Επιλογές για τη μετεγκατάσταση δεδομένων στο Salesforce

Το Salesforce διαθέτει έναν εύχρηστο οδηγό που σας καθοδηγεί στην εισαγωγή ενημερώσεων μελών, δυνητικών πελατών, λογαριασμών, επαφών και προσαρμοσμένων αντικειμένων της καμπάνιας σας. Εάν είστε διαχειριστής συστήματος ή έχετε τα σωστά δικαιώματα προφίλ, μπορείτε να εκτελέσετε αυτές τις εργασίες για τους χρήστες σας.

Για δεδομένα παλαιού τύπου άλλων αντικειμένων (όπως Ευκαιρίες, Υποθέσεις και Δραστηριότητες) που θέλετε να έχετε στο Salesforce, πρέπει να εισαγάγετε πληροφορίες με μη αυτόματο τρόπο ή να χρησιμοποιήσετε το Data Loader, το οποίο είναι ένα εργαλείο εισαγωγής και εξαγωγής δεδομένων που συνοδεύεται από Enterprise and Unlimited εκδόσεις για αυτόματη μετεγκατάσταση δεδομένων στο Salesforce.

Χρησιμοποιώντας τον οδηγό εισαγωγής δεδομένων Salesforce

Ο οδηγός εισαγωγής δεδομένων για εισαγωγή δυνητικών πελατών, λογαριασμών, επαφών, λύσεων και προσαρμοσμένων αντικειμένων βρίσκεται σε βολική τοποθεσία κάτω από την επικεφαλίδα Ενσωματώσεις στη ρύθμιση Lightning Experience. Διαθέτει μια φιλική προς το χρήστη διεπαφή που σας καθοδηγεί στην εισαγωγή ή την ενημέρωση των εγγραφών.

Εκκίνηση του οδηγού εισαγωγής δεδομένων Salesforce.

Εάν είστε διαχειριστής, βλέπετε επίσης ένα κουμπί Εισαγωγή στην επάνω δεξιά ενότητα των αρχικών σελίδων της καρτέλας. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να εισαγάγετε τους δυνητικούς πελάτες της εταιρείας σας, κάντε κλικ στην καρτέλα Δυνητικοί πελάτες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή, που βρίσκεται στα δεξιά του τίτλου της προβολής λίστας που εμφανίζεται στη σελίδα. Τα βήματα και οι συμβουλές για τη χρήση του οδηγού εισαγωγής για τις εγγραφές διαφορετικών αντικειμένων ποικίλλουν:

• Εισαγωγή δυνητικών πελατών: Μόνο ένας χρήστης με το δικαίωμα εισαγωγής δυνητικών πελατών μπορεί να εκτελέσει αυτήν τη λειτουργία.
• Εισαγωγή επαφών και λογαριασμών: Το Salesforce χρησιμοποιεί τον ίδιο οδηγό που μπορεί να σας οδηγήσει στην εισαγωγή Επαφών ή/και Λογαριασμών. Οι μεμονωμένοι χρήστες έχουν επίσης τη δυνατότητα να εισάγουν τις προσωπικές Επαφές και τους Λογαριασμούς τους.
• Εισαγάγετε νέα μέλη καμπάνιας ή ενημερώστε τα όταν συνδέονται με μια καμπάνια: Το Salesforce χρησιμοποιεί τον ίδιο οδηγό εισαγωγής δεδομένων, αλλά αυτή τη φορά εκθέτει μόνο το αντικείμενο Μέλους καμπάνιας για ενημέρωση των καταστάσεων μάρκετινγκ για δυνητικούς πελάτες και επαφές.

