Den første kontakt, du ser, når du åbner en ACT! databasen er din egen - det er din My Record. My Record er intet andet end en kontaktpost, der er knyttet til en bruger af databasen. Din My Record gemmer alle dine egne oplysninger, som automatisk vises i nogle af de forudindstillede skabeloner, der følger med ACT!. For eksempel indeholder et faxforside dine telefon- og faxnumre; en rapport har dit navn øverst; og et bogstav har dit navn nederst.
Hvis en andens oplysninger vises som den første kontaktpost, du ser, når du åbner din database, skal du udforske disse tre muligheder:
- Loggede du ind som dig selv? Hvis ikke, så gør det. Så når du åbner ACT! igen - logget ind som dig selv - din My Record vises.
- Ændrede du ved et uheld dine egne kontaktoplysninger? Hvis det er tilfældet, så skift det tilbage.
- Hvis du er 100 procent sikker på, at du er logget ind som dig selv og ikke har ændret dine kontaktoplysninger, er din database sandsynligvis beskadiget. Du bliver nødt til at udføre lidt HLR på din database.
Det er meget vigtigt at tage sig tid til at indtaste alle dine egne kontaktoplysninger. Hvis du ikke gør det, kan du opleve, at du mangler nøgleoplysninger, når du begynder at arbejde med skabeloner og rapporter. For eksempel, hvis du aldrig indtaster dit eget faxnummer, vises dit faxnummer ikke på faxforsideskabelonen, hvilket betyder, at du skal udfylde det, hver gang du sender en fax. Spar dig selv besværet, og udfyld din My Record med det samme.
Din My Record giver dig også mulighed for at bruge et par andre vigtige ACT! funktioner:
- Tilladelse til at udføre forskellige funktioner er baseret på sikkerhedsniveauet for din My Record.
- Kontakter, noter, historier, aktiviteter og muligheder, der er markeret som Private, kan kun ses af den Record Manager, der har oprettet dem.
- Hver gang du indtaster en ny kontakt, gruppe, virksomhed eller mulighed, vises dit navn som skaberen af denne kontakt.
- Når du sletter en kontaktperson, vises en historik for denne sletning i Historik-området i din My Record.
- Hver gang du føjer en note til en kontaktpost, vises dit navn som Record Manager for den note.
- Når du planlægger en aktivitet, knyttes dit navn automatisk til denne aktivitet.