Muligheder for datamigrering til Salesforce

Salesforce har en brugervenlig guide, der leder dig gennem import af dine kampagnemedlemsopdateringer, kundeemner, konti, kontakter og tilpassede objekter. Hvis du er systemadministrator eller har de rigtige profiltilladelser, kan du udføre disse opgaver for dine brugere.

For andre objekters gamle data (såsom muligheder, sager og aktiviteter), som du vil have i Salesforce, skal du indtaste oplysninger manuelt eller bruge Data Loader, som er et dataimport- og eksportværktøj, der følger med Enterprise og Unlimited udgaver til automatisk at migrere data til Salesforce.

Brug af Salesforce Dataimport-guiden

Dataimportguiden til import af kundeemner, konti, kontakter, løsninger og brugerdefinerede objekter er bekvemt placeret under integrationsoverskriften i Lightning Experience-opsætningen. Den har en brugervenlig grænseflade, der leder dig gennem import eller opdatering af poster.

Start af Salesforce Dataimport-guiden.

Hvis du er administrator, kan du også se en Importer-knap øverst til højre på fanehjemmesider. Hvis du f.eks. vil importere din virksomheds Leads, skal du klikke på fanen Leads og derefter klikke på knappen Importer, som er til højre for sidens viste listevisningstitel. Trin og tips til brug af importguiden til forskellige objekters registreringer varierer:

• Importer kundeemner: Kun en bruger med tilladelsen Importer kundeemner kan udføre denne handling.
• Importer kontakter og konti: Salesforce bruger den samme guide, som kan føre dig gennem import af kontakter og/eller konti. Individuelle brugere har også mulighed for at importere deres personlige kontakter og konti.
• Importer nye kampagnemedlemmer, eller opdater dem, når de er linket til en kampagne: Salesforce bruger den samme Dataimport-guide, men denne gang afslører kun Campaign Member-objektet for at opdatere marketingstatusser for Leads og Contacts.

Undersøgelse af Salesforce Data Loader

Datamigrering er en vanskelig sag. Data Loader er et lille klientprogram, der hjælper med at masseimportere eller masseeksportere data i format med kommaseparerede værdier (.csv). Du får adgang til dette værktøj ved at vælge Integrationer → Data Loader. Med dette værktøj kan du flytte data ind og ud af enhver type post i Salesforce, inklusive muligheder og tilpassede objekter. Data Loader understøtter indsættelse, opdatering, sletning og eksport af Salesforce-poster.

Som en berømt engang sagde, med stor magt følger også stort ansvar. Brug kun Data Loader, hvis du er fortrolig med at forstå, hvordan objekter, registreringer og arbejdsgange og/eller triggere relaterer til hinanden. Data Loader er et meget kraftfuldt værktøj til ikke-tekniske brugere. Du kan eksportere data, importere data, ved et uheld overskrive og slette en masse data og udløse en dominoeffekt af arbejdsgangsregler, hvis du ikke er forsigtig. Sørg altid for at lave en sikkerhedskopi af dataene, hvis du planlægger at lave en opdatering. Du kan være problemfri uden en sikkerhedskopi, indtil den ene gang er begået en fejl, og du ikke kan fortryde de tusindvis af felter, du har overskrevet.

Adskillige leverandører leverer også gennemprøvede ekstraktions-, transformations-, indlæsningsværktøjer (ETL'er), der gør dig i stand til at migrere poster til (eller fra) Salesforce, automatisk skrubbe og transformere data baseret på tilpasset logik, som du definerer, og tilføje disse poster, hvor det er relevant.

Uden at blive for teknisk forbinder eksperter data ved at bruge Salesforce-applikationsprogramgrænsefladen (API) for at gøre det muligt for dine tekniske folk at få adgang til data programmatisk. Den Salesforce-platformen bruges til at tilpasse eller integrere Salesforce at gøre endnu snazzier ting end hvad du kan gøre med det ud af kassen. Og før du lider af jargonoverbelastning, er en platform dybest set en samling regler og kommandoer, som programmører kan bruge til at fortælle et program - Salesforce, i dette tilfælde - at gøre visse ting. For at få adgang til Salesforce API skal du dog have Enterprise eller Unlimited Edition.