Διερεύνηση του φορτωτή δεδομένων Salesforce

Η μεταφορά δεδομένων είναι ένα δύσκολο θέμα. Το Data Loader είναι μια μικρή εφαρμογή πελάτη που βοηθά στη μαζική εισαγωγή ή μαζική εξαγωγή δεδομένων σε μορφή τιμής διαχωρισμένη με κόμματα (.csv). Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτό το εργαλείο επιλέγοντας Integrations → Data Loader. Με αυτό το εργαλείο, μπορείτε να μετακινήσετε δεδομένα μέσα και έξω από οποιονδήποτε τύπο εγγραφής στο Salesforce, συμπεριλαμβανομένων των Ευκαιριών και των προσαρμοσμένων αντικειμένων. Το Data Loader υποστηρίζει την εισαγωγή, ενημέρωση, διαγραφή και εξαγωγή εγγραφών Salesforce.

Όπως είπε κάποτε κάποιος διάσημος, με τη μεγάλη δύναμη έρχεται και μεγάλη ευθύνη. Χρησιμοποιήστε το Data Loader μόνο εάν κατανοείτε πώς σχετίζονται μεταξύ τους τα αντικείμενα, οι εγγραφές και οι ροές εργασίας ή/και οι κανόνες ετικέτας. Το Data Loader είναι ένα πολύ ισχυρό εργαλείο για μη τεχνικούς χρήστες. Μπορείτε να εξάγετε δεδομένα, να εισαγάγετε δεδομένα, να αντικαταστήσετε κατά λάθος και να διαγράψετε πολλά δεδομένα και να ενεργοποιήσετε ένα ντόμινο κανόνων ροής εργασιών, αν δεν είστε προσεκτικοί. Φροντίστε πάντα να δημιουργείτε αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων εάν σκοπεύετε να κάνετε μια ενημέρωση. Μπορεί να μην έχετε προβλήματα χωρίς αντίγραφο ασφαλείας έως ότου γίνει ένα λάθος και δεν μπορείτε να αναιρέσετε τα 1000 πεδία που έχετε αντικαταστήσει.

Αρκετοί προμηθευτές παρέχουν επίσης αποδεδειγμένα εργαλεία εξαγωγής, μετασχηματισμού, φόρτωσης (ETL) που σας επιτρέπουν να μεταφέρετε εγγραφές στο (ή από) Salesforce, να καθαρίζετε αυτόματα και να μετασχηματίζετε τα δεδομένα με βάση την προσαρμοσμένη λογική που ορίζετε και να προσθέτετε αυτές τις εγγραφές όπου χρειάζεται.

Χωρίς να γίνονται πολύ τεχνικοί, οι ειδικοί συνδέουν δεδομένα χρησιμοποιώντας τη διεπαφή προγράμματος εφαρμογής Salesforce (API) για να επιτρέψουν στους τεχνικούς σας να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα μέσω προγραμματισμού. Η πλατφόρμα Salesforce χρησιμοποιείται για να προσαρμόσει ή να ενσωματώσει το Salesforce για να κάνει ακόμα πιο έξυπνα πράγματα από αυτά που μπορείτε να κάνετε με αυτό εκτός συσκευασίας. Και προτού υποφέρετε από υπερφόρτωση ορολογίας, μια πλατφόρμα είναι βασικά μια συλλογή κανόνων και εντολών που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι προγραμματιστές για να ενημερώσουν ένα πρόγραμμα — το Salesforce, σε αυτήν την περίπτωση — να κάνει ορισμένα πράγματα. Ωστόσο, για να αποκτήσετε πρόσβαση στο Salesforce API, πρέπει να έχετε Enterprise ή Unlimited Edition.

Μετεγκατάσταση των δεδομένων παλαιού τύπου στο Salesforce

Κατά τη φάση προετοιμασίας της εφαρμογής σας, χρειάζεστε ένα καλά μελετημένο και καλά τεκμηριωμένο σχέδιο για τη στρατηγική μετεγκατάστασης δεδομένων. Αυτό το σχέδιο πρέπει να περιλαμβάνει λεπτομέρειες σχετικά με στόχους, πόρους, απρόβλεπτα και χρονοδιαγράμματα με βάση τα διάφορα βήματα του σχεδίου σας. Εδώ είναι μερικά από τα βήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.

