HANDLING! 2007 Premium for Workgroups kommer med en fantastisk funktion - sikkerhed på feltniveau. Det betyder, at en administrator eller leder kan bestemme, hvilke felter brugere vil kunne se - og hvilke de ikke vil. Her er de tre adgangsniveauer:
- Fuld adgang: Brugere kan se og ændre dataene i et felt.
- Skrivebeskyttet: Brugere kan se dataene i et felt, men de kan ikke ændre dem.
- Ingen adgang: Brugere kan hverken se eller ændre dataene i et felt.
Der er to gode grunde til, at du vil begrænse adgangen til de forskellige felter i din database. For det første kan en bruger ved et uheld ændre en vigtig information, såsom et kontonummer. Og for det andet vil du måske begrænse de oplysninger, som en bruger kan få adgang til, såsom et kreditkortnummer.
Du spekulerer måske på, hvad der kommer først - hønen eller ægget. Heldigvis er det lidt nemmere at afgøre, om feltet eller adgangsretten kommer først. Du skal først oprette et felt og derefter sikre adgangen til det.
Når du har konfigureret feltet, er du klar til at tildele adgangsrettigheder til et felt:
1. Fra enhver ACT! skærm, vælg Værktøjer –> Definer felter.
Dialogboksen Definer felter åbnes.
2. Vælg det felt, som du vil begrænse adgangen til, og klik derefter på Field Security.
Vinduet Field Security vises.
3. Indstil standardtilladelsen for feltet.
Den nemmeste måde at indstille sikkerhedstilladelser på feltniveau på er først at bestemme, hvordan størstedelen af dine brugere vil få adgang til feltet. Sig for eksempel, at standardtilladelsen er indstillet til skrivebeskyttet. Det betyder, at hvis der ikke foretages andre ændringer, kan alle brugere af databasen se oplysningerne i feltet, men ikke ændre dem.
4. Vælg de brugere, som du vil ændre feltniveauadgang for, og klik derefter på Rediger.
Hvis du foretrækker det, kan du klikke på fanen Teams og redigere adgangsniveauet for et helt team.
5. Skift adgangsniveauet, og klik derefter på Anvend.
De brugere, du vælger i trin 4, skulle allerede være valgt. Når du har ændret deres adgangsniveau, kan du vælge yderligere brugere og tildele dem et andet adgangsniveau.
6. Klik på OK, når du er færdig med at tildele adgangsrettigheder på feltniveau til alle brugere.