Πριν από την προσθήκη του Περιεχομένου Salesforce, θα μπορούσατε να αποθηκεύσετε αρχεία στο Salesforce στην καρτέλα Έγγραφα. Αν και δεν είναι τόσο ισχυρή όσο το Περιεχόμενο, η καρτέλα Έγγραφα εξακολουθεί να είναι διαθέσιμη και χρήσιμη με πολλούς τρόπους. Για παράδειγμα, μπορείτε να φιλοξενήσετε εικόνες που αναφέρονται σε πρότυπα email, προσαρμοσμένες εφαρμογές, πεδία, ακόμη και ιστότοπους Force.com στην καρτέλα Έγγραφα. Αυτά τα αρχεία συνήθως δεν αλλάζουν συχνά και σίγουρα δεν χρειάζεται συνεργασία, επομένως μπορείτε να συνεχίσετε να τα αποθηκεύετε κάνοντας κλικ στην καρτέλα Έγγραφα.
Μπορείτε επίσης να σκεφτείτε την καρτέλα Έγγραφα ως ένα μέρος όπου οι διαχειριστές συστήματος φιλοξενούν αρχεία. Ωστόσο, εάν χρειάζεστε τη δυνατότητα να κάνετε προεπισκόπηση αρχείων, να συνεργάζεστε σε αυτά με το Chatter ή να αποθηκεύετε μεγαλύτερα αρχεία, αυτά τα αρχεία ανήκουν στο Salesforce Content.
Δημιουργία φακέλων στη Βιβλιοθήκη εγγράφων
Για να δημιουργήσετε έναν φάκελο εγγράφων, πρέπει πρώτα να έχετε το δικαίωμα Διαχείριση Δημόσιων Εγγράφων. (Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι το έχετε, μπορείτε να μάθετε γρήγορα βλέποντας εάν ξεπεράσατε το Βήμα 1 στην παρακάτω λίστα. Εάν δεν μπορείτε να ξεπεράσετε το Βήμα 1, ζητήστε τη βοήθεια του διαχειριστή σας.) Για να συνεχίσετε , μεταβείτε στην καρτέλα Έγγραφα και ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Δημιουργία νέου φακέλου κάτω από την επικεφαλίδα Φάκελοι εγγράφων. Εμφανίζεται μια σελίδα Νέου φακέλου εγγράφου.
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το φάκελο στο πεδίο Φάκελος εγγράφου.
Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Πρόσβαση σε δημόσιο φάκελο για να επιλέξετε τα δικαιώματα πρόσβασης.
Κάντε κλικ στα κουμπιά επιλογής για να επιλέξετε ποιος θα έχει πρόσβαση στον φάκελο.
Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην Αποθήκευση. Εμφανίζεται η σελίδα Έγγραφα ονόματος φακέλου και μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε νέα έγγραφα στον νέο σας φάκελο.
Προσθήκη εγγράφων
Για να μπορέσουν οι εκπρόσωποι να αρχίσουν να χρησιμοποιούν έγγραφα στο Salesforce, εσείς ή κάποιος στην εταιρεία σας πρέπει πρώτα να προσθέσετε τα έγγραφα στη Βιβλιοθήκη εγγράφων.
Κατά τη μεταφόρτωση εγγράφων, το όριο μεγέθους αρχείου για κάθε μεμονωμένο αρχείο είναι 5 MB. Για ορισμένες εταιρείες, αυτό μπορεί να είναι το μέσο μέγεθος μιας παρουσίασης PowerPoint ή ενός αρχείου PDF με γραφικά, επομένως προγραμματίστε ανάλογα.
Για να προσθέσετε ένα έγγραφο και να ανεβάσετε το αρχείο του, συνδεθείτε στο Salesforce και ακολουθήστε τα εξής βήματα:
Κάντε κλικ στο σύμβολο συν στην κορυφή στα δεξιά των καρτελών σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Έγγραφα. Εμφανίζεται μια σελίδα Μεταφόρτωση νέου εγγράφου.
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο στο πεδίο Όνομα εγγράφου. Εάν θέλετε το όνομα του εγγράφου να ταιριάζει ακριβώς με το όνομα αρχείου, αφήστε αυτό το πεδίο κενό. Αφού επιλέξετε το αρχείο, το όνομα αρχείου συμπληρώνει αυτόματα το κενό πεδίο Όνομα εγγράφου.
