I ACT! 2008, er det nemt at tilføje en fil til fanen Dokumenter og besværet værd. Fanen Dokumenter, som du kan finde i vinduerne Kontakter, Grupper eller Virksomheder, giver dig mulighed for at vedhæfte eller oprette en genvej til enhver og alle dine filer relateret til den aktuelle kontaktperson, gruppe eller virksomhed. Du kan tilføje eller oprette en genvej til et forslag oprettet i Excel, en kontrakt oprettet i Word eller endda en PDF-fil, som du har scannet ind på din computer.
Bare følg disse trin for at tilføje et dokument til fanen Dokumenter:
1. Vis den kontakt-, gruppe- eller virksomhedspost, som du vil tilføje et dokument til.
2. Klik på fanen Dokumenter.
3. Klik på knappen Tilføj dokument på ikonlinjen Dokumenter-fanebladet.
Du har to valg her:
• Fil: Ved at vælge denne mulighed kloner du faktisk den originale fil og tilføjer den til din ACT! database. Når du har tilføjet et dokument til fanen Dokumenter, kan du åbne filen direkte fra ACT! for at se, redigere eller udskrive. Fjernelse af en fil fra fanen Dokumenter fjerner ikke det originale dokument fra din computer og omvendt. Husk: Fordi den fil, du føjer til fanen Dokumenter, er en klon af originalen, vises ændringer, du foretager i det originale dokument, ikke i det klonede dokument, der findes på fanen Dokumenter, og de ændringer, du foretager i det klonede dokument, vises heller ikke. i originalen. Overvej at slette det originale dokument for at undgå forvirring.
• Genvej: Opretter en genvej, der linker tilbage til det originale dokument i stedet for at kopiere det. Placeringen af det originale dokument vises på fanen Dokumenter.
Stien Mine dokumenter er specifik for både maskinen og brugeren. Hvis du køber en ny computer eller ændrer brugeroplysningerne i din eksisterende, bliver dine genveje ugyldige. Overvej at oprette en ny Windows-mappe, såsom ACT-dokumenter, der kan genskabes på en ny computer og ses af en række brugere. Derudover kan fjerndatabasebrugere, der ikke har adgang til disse mapper, ikke se dokumentet.
Afhængigt af dit valg åbnes dialogboksen Vedhæft fil eller Vedhæft genvej.
4. Gå til det dokument, du vil tilføje, vælg det, og klik derefter på Åbn.
HANDLING! tilføjer dokumentet til din ACT! database og viser størrelse, type og dato for sidste ændring på fanen Dokumenter. Vedhæftede filer viser dokumentets navn; vedhæftede genveje viser stien til filen.
Dokumenter, som du tilføjer til fanen Dokumenter, bliver en del af din database, så brugere af fjernsynkronisering kan nu også få adgang til disse dokumenter. Du kan også tilføje en fil til fanen Dokumenter fra Windows Stifinder eller Denne computer ved at trække dokumentets ikon til fanen Dokumenter.