Προσδιορισμός των πηγών δεδομένων σας

Οι περισσότερες εταιρείες έχουν συνήθως κάποιο είδος υπάρχοντος εργαλείου διαχείρισης επαφών, μια ποικιλία υπολογιστικών φύλλων με άλλα δεδομένα πελατών και συχνά, στοιχεία επικοινωνίας που βρίσκονται στα εισερχόμενα email των χρηστών και στις εφαρμογές παραγωγικότητας (για να μην αναφέρουμε έγγραφα Word και αυτοκόλλητες σημειώσεις).

Καθώς περνάτε την προετοιμασία σας, αξιολογήστε ποιες και πόσες πληροφορίες πρέπει να υπάρχουν στο Salesforce. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για αυτό το βήμα:

• Σκουπίδια μέσα, σκουπίδια έξω. Όταν μετακομίζετε σε ένα νέο σπίτι, συνήθως κοιτάτε τις ντουλάπες του παλιού σας σπιτιού και αποφασίζετε τι να κουβαλήσετε μαζί σας και τι να πετάξετε. Η μετακίνηση δεδομένων απαιτεί τον ίδιο τύπο αξιολόγησης.
• Κάνε μία λίστα. Καταγράψτε τις διαφορετικές πηγές δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των τύπων εγγραφών, ποιου εύρους και πόσων.
• Σχεδιάστε ένα σχέδιο αποθήκευσης. Συνεργαστείτε με την ομάδα του έργου διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) για να προσδιορίσετε πού πρέπει να πάνε διαφορετικές πληροφορίες — και γιατί.
• Σκεφτείτε το χρονοδιάγραμμα και τη σειρά της εισαγωγής. Για παράδειγμα, πολλές εταιρείες δημιουργούν πρώτα εγγραφές χρηστών, μετά εισάγουν Λογαριασμούς και Επαφές και, τέλος, κάνουν μετεγκατάσταση και προσθήκη Ευκαιριών.
• Κρατήστε το απλό, αν είναι δυνατόν. Όσο πιο περίπλοκη κάνετε τη μετεγκατάσταση, τόσο μεγαλύτερος είναι ο αντίκτυπος στο χρονοδιάγραμμά σας. Αξιολογήστε το επίπεδο προσπάθειας σε σχέση με την πιθανή αξία της προσπάθειας.

Προετοιμασία των δεδομένων σας για μετεγκατάσταση στο Salesforce

Καθαρίστε το τώρα ή καθαρίστε το αργότερα. Σε ορισμένες ομάδες έργου αρέσει να «σκουπίζουν» δεδομένα πριν τα εισαγάγουν στο Salesforce. Ο εντοπισμός και η συγχώνευση διπλότυπων διευκολύνουν την εύρεση της σωστής εγγραφής. Η διόρθωση ασυνεπειών στα δεδομένα σας, όπως η διασφάλιση ότι όλα τα πεδία Πολιτείας/Επαρχίας διαθέτουν συντμήσεις δύο χαρακτήρων, κάνει τις αναφορές πιο ακριβείς.

Εάν το παλαιού τύπου σύστημά σας δεν καθιστά εύκολη την εκκαθάριση, ίσως προτιμήσετε να φέρετε πρώτα όλες τις εγγραφές στο Salesforce και μετά να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία διαχείρισης δεδομένων Salesforce για να καθαρίσετε τα δεδομένα αργότερα. Ο κίνδυνος είναι ότι τα άτομα με τις καλύτερες προθέσεις μπορεί ακόμα να υποκύψουν στην ανθρώπινη φύση και να μην θέλουν να επικεντρωθούν στην προσπάθεια εκκαθάρισης όταν τα δεδομένα είναι ήδη στο νέο σύστημα.

