Με το Microsoft CRM, εσείς και το προσωπικό σας μπορείτε εύκολα να παρέχετε έγκαιρη εξυπηρέτηση πελατών. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ρυθμίσετε τους πόρους σας — δηλαδή τις εγκαταστάσεις και τον εξοπλισμό σας — στο χρονοδιάγραμμα.
Δείτε πώς λειτουργεί αυτό:
1. Στο κάτω μέρος του παραθύρου πλοήγησης CRM, κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις.
Το παράθυρο Ρυθμίσεις εμφανίζεται στα δεξιά.
2. Από το παράθυρο Ρυθμίσεις, επιλέξτε Ρυθμίσεις επιχειρηματικής μονάδας. Στη συνέχεια, επιλέξτε Τοπικές Εγκαταστάσεις/Εξοπλισμός.
Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε τους πόρους σας. Από εδώ, μπορείτε επίσης να προβάλετε τους πόρους σας, τις τοπικές εγκαταστάσεις και εξοπλισμό, καθώς και τις θυγατρικές εγκαταστάσεις και εξοπλισμό χρησιμοποιώντας την αναπτυσσόμενη λίστα Προβολή.
3. Στη γραμμή εργαλείων του παραθύρου, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο.
Εμφανίζεται το Facilities/Equipment: Νέο παράθυρο.
4. Στο πεδίο Όνομα, ονομάστε τον πόρο σας.
Χρησιμοποιήστε το κοινό όνομα για το αντικείμενο, ώστε όλοι στην εταιρεία σας να μπορούν να το βρουν. Το να ονομάσετε το βαρούλκο βαρέως τύπου «Big Cheese» δεν θα κάνει καλό, αν είστε ο μόνος που το αποκαλεί έτσι. Έχετε έως και 100 χαρακτήρες για το όνομα του πόρου σας. Να θυμάστε ότι όλα τα πεδία με έντονη γραφή (κόκκινο στην οθόνη του υπολογιστή σας) είναι απαραίτητα.
5. Στη συνέχεια, επιλέξτε μια επιχειρηματική μονάδα.
Αυτό το πεδίο ορίζεται αυτόματα ως προεπιλογή για την επιχειρηματική μονάδα της εταιρείας σας, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε κάνοντας κλικ στον μεγεθυντικό φακό.
6. Επιλέξτε έναν ιστότοπο για τον πόρο σας.
Αυτό το προαιρετικό πεδίο είναι χρήσιμο εάν έχετε περισσότερες από μία τοποθεσίες για τους πόρους σας. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να υποδείξετε εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το βαρούλκο βαρέως τύπου στις εγκαταστάσεις σας στο Newtown ή αυτό στην τοποθεσία σας στο Portville.
7. Εισαγάγετε μια διεύθυνση e-mail.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το πεδίο για να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με αυτόν τον πόρο. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι βγάζετε το βαρύ βαρούλκο και θέλετε να ειδοποιήσετε τον Steve, τον διευθυντή εξοπλισμού. Μπορείτε να ρυθμίσετε μια επιχειρηματική διαδικασία έτσι ώστε κάθε φορά που προγραμματίζετε αυτόν τον πόρο, να δημιουργείται ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον Steve.
8. Επιλέξτε μια ζώνη ώρας.
Η προεπιλεγμένη ζώνη ώρας είναι αυτή για την εταιρεία σας. Ωστόσο, μπορείτε να το αλλάξετε κάνοντας μια επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα.
9. Τελευταίο αλλά εξίσου σημαντικό, εισαγάγετε μια περιγραφή του πόρου.
Αυτό το πεδίο είναι προαιρετικό.
10. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Κλείσιμο.
Επιστρέφετε στο παράθυρο Εγκαταστάσεις/Εξοπλισμός.
Τώρα που έχετε εισαγάγει τον πόρο σας στο Microsoft CRM, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα για αυτόν. Το χρονοδιάγραμμα λέει σε όλους πότε μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο πόρος.
Ας υποθέσουμε ότι μόλις αγοράσατε το Big Cheese (το βαρούλκο) το Σάββατο και είναι έτοιμο για ανάπτυξη στο χωράφι. Ωστόσο, θέλετε προγραμματισμένο χρόνο διακοπής λειτουργίας για συντήρηση κάθε Παρασκευή:
1. Στο παράθυρο Facilities/Equipment, επιλέξτε τον πόρο που μόλις δημιουργήσατε κάνοντας διπλό κλικ σε αυτόν.
Εμφανίζεται το παράθυρο για αυτόν τον πόρο. Eyes up: Σημειώστε ότι έχει το δικό του παράθυρο πλοήγησης.
2. Στο παράθυρο πλοήγησης του πόρου, κάντε κλικ στην επιλογή Ώρες εργασίας.
Μια καρτέλα που ονομάζεται Μηνιαία προβολή εμφανίζεται με ένα μηνιαίο ημερολόγιο. Για να αλλάξετε μήνες, κάντε κλικ στο βέλος σε κάθε πλευρά του μήνα στο επάνω μέρος του ημερολογίου.
3. Κάντε διπλό κλικ σε μια ημέρα όπου θέλετε είτε να περιορίσετε την εργασία είτε να ξεκινήσετε το χρονοδιάγραμμα για τον πόρο.
4. Επιλέξτε μία από τις ακόλουθες επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK:
• * Μόνο αυτήν την ημέρα: Αλλάζει μόνο την ημερομηνία που έχετε επιλέξει.
• Αυτή η ημερομηνία και μετά: Αλλάζει το πρόγραμμα από αυτήν την ημέρα και μετά.
• Ολόκληρο το επαναλαμβανόμενο εβδομαδιαίο πρόγραμμα από την αρχή μέχρι το τέλος: Αλλάζει το πρόγραμμα για όλες τις ημερομηνίες, συμπεριλαμβανομένων των προηγούμενων ημερομηνιών.
Για το παράδειγμά μας, επιλέξτε τη δεύτερη επιλογή. Εμφανίζεται η οθόνη Εβδομαδιαίο Πρόγραμμα: Επεξεργασία.
5. Συμπληρώστε αυτήν τη σελίδα.
Τα περισσότερα από τα πεδία σε αυτήν την οθόνη είναι αυτονόητα. Μπορείτε να αλλάξετε ή να επιλέξετε τις ώρες εργασίας σας κάνοντας διπλό κλικ στις έντονες (μπλε στην οθόνη) ώρες που αναφέρονται μετά τις ώρες εργασίας. Καταργήστε την επιλογή οποιασδήποτε ημέρας δεν είναι διαθέσιμη για προγραμματισμό (η προεπιλογή είναι να ελέγχονται τα πάντα).
6. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Κλείσιμο.
