Εν ΠΡΑΞΗ! Το 2008, η προσθήκη ενός αρχείου στην καρτέλα Έγγραφα είναι εύκολη και αξίζει τον κόπο. Η καρτέλα Έγγραφα, την οποία μπορείτε να βρείτε στα παράθυρα Επαφές, Ομάδες ή Εταιρείες, σας επιτρέπει να επισυνάψετε ή να δημιουργήσετε μια συντόμευση σε οποιοδήποτε και όλα τα αρχεία σας που σχετίζονται με την τρέχουσα επαφή, ομάδα ή εταιρεία. Μπορείτε να προσθέσετε ή να δημιουργήσετε μια συντόμευση σε μια πρόταση που δημιουργήθηκε στο Excel, μια σύμβαση που δημιουργήθηκε στο Word ή ακόμα και ένα αρχείο PDF που σαρώσατε στον υπολογιστή σας.
Απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε ένα έγγραφο στην καρτέλα Έγγραφα:
1. Εμφανίστε την εγγραφή επαφής, ομάδας ή εταιρείας στην οποία θέλετε να προσθέσετε ένα έγγραφο.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Έγγραφα.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη εγγράφου στη γραμμή εικονιδίων της καρτέλας Έγγραφα.
Εδώ έχετε δύο επιλογές:
• Αρχείο: Επιλέγοντας αυτήν την επιλογή, στην πραγματικότητα κλωνοποιείτε το αρχικό αρχείο και το προσθέτετε στο ACT σας! βάση δεδομένων. Αφού προσθέσετε ένα έγγραφο στην καρτέλα Έγγραφα, μπορείτε να ανοίξετε το αρχείο απευθείας από το ACT! για προβολή, επεξεργασία ή εκτύπωση. Η κατάργηση ενός αρχείου από την καρτέλα Έγγραφα δεν καταργεί το αρχικό έγγραφο από τον υπολογιστή σας και αντίστροφα. Να θυμάστε: Επειδή το αρχείο που προσθέτετε στην καρτέλα Έγγραφα είναι κλώνος του πρωτοτύπου, οι αλλαγές που κάνετε στο αρχικό έγγραφο δεν εμφανίζονται στο κλωνοποιημένο έγγραφο που βρίσκεται στην καρτέλα Έγγραφα, ούτε εμφανίζονται οι αλλαγές που κάνετε στο κλωνοποιημένο έγγραφο στο πρωτότυπο. Εξετάστε το ενδεχόμενο διαγραφής του αρχικού εγγράφου για να αποφύγετε οποιαδήποτε σύγχυση.
• Συντόμευση: Δημιουργεί μια συντόμευση που συνδέει πίσω στο αρχικό έγγραφο αντί να το αντιγράφει. Η θέση του αρχικού εγγράφου εμφανίζεται στην καρτέλα Έγγραφα.
Η διαδρομή Τα έγγραφά μου είναι συγκεκριμένη τόσο για το μηχάνημα όσο και για τον χρήστη. Η αγορά ενός νέου υπολογιστή ή η αλλαγή των πληροφοριών χρήστη στον υπάρχοντα υπολογιστή σας καθιστά τη συντόμευση άκυρη. Εξετάστε το ενδεχόμενο δημιουργίας ενός νέου φακέλου των Windows, όπως τα Έγγραφα ACT, που μπορεί να δημιουργηθεί εκ νέου σε έναν νέο υπολογιστή και να είναι ορατό από διάφορους χρήστες. Επιπλέον, οι χρήστες απομακρυσμένων βάσεων δεδομένων που δεν έχουν πρόσβαση σε αυτούς τους φακέλους δεν μπορούν να δουν το έγγραφο.
Ανάλογα με την επιλογή σας, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επισύναψη αρχείου ή Επισύναψη συντόμευσης.
4. Περιηγηθείτε στο έγγραφο που θέλετε να προσθέσετε, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άνοιγμα.
ΥΠΟΚΡΙΝΟΜΑΙ! προσθέτει το έγγραφο στο ACT σας! βάση δεδομένων και εμφανίζει το μέγεθος, τον τύπο και την ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης στην καρτέλα Έγγραφα. Τα συνημμένα αρχεία εμφανίζουν το όνομα του εγγράφου. Οι συνημμένες συντομεύσεις εμφανίζουν τη διαδρομή προς το αρχείο.
Τα έγγραφα που προσθέτετε στην καρτέλα Έγγραφα γίνονται μέρος της βάσης δεδομένων σας, επομένως οι χρήστες απομακρυσμένου συγχρονισμού μπορούν πλέον να έχουν πρόσβαση και σε αυτά τα έγγραφα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ένα αρχείο στην καρτέλα Έγγραφα από την Εξερεύνηση των Windows ή τον Υπολογιστή μου σύροντας το εικονίδιο του εγγράφου στην καρτέλα Έγγραφα.
