Sådan bruger du Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint sammen til at samarbejde

Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint er alle inkluderet i Microsoft 365-abonnementspakken, der hjælper dig med at arbejde og samarbejde effektivt eksternt. Lad os lære med Download.vn , hvordan du bedst bruger værktøjer til fjernsamarbejde i Microsoft 365 !

Sådan kombinerer du Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint

Sådan bruger du Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint til at arbejde eksternt

• Microsoft Teams
  • Ring, mød online, sms
  • Skærmdeling
  • Offentlige og private teams
• OneDrive
  • Del og synkroniser filer
  • Styr deling og adgang
  • Tag medlemmer
  • Rediger i realtid
• SharePoint
  • Content Management
  • Kommunikationsside
  • Deling og decentralisering

Microsoft Teams

Microsoft Teams er et omfattende kommunikations- og samarbejdsværktøj. Du og dine holdkammerater kan administrere mange aspekter af dit projekt direkte i Teams. Fra gruppemøder, direkte opkald, tekstbeskeder, åbning af filer til at arbejde sammen, det er alt sammen ekstremt praktisk.

Ring, mød online, sms

Microsoft Teams er en fantastisk app til at ringe til og afholde gruppemøder. Du kan planlægge møder i Outlook-kalenderen for en bestemt gruppe.

Microsoft Teams sender automatisk meddelelser til relevante medlemmer, så ingen går glip af et vigtigt møde.

Når du sender en sms, kan du tagge den relevante person med beskeden med @navn, så de ikke går glip af indhold eller opgaver, der skal udføres.

Skærmdeling

Under et møde på Teams skal du klikke på knappen Del indhold for at dele ressourcer på din computer. Microsoft Teams giver dig mulighed for at dele:

• Skærm til problemfrit samarbejde på tværs af flere vinduer, pop op-vinduer, notifikationer og apps.
• Et specifikt vindue, når du skal fokusere på et indhold og holde skrivebordsaktiviteter private.
• Præsentation på PowerPoint. Publikum kan bevæge sig gennem diasene, hvis det ønskes.
• Microsoft Whiteboard til kollaborativt UI/UX-design, produkter og mere.

Offentlige og private teams

Offentlige teamkanaler giver dig mulighed for frit at samarbejde med eksterne personer. Opret for eksempel et offentligt grafisk design- eller app-udviklingsteam, hvor du samarbejder med partnerudviklere.

Når du skal håndtere arbejde uden for et projekt med en partner, bør du oprette en privat gruppekanal for medlemmer. Du kan dele filer, diskutere ideer og træffe beslutninger, der ligger uden for rammerne af din partners beslutning.

OneDrive

OneDrive-grænseflade

OneDrive er en Microsoft cloud-lagringstjeneste med fremragende datasikkerhed. Dette værktøj hjælper teammedlemmer med nemt at få adgang til projektfiler og dokumenter overalt.

Når du danner et team på Microsoft Teams, bliver OneDrive standardskyværktøjet. Du kan drage fordel af følgende funktioner til at samarbejde med eksterne teams:

Del og synkroniser filer

Administrer delingstilladelser på OneDrive

Du kan oprette delte biblioteker for hvert projekt. Tilføj derefter relaterede medlemmer. Nu kan alle medlemmer se de filer, du opretter eller uploader i dette bibliotek.

OneDrive-apps synkroniserer din enhed til skyen og gemmer automatisk de seneste filer på dit lokale drev. Derfor kan du og dine holdkammerater arbejde sammen om projektdokumenter, selvom du mister din internetforbindelse i et stykke tid. Realtidssamarbejde understøttes dog ikke offline.

Styr deling og adgang

Du har fuld kontrol over dataene. Hvis du ikke deler filer i en Teams-gruppe eller et bibliotek i OneDrive, er dine filer helt private. Hvis du har brug for at dele filer hurtigt, skal du bare trække og slippe filer til en delt mappe eller Teams-gruppe.

Du kan indstille adgangsrettigheder til projektfiler og dokumenter, sende indholdslinks til nogle medlemmer, ikke nødvendigvis hele teamet. Begræns derefter indlæsning af indhold, kun forhåndsvisning eller hvilken indstilling du ønsker.

Tag medlemmer

Redaktører, udgivere og projektledere kan reducere deres arbejdsbyrde ved at tagge dokumenter. Hvis du lige redigerer et kladdeindlæg og har brug for nogen til at tilføje historiske data til indholdet, skal du blot nævne dem på dokumentet med et @navn.

Den taggede person modtager en automatisk e-mail med et link til den pågældende fil og en kommentar. Denne funktion hjælper både dig og hele dit team med at spare betydelig tid.

Rediger i realtid

Du kan reducere den tid, det tager at oprette og gennemgå indhold, ved at skifte til realtidsredigering. Denne metode er ekstremt effektiv, når der er behov for gruppesamarbejde om store indholdsprojekter.

Du og dine holdkammerater kan åbne den samme Excel-, Word- eller PowerPoint-fil i en webbrowser. Alle samarbejdspartnere ser hver ændring, der er foretaget.

SharePoint

Du kan bruge Microsoft SharePoint som standard intranetportal for ethvert projekt. SharePoint hjælper dig med sikkert at implementere opgaver, rapporter, arbejdsgange og distribuere bestemte projekter online uden at skulle administrere nogen backend-servere.

Nedenfor er en liste over anbefalede SharePoint-funktioner, når du arbejder fuldt ud eksternt:

Content Management

Du kan nemt administrere projektdata såsom dokumenter, filer, fotos, designaktiver, telefon-/e-mail-kontakter og videoer på SharePoint og endda oprette segmenter for hver fil.

Du kan tilføje metadata-baseret søgning, så teammedlemmer nemt kan åbne filer hvor som helst. Brugere kan også se filer på SharePoint-mobilappen.

Kommunikationsside

Kommunikationsside på SharePoint

Du kan bruge SharePoint til visuel kommunikation. Opret for eksempel forskellige kommunikationssider på dit intranet til målgrupper som teammedlemmer, kunder, leverandører osv.

Nu kan du sende opdateringer om projekter, produkter og tjenester til relevante sider med 1 klik. SharePoint-kommunikationssider understøtter også publicering af projektstatusser og indsamling af kommentarer fra partnere.

SharePoint-websteder giver dig også mulighed for at tilføje kalenderbegivenheder, tidslinjer og projektstyringsopgaver.

Deling og decentralisering

Du kan opsætte forskellige delingsniveauer og regler på SharePoint. Tildel f.eks. redigeringsrettigheder til medlemmer og fulde ledelsesrettigheder til projektsider på SharePoint til partnere.

Ovenfor er der forslag til, hvordan du bruger Microsoft Teams, OneDrive og SharePoint på samme tid til effektivt samarbejde . Håber artiklen er nyttig for dig.