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Μόνο για εσωτερική χρήση μόνο εάν θέλετε αυτό το έγγραφο να είναι εμπιστευτικό. Εάν επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου, δεν αλλάζετε την πρόσβαση στο έγγραφο, αλλά επισημαίνετε τους τελικούς χρήστες σας να μην στείλουν το αρχείο εκτός της εταιρείας.
Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εξωτερικά διαθέσιμη εικόνα μόνο εάν ανεβάζετε μια εικόνα που θα στέλνετε σε πρότυπα email HTML σε άτομα που θα πρέπει να τη δουν χωρίς να χρειάζεται να συνδεθούν στο Salesforce για να τη δουν. Για παράδειγμα, τα λογότυπα ή τα υποσέλιδα με επιστολόχαρτα θα πρέπει να έχουν επιλεγμένο αυτό το πλαίσιο.
Χρησιμοποιήστε την αναπτυσσόμενη λίστα Φάκελος για να επιλέξετε έναν φάκελο. Εάν δεν έχετε δημιουργήσει ακόμη τον κατάλληλο φάκελο ή δεν έχετε πρόσβαση ανάγνωσης-εγγραφής στον σωστό φάκελο, μπορείτε πρώτα να αποθηκεύσετε το αρχείο στο φάκελο Τα προσωπικά μου έγγραφα και αρχειοθετήστε το έγγραφο αργότερα.
Στο πεδίο Περιγραφή, πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή του εγγράφου.
Στο πεδίο Λέξεις-κλειδιά, πληκτρολογήστε λέξεις-κλειδιά που θα βοηθήσουν τους τελικούς χρήστες σας να βρουν το έγγραφο. Το Salesforce παρέχει ένα εργαλείο αναζήτησης "Εύρεση εγγράφων" στην αρχική σελίδα "Έγγραφα", επομένως θα πρέπει να επιλέξετε λέξεις-κλειδιά που πιστεύετε ότι θα εισαγάγουν οι χρήστες σας. Για παράδειγμα, εάν προσθέτετε μια μελέτη περίπτωσης, μπορείτε να εισαγάγετε λέξεις-κλειδιά που περιλαμβάνουν σχετικά προϊόντα, ονόματα πελατών, προκλήσεις, και ούτω καθεξής που οι εκπρόσωποι πωλήσεων θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν για διασταύρωση.
Κάτω από το βήμα Επιλογή αρχείου, το κουμπί επιλογής Enter the Path είναι επιλεγμένο από προεπιλογή, επομένως πρέπει απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση για να επιλέξετε το επιθυμητό αρχείο. Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Επιλογή αρχείου.
Επιλέξτε ένα αρχείο από τους φακέλους του υπολογιστή σας και κάντε κλικ στο Άνοιγμα. Το παράθυρο διαλόγου κλείνει και η διαδρομή του εγγράφου εισάγεται στο πεδίο Αρχείο προς αποστολή.
Όταν ολοκληρωθεί η μεταφόρτωση, η σελίδα εγγραφής εγγράφου εμφανίζεται ξανά σε λειτουργία Αποθηκευμένο με πληροφορίες για το έγγραφο και έναν σύνδεσμο για την προβολή του εγγράφου.
Χρήση εγγράφων
Αφού δημιουργήσετε έγγραφα στο Salesforce, μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε με διάφορους τρόπους κατά τη διάρκεια της πώλησής σας. Μπορείτε να αναζητήσετε έγγραφα από την αρχική σελίδα Έγγραφα ή να περιηγηθείτε στους φακέλους των εγγράφων σας. Μπορείτε να αξιοποιήσετε μια εικόνα που μεταφορτώθηκε από την καρτέλα Έγγραφα, στα Πρότυπα email. Εάν είστε διαχειριστής, μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε το λογότυπο στην επάνω αριστερή γωνία του Salesforce με μια μεταφορτωμένη εικόνα, αρκεί να είναι το πολύ 20 KB και πλάτος 300 pixel και ύψος 55 pixel.