Ανεξάρτητα από το πότε το κάνετε, τα δεδομένα καθαρισμού δεν είναι λαμπερή δουλειά, αλλά πρέπει να γίνεται και πρέπει να γίνεται σε τακτική βάση. Ακολουθούν μερικές συμβουλές κατά την προετοιμασία των δεδομένων σας:

• Εξαγωγή σε απλή μορφή. Συχνά, είναι πιο εύκολο να εξάγετε δεδομένα σε εφαρμογές όπως η Microsoft Access ή το Excel, με τις οποίες μπορείτε να διαγράψετε στήλες, να ταξινομήσετε σειρές και να κάνετε καθολικές αλλαγές.
• Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε τυπικές συμβάσεις ονομασίας. Εάν διαφορετικές πηγές δεδομένων αναφέρονται στους Λογαριασμούς με διαφορετικά ονόματα (για παράδειγμα, IBM έναντι International Business Machines), τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή να τυποποιήσετε την ονομασία. Αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποφυγή δημιουργίας διπλότυπων καρτελών.
• Επεξεργαστείτε ή προσθέστε πεδία στο Salesforce για να υποστηρίξετε τη μετεγκατάσταση. Για παράδειγμα, εάν ο αγωγός σας αναφέρει περιθώριο παρακολούθησης ανά ευκαιρία, πρέπει να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πεδίο Ευκαιρίας για την υποστήριξη δεδομένων περιθωρίου.
• Εάν η υπάρχουσα πηγή δεδομένων σας έχει μοναδικά αναγνωριστικά εγγραφής, μετεγκαταστήστε αυτά τα αναγνωριστικά σε ένα προσαρμοσμένο πεδίο μόνο για ανάγνωση. Μπορείτε πάντα να διαγράψετε ή να αποκρύψετε το πεδίο σε μεταγενέστερο στάδιο. Όχι μόνο αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να επαληθεύσετε την ακρίβεια της μετεγκατάστασής σας, αλλά αυτά τα αναγνωριστικά μπορεί επίσης να φανούν χρήσιμα για την ενσωμάτωση (ειδικά αν δεν σκοπεύετε να κλείσετε την άλλη πηγή δεδομένων).
• Αντιστοιχίστε τις στήλες δεδομένων σας σε ονόματα πεδίων στο Salesforce. Για παράδειγμα, το πεδίο Εταιρεία στο Microsoft Outlook συνήθως αντιστοιχεί στο πεδίο Λογαριασμός στο Salesforce. Ορισμένοι διαχειριστές συστήματος μετονομάζουν ακόμη και τις κεφαλίδες στηλών στα αρχεία μετεγκατάστασης, ώστε να ταιριάζουν ακριβώς με τα ονόματα πεδίων στο Salesforce. Κάνοντας αυτό ελαχιστοποιεί την τρέλα της μετανάστευσης.
• Συμμορφώστε τα δεδομένα σας ώστε να ταιριάζουν στα πρότυπα Salesforce (ή το αντίστροφο). Κάθε πεδίο στο Salesforce έχει ορισμένες ιδιότητες που μπορεί να περιλαμβάνουν περιορισμούς μεγέθους, δεκαδικά ψηφία, μορφές ημερομηνίας και ούτω καθεξής.
• Προσθέστε μια στήλη Προέλευση δεδομένων στο αρχείο εισαγωγής και αντιστοιχίστε την σε ένα προσαρμοσμένο πεδίο στο Salesforce. Κάνοντας αυτό, μπορείτε να υπερασπιστείτε από πού προέρχονται τα δεδομένα.
• Εκχωρήστε τους σωστούς κατόχους σε αρχεία όπου είναι δυνατόν. Εάν δεν έχετε εκχωρήσει όλες τις εγγραφές, ο κάτοχος ορίζει από προεπιλογή όποιον διαχειριστή εκτελεί τη μετεγκατάσταση.
• Κερδίστε αποδοχή από τα ενδιαφερόμενα μέρη των αρχείων που έχετε ετοιμάσει. Τουλάχιστον αν τους προσφέρετε την ευκαιρία να αναθεωρήσουν, αποφεύγετε τις εκπλήξεις.

