Når du bruger Office 2011 til Mac, vil du hurtigt opdage, at Word 2011 kan åbne websider, som du har gemt fra din webbrowser. Hvis en webside indeholder en HTML- tabel (HyperText Markup Language), kan du bruge Words tabelfunktioner. Du vil måske finde det nemmere kun at kopiere tabeldelen af websiden fra webdokumentet og indsætte det i et fungerende Word-dokument.
På et tidspunkt kan du støde på en PDF-fil (Portable Document Format), der indeholder værdifulde tabeloplysninger, som du vil udpakke. Hvis tabeloplysningerne i PDF'en er tekstbaserede og ikke et scannet billede, kan du bruge Mac OS X Preview-programmet til at prøve at få tabeloplysningerne. Følg disse trin:
Åbn PDF-filen i Mac OS X Preview-programmet.
I Eksempel skal du vælge Rediger → Vælg alle.
I Eksempel skal du vælge Rediger → Kopier.
Skift til Microsoft Word ved at klikke på Words Dock-ikon eller brug den måde, du normalt bruger, til at skifte eller starte programmer.
Sørg for, at du har et nyt eller eksisterende dokument åbent.
I Word skal du vælge Rediger → Indsæt.
Du skal muligvis manuelt slette uvedkommende oplysninger. Hvis tekst ikke blev indsat, indeholder PDF-filen sandsynligvis ingen tekst eller er låst, og du kan ikke bruge denne metode til at få fat i dataene. Hvis det er tilfældet, må du stoppe her. Hvis teksten blev indsat, skal du fortsætte.
I Word skal du vælge den indsatte tekst, der skal konverteres til en tabel.
Konverter tekstvalg til en tabel ved at vælge Tabel→ Konverter→ Konverter tekst til tabel.
Word laver en tabel ud af dataene.
PDF'er kan indeholde tabeller, der er blevet gemt som billeder, ligesom websider og andre dokumenter, du kan finde online. Hvis det er tilfældet, har du brug for Optical Character Recognition (OCR) software til at konvertere billeder af tekst til faktisk tekst. OCR-software er ikke inkluderet i Office. Billige scannere har været kendt for at sende med højkvalitets OCR-software, der er endnu mere værd end scanneren. ReadIris (www.readiris.com) er fremragende til OCR.