Για πολλές εταιρείες, η διατήρηση καθαρών δεδομένων στον οργανισμό Salesforce είναι παρόμοια με την άσκηση για πολλούς ανθρώπους. Πολλές εταιρείες αντιστέκονται στην απόσυρση της συνήθειας, παρόλο που αναγνωρίζουν τα οφέλη. Οι άνθρωποι δεν θέλουν να αφιερώσουν χρόνο για να διασφαλίσουν ότι τα καθαρά δεδομένα εισέρχονται στο σύστημα, αλλά τα ίδια άτομα γκρινιάζουν και γκρινιάζουν γρήγορα όταν αισθάνονται ότι οι αναφορές τους στο Salesforce είναι ανακριβείς λόγω των δεδομένων που δεν θέλουν να καθαρίσουν.
Όταν μπείτε στην πειθαρχία να μην βάζετε σκουπίδια στον οργανισμό σας Salesforce, θα εκπλαγείτε όταν δεν βγάλετε τα σκουπίδια. Ακριβώς όπως η αλλαγή συμπεριφοράς όταν πρέπει να γίνετε πιο υγιείς, έτσι και η πειθαρχία σχετικά με τα δεδομένα απαιτεί χρόνο και είναι μια συνεχής συνήθεια που πρέπει να ακολουθείτε.
Συνήθως, η αντίσταση στη δημιουργία μιας στρατηγικής καθαρισμού δεδομένων οφείλεται σε έλλειψη συνόλου δεξιοτήτων, προϋπολογισμού ή και των δύο. Ακόμη και χωρίς τον προϋπολογισμό για να προσλάβετε έναν ειδικό τσάρο δεδομένων, θα πρέπει τουλάχιστον να προσδιορίσετε κάποιον στον οργανισμό σας που είναι προσανατολισμένος στη λεπτομέρεια και τη διαδικασία και είναι ικανός στην οργάνωση και την ταξινόμηση πληροφοριών. Βεβαιωθείτε ότι η ομάδα που αναλαμβάνει αυτή την ευθύνη συνεργάζεται απευθείας με τις ομάδες πωλήσεων ή μάρκετινγκ και είναι σε θέση να επιβάλει την υιοθέτηση. Συνήθως αυτή η ευθύνη ανήκει σε μια ομάδα δραστηριοτήτων πωλήσεων ή μάρκετινγκ ή στην ομάδα επιχειρηματικών εφαρμογών πληροφορικής.
Εάν η διοίκηση δεν κατανοεί πώς να ξεκινήσει αυτή την πρωτοβουλία, ίσως μια ανάλυση κόστους αδράνειας μπορεί να βοηθήσει. Προσδιορίστε το τρέχον κόστος της εταιρείας σας για τη μη επιβολή καθαρών δεδομένων στην κορυφή της διοχέτευσης. Ίσως χρειάζονται επιπλέον άνθρωποι για τον χειροκίνητο καθαρισμό των δεδομένων, επειδή οι εκπρόσωποι πωλήσεων δεν θα το κάνουν. Ίσως πρέπει να γίνει ανάλυση αγωγών και εδαφών σε άλλα συστήματα (που χρειάζονται επιπλέον ανθρώπους και προϊόντα για να κατασκευαστούν). Προσδιορίστε πόσοι άνθρωποι κατά τη διάρκεια του κύκλου της συμφωνίας εμπλέκονται είτε στην εκκαθάριση των δεδομένων αργότερα είτε στον χειρισμό ζητημάτων εξυπηρέτησης πελατών που προκύπτουν από λανθασμένα δεδομένα πελατών.
Όταν σε κάποιον έχει ανατεθεί η ευθύνη για τη διόρθωση του προβλήματος βρώμικων δεδομένων στην εταιρεία σας, θα χρειαστείτε μια στρατηγική δεδομένων. Το να βασίζεστε μόνο σε εξωτερικούς προμηθευτές δεδομένων για να καταλήξετε στη στρατηγική σας είναι επικίνδυνο, επειδή κάθε εταιρεία έχει τις δικές της μοναδικές ανάγκες και προκλήσεις όσον αφορά την αντιμετώπιση των πελατών.
Για να καταλήξετε στη στρατηγική δεδομένων σας, ακολουθήστε αυτό το περίγραμμα:
Καθορίστε πώς θέλετε να τυποποιήσετε τα δεδομένα σας.
Τα ονόματα εταιρειών, οι διευθύνσεις οδών και τα ταχυδρομικά πρότυπα έχουν όλα επίσημες και ανεπίσημες συντομογραφίες. Αυτό είναι το πιο δύσκολο βήμα γιατί είναι το πρώτο και δεν υπάρχει ασημένια σφαίρα. Εσείς και η εταιρεία σας πρέπει να καθορίσετε τι σημαίνει ποιοτικά δεδομένα στον οργανισμό σας.
Καθαρίστε τα δεδομένα σας.
Αφού δημιουργήσετε πρότυπα, διαμορφώστε τα τρέχοντα δεδομένα σας. Καθορίστε τις συμβάσεις ονομασίας, πραγματοποιήστε μαζικές ενημερώσεις ορισμένων πεδίων σε αρχεία, χρησιμοποιήστε εργαλεία για να χειριστείτε και να μετασχηματίσετε σύνολα δεδομένων. Λάβετε αποφάσεις σχετικά με το πότε πρέπει να αρχειοθετηθούν ορισμένες παλιές πληροφορίες.
Τώρα που τα δεδομένα έχουν καθαριστεί, μπορείτε να ξεκινήσετε την εκ νέου αντιγραφή τους.
Προσδιορίστε ποια χαρακτηριστικά θέλετε να ταιριάξετε και εάν η αντιστοίχιση πρέπει να είναι ακριβής ή όχι. Προσδιορίστε πόσες εξαπατήσεις μπορεί να έχετε χρησιμοποιώντας διάφορες επιλογές τρίτων προμηθευτών. Εάν υπάρχουν διπλότυπες εγγραφές, πότε τα δεδομένα μιας εγγραφής υπερισχύουν των δεδομένων μιας άλλης εγγραφής; Όταν αυτά καθοριστούν, συγχωνεύστε τα δεδομένα. Αναπαραγωγή δεδομένων παιδιού όπου χρειάζεται.
Εμπλουτίστε, ενσωματώστε και αυτοματοποιήστε.
Σχεδιάστε να εμπλουτίσετε αρχεία που μπορεί να έχουν πληροφορίες που λείπουν. Καθορίστε ένα σχέδιο ιεραρχίας της εταιρείας και αντικατοπτρίστε το στη σύνδεσή σας στο Salesforce.
Επικυρώστε συχνά.
Τώρα που έχετε γίνει ένας πιο καθαρός οργανισμός δεδομένων, δεν υπάρχει χρόνος να επαναπαυθείτε στις δάφνες σας. Να επικυρώνετε τακτικά δεδομένα, να καθαρίζετε και να τροποποιείτε διπλότυπα ή ανακριβή δεδομένα που με κάποιο τρόπο επιστρέφουν εκεί και επαναλάβετε.