Δοκιμή της εισαγωγής στο Salesforce

Δοκιμάστε πριν εκτελέσετε την τελική μετεγκατάσταση. Συχνά, ανακαλύπτετε πράγματα που χάσατε ή θα μπορούσατε να βελτιώσετε. Για παράδειγμα, τα πεδία μπορεί να αντιστοιχιστούν εσφαλμένα ή μπορεί απλώς να χρειαστεί να δημιουργήσετε μερικά επιπλέον. Εδώ είναι μερικές συμβουλές:

• Επιλέξτε ένα μικρό δείγμα σημαντικών εγγραφών. Όσο υψηλότερο προφίλ είναι τα αρχεία, τόσο το καλύτερο — ειδικά όταν ελέγχονται από έναν ενδιαφερόμενο.
• Θυμηθείτε να απενεργοποιήσετε τις ροές εργασίας. Δεν θέλετε να ενοχλήσετε άλλους χρήστες ειδοποιώντας τους άσκοπα όταν τα δεδομένα δοκιμής ρέουν μέσω των κανόνων ροής εργασίας. Μερικοί από εσάς μπορεί να πιστεύετε ότι είναι χρήσιμο να τηρείτε ορισμένους κανόνες ροής εργασίας, ειδικά εάν έχουν δημιουργηθεί για να αποτρέπουν την είσοδο κακών δεδομένων. Αυτό δεν είναι αλήθεια. Κάντε τη δουλειά εκ των προτέρων και προετοιμάστε τα δεδομένα καλά, πριν την εισαγωγή.
• Ελέγξτε τη διάταξη της σελίδας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσαρμόσετε τις διατάξεις σελίδων για να διευκολύνετε την επικύρωση της εισαγωγής δεδομένων. Τοποθετήστε πεδία στο Salesforce σε παρόμοιες τοποθεσίες οθόνης με εκείνες των παλαιών συστημάτων σας .

Ανάλυση των αποτελεσμάτων των δεδομένων δοκιμής

Όταν τα δεδομένα της δοκιμής σας βρίσκονται στο Salesforce, συγκρίνετε τα προσεκτικά με το αρχείο δοκιμής σας για να διασφαλίσετε την ακρίβεια και την πληρότητα. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το πώς να αναλύσετε παραγωγικά τα αποτελέσματα των δεδομένων δοκιμής:

• Δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη αναφορά που σας επιτρέπει να βλέπετε συλλογικά τα δεδομένα εγγραφής.
• Ανοίξτε μια εγγραφή, εάν χρειάζεται, και συγκρίνετε τη με το αρχείο εισαγωγής. Επιβεβαιώστε ότι τα πεδία της εγγραφής δείχνουν αυτό που πιστεύετε ότι πρέπει να δείχνουν.
• Δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη προβολή από την αρχική σελίδα μιας σχετικής καρτέλας για να δείτε τα εισαγόμενα δεδομένα σας σε στήλες σε μια σελίδα λίστας. Οι χρήστες θα μπορούσαν να μεταβούν σε μια αναφορά, αλλά μια προβολή τους κρατά εστιασμένους.
• Επικυρώστε τα δεδομένα με επιλεγμένους ενδιαφερόμενους για να λάβετε τα σχόλιά τους και να υποστηρίξετε ότι τα αποτελέσματα των δεδομένων δοκιμής φαίνονται σωστά. Δεν αρκεί να πιστεύετε ότι η δοκιμαστική εισαγωγή ήταν ακριβής. Οι τελικοί χρήστες σας είναι το απόλυτο τεστ.
• Προσαρμόστε τη διαδικασία σας ή κάντε αλλαγές στο αρχείο εισαγωγής ή στο Salesforce με βάση τα αποτελέσματα της δοκιμαστικής εισαγωγής. Για παράδειγμα, ίσως ξεχάσατε να αντιστοιχίσετε ένα πεδίο ή τα δεδομένα δεν εισήχθησαν σωστά λόγω των ιδιοτήτων ενός πεδίου.

