Η πρώτη επαφή που βλέπετε όταν ανοίγετε ένα ACT! Η βάση δεδομένων είναι δική σας — αυτή είναι η δική σας εγγραφή. Το αρχείο μου δεν είναι τίποτα άλλο από μια εγγραφή επαφής που σχετίζεται με έναν χρήστη της βάσης δεδομένων. Το My Record αποθηκεύει όλες τις δικές σας πληροφορίες, οι οποίες εμφανίζονται αυτόματα σε ορισμένα από τα προκαθορισμένα πρότυπα που συνοδεύουν το ACT!. Για παράδειγμα, ένα εξώφυλλο φαξ περιλαμβάνει τους αριθμούς τηλεφώνου και φαξ σας. μια αναφορά έχει το όνομά σας στην κορυφή. και ένα γράμμα έχει το όνομά σου στο κάτω μέρος.
Εάν τα στοιχεία κάποιου άλλου εμφανίζονται ως η πρώτη εγγραφή επαφής που βλέπετε όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων σας, εξερευνήστε αυτές τις τρεις δυνατότητες:
- Έχετε συνδεθεί ως ο εαυτός σας; Εάν όχι, κάντε το. Τότε όταν ανοίξετε το ACT! και πάλι — έχετε συνδεθεί ως ο εαυτός σας — εμφανίζεται το My Record.
- Αλλάξατε κατά λάθος τα στοιχεία επικοινωνίας σας; Αν συμβαίνει αυτό, αλλάξτε το ξανά.
- Εάν είστε 100 τοις εκατό σίγουροι ότι έχετε συνδεθεί ως ο ίδιος και δεν έχετε αλλάξει τα στοιχεία επικοινωνίας σας, η βάση δεδομένων σας είναι πιθανόν κατεστραμμένη. Θα χρειαστεί να εκτελέσετε λίγο CPR στη βάση δεδομένων σας.
Είναι πολύ σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο για να εισαγάγετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Εάν δεν το κάνετε, μπορεί να διαπιστώσετε ότι χάνετε βασικές πληροφορίες όταν αρχίσετε να εργάζεστε με πρότυπα και αναφορές. Για παράδειγμα, εάν δεν εισαγάγετε ποτέ τον δικό σας αριθμό φαξ, ο αριθμός φαξ σας δεν εμφανίζεται στο πρότυπο εξωφύλλου φαξ, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να τον συμπληρώνετε κάθε φορά που στέλνετε φαξ. Αποφύγετε τον κόπο και συμπληρώστε το My Record αμέσως.
Το My Record σας επιτρέπει επίσης να χρησιμοποιήσετε μερικά άλλα σημαντικά ACT! χαρακτηριστικά:
- Η άδεια εκτέλεσης διαφόρων λειτουργιών βασίζεται στο επίπεδο ασφαλείας του My Record.
- Οι επαφές, οι σημειώσεις, τα ιστορικά, οι δραστηριότητες και οι ευκαιρίες που έχουν επισημανθεί ως Ιδιωτικές μπορούν να προβληθούν μόνο από τον Διαχειριστή αρχείων που τα δημιούργησε.
- Κάθε φορά που εισάγετε μια νέα επαφή, ομάδα, εταιρεία ή ευκαιρία, το όνομά σας εμφανίζεται ως ο δημιουργός αυτής της επαφής.
- Όταν διαγράφετε μια επαφή, εμφανίζεται ένα ιστορικό αυτής της διαγραφής στην περιοχή Ιστορικό του My Record.
- Κάθε φορά που προσθέτετε μια σημείωση σε μια εγγραφή επαφής, το όνομά σας εμφανίζεται ως ο Διαχειριστής Εγγραφών αυτής της σημείωσης.
- Όταν προγραμματίζετε μια δραστηριότητα, το όνομά σας επισυνάπτεται αυτόματα σε αυτήν τη δραστηριότητα.
