι υποχρεωτικά. Η Γρήγορη δημιουργία απαιτεί να εισαγάγετε μόνο δύο πεδία για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό: στην περίπτωση δημιουργίας λογαριασμού, μόνο τα πεδία Όνομα λογαριασμού και Κάτοχος. Αυτά τα υποχρεωτικά πεδία έχουν πάντα τις ετικέτες των πεδίων τους με κόκκινο χρώμα. Αυτό το περιορισμένο σύνολο πεδίων είναι αυτό που κάνει τη Γρήγορη δημιουργία γρήγορη, αλλά σας υποχρεώνει να επιστρέψετε αργότερα και να συμπληρώσετε όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες.
Η γραμμή πλοήγησης
Η γραμμή πλοήγησης, που φαίνεται στην Εικόνα 4, είναι ο πιο γρήγορος και απλούστερος τρόπος για να μεταβείτε από την Αρχική Σελίδα σε οποιαδήποτε άλλη λειτουργική μονάδα.
Εικόνα 4: Η γραμμή πλοήγησης.
Ακόμα κι αν μεταβείτε σε μία από τις άλλες μονάδες, η γραμμή πλοήγησης είναι πάντα διαθέσιμη και μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για να επιστρέψετε στην Αρχική σελίδα ανά πάσα στιγμή. Για εκείνους τους ανθρώπους που απλώς ασχολούνται με μια εφαρμογή CRM ή για εκείνους που προέρχονται από ένα απλούστερο σύστημα, μερικές φορές είναι πολύ εύκολο να χαθούν σε κάτι που μπορεί να φαίνεται να είναι μυριάδες παρόμοιες οθόνες. Το κουμπί Αρχική σελίδα στη γραμμή πλοήγησης είναι πάντα εκεί για εσάς, σαν ένα ίχνος από ψίχουλα που σας οδηγεί στο σπίτι.
Το Microsoft CRM δεν αποθηκεύει αυτόματα δεδομένα για εσάς. Πρέπει να θυμάστε να κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή πληροφοριών. Έτσι, ακόμα κι αν ξαφνικά χαθείτε λίγο, θυμηθείτε να κάνετε κλικ στην Αποθήκευση πριν κάνετε κλικ στο κουμπί Αρχική σελίδα.
