Εύρεση ενοχλητικών διπλότυπων στο ACT σας! Η βάση δεδομένων του 2007 είναι δύσκολη αλλά όχι αδύνατη. Επειδή το να έχετε πολλαπλούς δίσκους για το ίδιο άτομο ή εταιρεία είναι συνηθισμένο, ACT! σας δίνει τη δυνατότητα να ελέγχετε εύκολα για διπλότυπες εγγραφές με βάση προκαθορισμένα κριτήρια. Στη συνέχεια, μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναζήτηση των διπλότυπων εγγραφών και να τις διαγράψετε. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται για την εύρεση αυτών των διπλότυπων εγγραφών.
Για να εξαλείψετε τις διπλότυπες επαφές, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
1. Από οποιαδήποτε ΠΡΑΞΗ! οθόνη, επιλέξτε Εργαλεία –> Σάρωση για διπλότυπα.
Από προεπιλογή, ACT! αναζητά διπλότυπα αρχεία επαφών με βάση το όνομα της εταιρείας, το όνομα επαφής και τον αριθμό τηλεφώνου. Εάν τα περιεχόμενα αυτών των τριών πεδίων είναι ίδια για δύο ή περισσότερες επαφές, ACT! τα βλέπει ως διπλότυπα. Τώρα μπορείτε να καθορίσετε πώς ΔΡΑΣΤΕ! ελέγχει για διπλότυπες εγγραφές επαφών στο πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος διπλών.
2. Στην περιοχή Εύρεση διπλότυπων επαφών, επιλέξτε τα τρία πεδία που θέλετε ACT! για χρήση για αναζήτηση διπλών δεδομένων επαφής.
3. Κάντε κλικ στο OK.
Ανοίγει η Λίστα Επαφών, μαζί με ένα παράθυρο διαλόγου που σας ενημερώνει ότι βρέθηκαν διπλότυπα, ρωτώντας εάν θέλετε να τα συνδυάσετε. Από αυτήν τη λίστα, μπορείτε να διαγράψετε εγγραφές, να διατηρήσετε αρχεία ή να συνδυάσετε διπλότυπες εγγραφές.
4. Εάν θέλετε να συνδυάσετε διπλότυπα, κάντε κλικ στο Ναι για να συνεχίσετε στο μήνυμα.
Ανοίγει το παράθυρο Αντιγραφή/Μετακίνηση δεδομένων επαφής. Αυτό είναι το πρώτο από τα έξι παράθυρα που περνάτε κατά τη συγχώνευση διπλών επαφών. Η συγχώνευση διπλότυπων είναι μια αργή, εξαντλητική εργασία. πρέπει να συγχωνεύσετε τα αντίγραφά σας ανά ζευγάρι. Μετά τη συγχώνευση των επαφών μεταξύ τους, δεν υπάρχει λειτουργία κατάργησης συγχώνευσης. Προχωρήστε με προσοχή!
Καθώς προχωράτε στον οδηγό, εκτελείτε τις ακόλουθες έξι εργασίες:
• Επιλέξτε ένα σύνολο διπλότυπων.
• Αποφασίστε εάν θέλετε να αντιγράψετε τις πληροφορίες από την πρώτη εγγραφή επαφής στη δεύτερη εγγραφή επαφής — ή το αντίστροφο.
• Επιλέξτε μια πηγή και μια επαφή. Ανάλογα με την επιλογή σας, μία από τις επαφές γίνεται η πηγή και η άλλη ο στόχος. Από προεπιλογή, η νέα, συγχωνευμένη επαφή περιέχει όλες τις πληροφορίες προορισμού. Εάν θέλετε να διατηρήσετε οποιαδήποτε πληροφορία πεδίου πηγής, κάντε κλικ στο πεδίο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή.
• Επιλέξτε εάν θέλετε να μετακινήσετε πρόσθετες πληροφορίες από την πηγή στον στόχο ή εάν οι πληροφορίες παραμένουν διπλότυπες και στις δύο εγγραφές.
• Επιλέξτε τα πρόσθετα στοιχεία που θέλετε να συγχωνεύσετε μεταξύ τους: σημειώσεις, ιστορικά, δραστηριότητες, ευκαιρίες, δευτερεύουσες επαφές και έγγραφα. Εάν η επαφή πηγής έχει τρεις νότες και ο στόχος έχει τέσσερις διαφορετικές νότες, η τελική επαφή καταλήγει σε επτά νότες.
• Υποδείξτε εάν θέλετε να διατηρήσετε ή να διαγράψετε την εγγραφή πηγής. Για τη διευκόλυνσή σας, ACT! ανακεφαλαιώνει τις πληροφορίες για να διευκολύνει την απόφασή σας. Εάν αποφασίσετε να διαγράψετε την εγγραφή προέλευσης, κάντε κλικ στο Ναι στην τρομακτική προειδοποίηση που επιβεβαιώνει ότι ενδέχεται να χάσετε πληροφορίες.
5. Κάντε κλικ στο Finish (Τέλος).
Οι δύο διπλές εγγραφές σας συγχωνεύονται σε μία.
Δεν μπορείτε να αναιρέσετε τις διαγραμμένες εγγραφές ή στοιχεία επικοινωνίας. Εάν διαγράψετε κατά λάθος σημαντικές πληροφορίες, μεταβείτε αμέσως στο αρχείο αντιγράφου ασφαλείας και επαναφέρετε τις πληροφορίες σας.
