Personal Information Managers (PIM) og Contact Management Systems (CMS) blev introduceret i midten af 1980'erne. Både PIM- og CMS-systemer gjorde det muligt for dig at organisere navne, adresser og telefonnumre for alle dine forretningskontakter. PIM'er blev afløst af Sales Force Automation (SFA)-systemer i slutningen af 1980'erne. Produkter som ACT og GoldMine kombinerede oprindeligt planlægningsfunktioner med kontaktstyring. I midten af 1990'erne udviklede disse systemer sig til simple Customer Relationship Management (CRM) systemer, der forsøgte at involvere ikke kun sælgere, men også kundeservice og -ledelse.
Microsoft Dynamics CRM 3.0 (det er det officielle navn) er den næste generation af CRM-systemer. Microsoft CRM er baseret på .NET (udtales dot-net ) teknologi, banebrydende af Microsoft. Microsoft CRM har ikke kun funktionalitet til salg, kundeservice og nu markedsføring, det drager stor fordel af internettet, eller mere specifikt, webtjenester. Dette webservicefokus er det, der definerer .NET-strategien. Kort sagt gør webtjenester det muligt at integrere applikationer, hurtigt konfigurere til at opfylde dine forretningsbehov og udvide til både interne og eksterne brugere.
Microsoft CRM har en registreringstype eller entitet kaldet en kontakt. En kontakt er i denne forstand en person. Det er et koncept hentet fra Microsoft Outlook. Faktisk kan kontaktposter fra Outlook direkte overføres til kontaktposter i Microsoft CRM.
Microsoft CRM kalder virksomhedens optegnelser konti . Virksomheder (konti) og de personer, der arbejder på hver af dem (kontakter) kan relateres til hinanden i systemet.
En kontakt er en person, og en konto er en virksomhed. En kunde er enten en person eller en virksomhed.
Virksomhedsledere siger ofte, at deres vigtigste virksomhedsaktiv er deres database over kundeemner og kunder. Når man for øjeblikket ignorerer alle de kraftfulde værktøjer inden for CRM, er den mest basale ting, hvad der betaler sig hurtigst. Og den hurtige udbytte er resultatet af at have ét centralt, organiseret, tilgængeligt lager for al information om dine kunder og kundeemner. Selvom du aldrig opretter nogen arbejdsgangsregler, aldrig forbinder systemet med et websted eller aldrig automatiserer dit tilbudssystem, vil du være milevidt foran blot ved at organisere dine data i én sammenhængende database.
Du vil også gemme andre former for information i Microsoft CRM. Systemet bliver dit universelle referenceværktøj - din Rolodex, dit personalekartotek og dine Gule Sider på ét sted. Du vil også have optegnelser for leverandører, medarbejdere og konkurrenter.
Derudover rummer Microsoft CRM vigtige oplysninger, som vil hjælpe dig med at administrere og træffe bedre informerede beslutninger om din virksomhed. Disse oplysninger inkluderer muligheder for at spore dine salgscyklusser, cases til at spore kundeserviceproblemer og kampagner til at spore resultaterne af dine marketingkampagner.