Το Microsoft CRM περιέχει προκαθορισμένες αναφορές και γραφήματα χωρισμένα σε τέσσερις μεγάλες κατηγορίες — πωλήσεις, υπηρεσίες, διαχείριση και μάρκετινγκ. Κάθε μία από αυτές τις κατηγορίες περιέχει αναφορές που εμφανίζουν πληροφορίες που σχετίζονται με τη συγκεκριμένη περιοχή του Microsoft CRM. Λάβετε υπόψη ότι ορισμένες αναφορές μπορεί να είναι κρυφές από ορισμένους χρήστες, ανάλογα με τους ρόλους ασφαλείας τους, και ορισμένες απλώς δεν έχουν εκχωρηθεί σε μια κατηγορία ή οντότητα:
- Αναφορές πωλήσεων: Συλλέξτε όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με μια πώληση, από τον δυνητικό πελάτη έως την πραγματική πώληση. Αυτές οι αναφορές μπορούν επίσης να παρέχουν στατιστικές πληροφορίες σχετικά με λογαριασμούς, πηγές δυνητικών πελατών, ανταγωνιστές και προϊόντα.
- Αναφορές υπηρεσιών: Παρέχετε στατιστικές πληροφορίες σχετικά με συμβάσεις και υποθέσεις και περιλήψεις άρθρων βάσης γνώσεων. Αυτές οι αναφορές παρέχουν γρήγορες αναλύσεις για το ποια προϊόντα απαιτούν τη μεγαλύτερη υποστήριξη και πού ξοδεύουν τον περισσότερο χρόνο οι εκπρόσωποι των υπηρεσιών σας.
- Αναφορές διαχείρισης: Παρέχετε συνοπτικές πληροφορίες σχετικά με τους χρήστες του Microsoft CRM. Αυτή η ενότητα είναι ένα λογικό μέρος για την αποθήκευση προσαρμοσμένων αναφορών που σχετίζονται με πληροφορίες σε ολόκληρη την εταιρεία, όπως μια λίστα με όλους τους υπαλλήλους που συμμετέχουν στο πρόγραμμα 401(k).
- Αναφορές μάρκετινγκ: Περιγράψτε τους λογαριασμούς, τις καμπάνιες, την αποτελεσματικότητα της πηγής δυνητικών πελατών και άλλους τομείς ενδιαφέροντος για το τμήμα μάρκετινγκ. Οι αναφορές παρέχουν συνοπτικές και λεπτομερείς πληροφορίες για λογαριασμούς, καμπάνιες και πηγές δυνητικών πελατών.
Ο διαχειριστής του συστήματός σας, ο σύμβουλος ή ο μεταπωλητής προστιθέμενης αξίας μπορεί να δημιουργήσει προσαρμοσμένες αναφορές και να κάνει μια αναφορά διαθέσιμη σε μία ή περισσότερες κατηγορίες, καθώς και από φόρμες για σχετικούς τύπους εγγραφών ή από λίστες για σχετικούς τύπους εγγραφών.
Οι αναφορές μπορούν επίσης να αντιστοιχιστούν σε μια οντότητα (υπόθεση, επαφή, λογαριασμός, δραστηριότητα κ.λπ.) και μπορούν να προβληθούν από αυτήν την οντότητα κάνοντας κλικ στο κουμπί Αναφορές στη γραμμή εργαλείων.
Εάν το προφίλ ασφαλείας σας εμποδίζει την πρόσβαση σε δεδομένα στο Microsoft CRM, δεν θα μπορείτε να δείτε αυτά τα δεδομένα σε οποιαδήποτε αναφορά που εκτελείτε. Η δυνατότητα αναφοράς σέβεται τις ρυθμίσεις ασφαλείας.
Οι ρυθμίσεις στο προφίλ ασφαλείας σας καθορίζουν ποιες αναφορές μπορείτε να δείτε. Αυτός είναι ένας άλλος τομέας στον οποίο ξεχωρίζει το Microsoft CRM, επιτρέποντάς σας να ρυθμίσετε την πολυεπίπεδη πρόσβαση ασφαλείας για το προσωπικό σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δώσετε πρόσβαση μόνο στο τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού σας σε αναφορές που περιέχουν εμπιστευτικές πληροφορίες, όπως μισθούς και προμήθειες. Ή ίσως οι διαχειριστές του συστήματός σας θα μπορούσαν να περιορίσουν την πρόσβαση σε αναφορές έντασης πόρων για να αποτρέψουν την εκκίνηση των αναφορών κατά λάθος κατά τη διάρκεια της ημέρας, όταν το σύστημα είναι ήδη απασχολημένο.
Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αναφορές στο παράθυρο Αναφορές ή, για τις αναφορές που συνδέονται με συγκεκριμένες οντότητες, όπως σημειώνεται, μέσα από τις οντότητες.
Δείτε πώς μπορείτε να αναλύσετε τα αποτελέσματα αναζήτησης αναφορών (που είναι χρήσιμο για αυτές τις αναζητήσεις με βελόνα στο άχυρο):
1. Στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης, κάντε κλικ στο κουμπί Workplace. Στη συνέχεια, στο επάνω μέρος του παραθύρου, κάντε κλικ στην επιλογή Αναφορές (στην ενότητα Η εργασία μου).
Εμφανίζεται το παράθυρο Αναφορές. Θυμηθείτε, θα βλέπετε μόνο τις αναφορές που σας επιτρέπει να βλέπετε το προφίλ ασφαλείας σας.
2. Συμπληρώστε το πλαίσιο Αναζήτηση και κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση.
Αυτή είναι η πρώτη μέθοδος που χρησιμοποιούμε για να μειώσουμε το μέγεθος της λίστας. Εισαγάγοντας κείμενο στο πλαίσιο Αναζήτηση για, θα εμφανίζονται μόνο αναφορές με αυτό το κείμενο οπουδήποτε στην οθόνη (δηλαδή στη στήλη Όνομα αναφοράς, Τύπος αναφοράς, Τροποποιημένη ενεργοποίηση ή Περιγραφή).
3. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο πλαίσιο Κατηγορία και επιλέξτε μια κατηγορία.
Αυτός είναι ένας άλλος τρόπος να περιορίσετε τις αναφορές που παρατίθενται και είναι χρήσιμος εάν είστε εταιρεία με πολλές αναφορές.
4. Κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο πλαίσιο Οντότητα και επιλέξτε μια οντότητα.
Η επιλογή μιας οντότητας σάς επιτρέπει να βρείτε αναφορές που συνδέονται με αυτήν την οντότητα. Μπορείτε να επιλέξετε από λογαριασμούς, υποθέσεις, απαντήσεις καμπάνιας, λίστες μάρκετινγκ, προσφορές και πολλά άλλα.
5. Όταν βρείτε την αναφορά που αναζητάτε, κάντε κλικ για να την επισημάνετε.
6. Για να εκτελέσετε την αναφορά που μόλις επισημάνατε, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερες ενέργειες στη γραμμή εργαλείων του παραθύρου και επιλέξτε Εκτέλεση αναφοράς.
Αυτό ανοίγει την οθόνη προβολής αναφορών, όπου θα δείτε μια ειδοποίηση ότι δημιουργείται η αναφορά σας. Στη συνέχεια, βλέπετε την ίδια την αναφορά.
