Sådan bruger du brevfletning i Microsoft Word 2016 til Mac

Hvis du har brug for at sende batchdokumenter til en gruppe enkeltpersoner, for eksempel en invitation til en begivenhed eller et møde, er Microsoft Mail Merge-funktionen en hurtig og nem måde at gøre det på. Vi har tidligere vist dig, hvordan du forbereder dokumenter ved hjælp af Mail Merge-funktionen i Word 2016 til Windows , men processen en smule anderledes for brugere af Word 2016 til Mac. I denne artikel viser vi dig, hvordan det fungerer.

Brug af brevfletningsfunktionen i Microsoft Word 2016 til Mac

Brevfletning er ikke kun til dokumenter; du kan bruge det til brochurer, nyhedsbreve eller materialer til masseudsendelser. Opsætning af et dokument til brevfletning er en todelt proces, som omfatter hoveddokumentet og datakilden bestående af navne og adresser på personerne for hvert dokument. Word bruger oplysninger, der er gemt i datakilden, til at kombinere og derefter generere dokumenter for hver.

Lad os begynde med at indsamle oplysninger om hver modtager kaldet feltnavnet. Et feltnavn indeholder oplysninger såsom navn, adresse og hilsen. En anden vigtig del af oprettelsen af ​​et brevfletningsdokument er formularen, som indeholder oplysninger leveret til modtageren. Eksempelbrevet nedenfor indeholder en liste over felter, jeg vil inkludere i hvert dokument.

Opret modtagerlister

Start Microsoft Word, og vælg derefter fanen Forsendelser > Vælg modtagere > Opret en ny liste .

Datakildevinduet vises på skærmen. Som du kan se, er listefelterne allerede udfyldt med navne, du kan bruge. For en sikkerheds skyld ville jeg fjerne dem alle og bruge dine egne for at undgå forvirring. Vælg hvert felt, og klik derefter på minusknappen for at fjerne det. Efter at have ryddet hvert felt, fortsæt med at indtaste dit eget. Du kan organisere hvert felt ved hjælp af pil op og pil ned. Klik på Opret, når du er færdig.

Giv datakilden et navn, og klik derefter på Gem.

Udfyld felterne med navne og adresser på hver modtager; når du er færdig, skal du klikke på OK. Bemærk, at du kan tilføje eller fjerne en post ved at klikke på plus- eller minustegnet i nederste venstre hjørne af vinduet.

Indsæt fletningsfelter og afslut fletningsdokument

Nu kommer den nemme del, at indsætte dine flettefelter. Vælg fanen Forsendelser, klik derefter på Indsæt fletfelt, og vælg derefter dit flettefelt. Gentag trinene for at udfylde dit dokument med de relevante flettefelter.

Gem formularbrevet, vælg fanen Forsendelser, klik derefter på knappen Udfør og flet, og klik derefter på Rediger individuelle dokumenter.

Du kan derefter gennemgå dine dokumenter eller udskrive dem.

Brugere af Word 2016 til Windows vil bemærke, at der er små forskelle mellem begge versioner. Word 2016 til Mac minder ironisk nok om Word 97 til Windows. Uanset hvad giver begge de samme resultater.

For flere tips og tricks til brug af Microsoft Office , gennemse vores komplette arkiv af Office-artikler .