Tips til at samarbejde om delte regneark, du måske ikke kender

Arbejder du ofte på regneark, der deles med andre? Så vil tipsene nedenfor hjælpe dig med at forbedre teamworkeffektiviteten på regneark i Excel eller Google Sheets .

Hvordan man arbejder på Excel og Google Sheets regneark er delt

• Skift og opdater dokumentnøgler
• Indtast korrekte kildedata
• Brug regnearkskontrolelementer
• Brug tabeller og diagrammer
• Fremhæv vigtige værdier med farve og formatering

Skift og opdater dokumentnøgler

Når du samarbejder på et regneark, er det vigtigt at holde styr på eventuelle ændringer, fordi du kan overskrive en andens arbejde, hvis du ikke er forsigtig.

Prøv at tilføje kommentarer eller noter for at registrere ændringer, såsom årsagen til opdatering af elementet, navnet på redaktøren, arbejdsstil osv. Du kan nemt gøre dette ved at bruge funktionen Fremhæv ændringer i den delte projektmappe. Følg nedenstående trin for at aktivere denne funktion:

1. Gå til Filer > Indstillinger > Hurtig adgangsværktøjslinje . På macOS skal du gå til  Excel > Indstillinger... > Bånd og værktøjslinje > Hurtig adgangsværktøjslinje .
2. Fra rullemenuen skal du vælge Alle kommandoer .
3. Vælg Fremhæv ændringer , og vælg, om du vil tilføje værktøjslinjen Hurtig adgang over eller under båndet. Klik på Ok .
4. Tryk derefter på rullemenuen på værktøjslinjen Hurtig adgang > Vis kommandoetiketter . Du kan tilpasse, hvordan du vil fremhæve ændringer i dit regneark ved at klikke på den ønskede mulighed i rullemenuen.

Du kan også farvekode sektioner eller faner i et delt regneark, så du nemt kan se ændringer med et øjeblik.

Indtast korrekte kildedata

Det er nemt at lave fejl, når du indtaster rådata i et regneark. Problemet her er, at hvis du ikke gør dette korrekt, kan resultaterne blive skæve og tage dig i den forkerte retning.

Heldigvis er der et par tips til at hjælpe dig med at sikre, at du indtaster den korrekte kilde eller originale data i din Excel-fil.

• Dine data skal være klare og nøjagtige. Prøv at undgå unødvendige forkortelser, og sørg for, at enhver tal- eller datoformatering er klar og konsistent på tværs af hele regnearket.
• Sørg for at inkludere en titel øverst i hver kolonne/række for at hjælpe andre brugere med at fortolke tabellen bedre.
• Brug den relevante relaterede formel.

Brug regnearkskontrolelementer

Ved at bruge regnearkskontroller kan du reducere sandsynligheden for fejl, når du indtaster data. Her er nogle værktøjer, du kan bruge:

Datavalidering : Ved at bruge et datavalideringsværktøj kan du indsamle input fra flere brugere i det rigtige format. Det sikrer også ensartet dataindtastning og forhindrer utilsigtede fejl fra brugere. Hvis du indtaster data, der tilhører et kendt sæt værdier, såsom Ja, Nej eller Kan ikke bestemmes, kan du oprette en rulleliste med disse muligheder for at give andre brugere mulighed for at vælge fra listen over tilgængelige indstillinger.

Arkvisning : En anden nyttig funktion, den giver regnearksbrugere mulighed for at oprette tilpassede visninger til deres projektmapper og indstille deres egne informationsvisningsfiltre uden at blive påvirket af ændringer, som andre har foretaget på dem.

Brug tabeller og diagrammer

Faktisk overvælder regneark ofte seerne i starten, især hvis de ikke er vant til at håndtere store mængder data. Det er derfor, du bør bruge tabeller, diagrammer eller grafer til at visualisere data.

Mens tabeller hjælper med at organisere og kategorisere oplysninger, vil brug af diagrammer eller grafer hjælpe dig med at præsentere dem visuelt. Takket være dem bliver det lettere at påpege tendenser eller sammenligne forskelle mellem grupper af datavariable over tid. Herigennem kan du identificere vigtige relationer og tendenser i dataværdier.

Fremhæv vigtige værdier med farve og formatering

Ved at farvelægge tekst og titler kan du organisere data på en mere læsbar måde.

Ved at bruge denne metode kan du fokusere på specifikke aspekter af dataene uden at blive overvældet af for meget information. Du kan også bruge værktøjer som betinget formatering , som giver dig mulighed for at fremhæve specifikke celler baseret på kriterier, såsom rækkevidde.

Ovenfor er tip til at samarbejde og behandle data på Excel-regneark eller Google Sheets . Håber artiklen er nyttig for dig.