Μεταφορά των τελικών δεδομένων σας

Αφού αναλύσετε επιτυχώς τα αποτελέσματα των δεδομένων δοκιμής, είστε έτοιμοι να εισαγάγετε τα αρχεία σας. Ναι, αυτό είναι μια απλοποίηση του τι θα μπορούσε να είναι ένα περίπλοκο σύνολο εργασιών, αλλά η συνολική διαδικασία είναι δοκιμασμένη και αληθινή.

Ακολουθούν μερικές προτάσεις για αυτό το βήμα:

• Επικοινωνήστε τις προσδοκίες με τους χρήστες σας. Εάν μετακινείστε από το ένα σύστημα στο άλλο, ενδέχεται να έχετε ένα σφάλμα κατά το οποίο τα δεδομένα πρέπει να ενημερωθούν πριν από τη μετάδοση.
• Κάντε το κατά τη διάρκεια διακοπής λειτουργίας. Εάν έχετε σημαντικά δεδομένα, εξετάστε το ενδεχόμενο να εκτελέσετε τη μετεγκατάσταση σε μη εργάσιμες ώρες. Ειδικά εάν το σύστημα είναι ήδη ενεργό για ορισμένες ομάδες χρηστών, αυτό μπορεί να αποφύγει τη σύγχυση.
• Αποθηκεύστε τα αρχεία καταγραφής των εγγραφών που δεν εισήχθησαν με επιτυχία. Τα μηνύματα σφάλματος είναι αρκετά διαισθητικά και συνήθως μπορείτε να δείτε τους συνήθεις λόγους απόρριψης για τους λόγους για τους οποίους ορισμένες εγγραφές δεν εισήχθησαν. Φροντίστε να αφιερώσετε χρόνο για να προσδιορίσετε εάν η απόρριψη προκαλείται από πρόβλημα μορφοποίησης δεδομένων ή ποιότητας σε αντίθεση με έναν ενοχλητικό κανόνα ροής εργασιών που δεν είχατε σκοπό να ενεργοποιήσετε.
• Φτιάξτε στον εαυτό σας κάποιο μαξιλάρι για το λάθος. Μην προσπαθήσετε να εκτελέσετε τη μετεγκατάσταση την ημέρα πριν από την εκπαίδευση πωλήσεων. Θα μπορούσε να συμβεί κάτι απρόβλεπτο που εμποδίζει την επιτυχή ολοκλήρωση.

Επικύρωση και αύξηση των δεδομένων σας

Παρόμοια με την ανάλυση των αποτελεσμάτων των δεδομένων δοκιμής όταν τα δεδομένα έχουν φορτωθεί, εκτελέστε αναφορές για να επικυρώσετε μια διασταυρούμενη δειγματοληψία εγγραφών για να διασφαλίσετε την ακρίβεια και την πληρότητα. Εάν μπορείτε, συγκρίνετε οθόνες στο Salesforce με αυτές του παλαιού συστήματος.

Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα αποθηκεύονται στα σωστά πεδία και ότι οι τιμές έχουν νόημα. Εάν δείτε μια διεύθυνση σε ένα πεδίο τηλεφώνου, πρέπει να καθαρίσετε τα δεδομένα σας ή να διορθώσετε την αντιστοίχιση πεδίου. Προσπαθήστε για τέλεια εισαγόμενα δεδομένα — αλλά περιμένετε και λιγότερα από αυτό.

Πριν από την κυκλοφορία του Salesforce, κάντε το επιπλέον βήμα της μη αυτόματης ή αυτόματης ενημέρωσης ορισμένων εγγραφών για να εντυπωσιάσετε τους χρήστες και να επιτύχετε μεγαλύτερη επιτυχία. Όταν κάνετε μια επίδειξη ή εκπαίδευση, δείξτε στους χρήστες αυτά τα πλήρως καταχωρημένα παραδείγματα και ενημερώστε τους τις δυνατότητες για το Salesforce.

Μόλις έχετε τα πάντα στο Salesforce, η διασκέδαση αρχίζει!