Migrering af dine ældre data til Salesforce

I forberedelsesfasen af ​​din implementering har du brug for en gennemtænkt og veldokumenteret plan for din datamigreringsstrategi. Denne plan skal indeholde detaljer om mål, ressourcer, uforudsete begivenheder og tidslinjer baseret på de forskellige trin i din plan. Her er nogle af de trin, du bør overveje.

Bestemmelse af dine datakilder

De fleste virksomheder har typisk en form for eksisterende kontakthåndteringsværktøj, en række regneark med andre kundedata og ofte kontaktoplysninger i brugernes e-mail-indbakker og produktivitetsapplikationer (for ikke at nævne Word-dokumenter og sticky notes).

Mens du gennemgår din forberedelse, skal du vurdere, hvad og hvor meget information der skal være i Salesforce. Her er nogle tips til dette trin:

• Skrald ind, skrald ud. Når du flytter til en ny bolig, kigger du som regel dit gamle hjems skabe igennem og beslutter dig for, hvad du skal have med dig, og hvad du skal smide ud. Flytning af data kræver samme type evaluering.
• Lav en liste. Katalog de forskellige datakilder, herunder hvilke typer poster, hvilket interval og hvor mange.
• Design en lagerplan. Arbejd sammen med dit CRM-projektteam for at bestemme, hvor forskellige oplysninger skal hen - og hvorfor.
• Tænk på timingen og rækkefølgen af ​​importen. For eksempel opretter mange virksomheder først brugerregistreringer, importerer derefter konti og kontakter, og til sidst migrerer og tilføjer muligheder.
• Hold det enkelt, hvis det er muligt. Jo mere kompliceret du gør migreringen, desto større indvirkning på din tidslinje. Vurder indsatsniveauet kontra den potentielle værdi af indsatsen.

Forbereder dine data til migrering til Salesforce

Rengør det nu, eller rens det senere. Nogle projektteams kan lide at "skrubbe" data, før de importeres til Salesforce. At identificere og flette dubletter gør det nemmere at finde den rigtige post. At rette uoverensstemmelser i dine data, såsom at sikre, at alle stat/provins-felter indeholder forkortelser på to tegn, gør rapporter mere nøjagtige.

Hvis dit ældre system ikke gør oprydning let, foretrækker du måske at bringe alle registreringerne ind i Salesforce først og derefter bruge Salesforce-dataadministrationsværktøjerne til at rense data senere. Risikoen er, at folk med de bedste intentioner stadig kan bukke under for den menneskelige natur og ikke ønsker at fokusere på oprydningsindsatsen, når først dataene allerede er i det nye system.

Uanset hvornår du gør det, er rengøring af data ikke glamourøst arbejde, men det skal gøres og bør gøres regelmæssigt. Her er et par tips, når du forbereder dine data:

• Eksporter til et simpelt format. Ofte er det nemmest at eksportere data til programmer som Microsoft Access eller Excel, hvormed du kan slette kolonner, sortere rækker og foretage globale ændringer.
• Stræb efter at bruge standardnavnekonventioner. Hvis forskellige datakilder refererer til konti med forskellige navne (f.eks. IBM versus International Business Machines), er det nu et godt tidspunkt at standardisere navngivning. Dette kan hjælpe med at undgå oprettelse af duplikatpost.
• Rediger eller tilføj felter i Salesforce for at understøtte migreringen. For eksempel, hvis din pipeline rapporterer spormargin pr. salgsmulighed, skal du opbygge et tilpasset salgsmulighedsfelt for at understøtte margindata.
• Hvis din eksisterende datakilde har unikke registrerings-id'er, skal du migrere disse id'er til et tilpasset skrivebeskyttet felt. Du kan altid slette eller skjule feltet på et senere tidspunkt. Ikke alene kan dette hjælpe dig med at bekræfte nøjagtigheden af ​​din migrering, men disse id'er kan også være nyttige til integration (især hvis du ikke planlægger at lukke den anden datakilde).
• Tilknyt dine datakolonner til feltnavne i Salesforce. For eksempel er feltet Firma i Microsoft Outlook typisk knyttet til feltet Konto i Salesforce. Nogle systemadministratorer omdøber endda kolonneoverskrifterne i migreringsfiler, så de nøjagtigt matcher feltnavne i Salesforce. Ved at gøre dette minimeres migrationsvanviddet.
• Tilpas dine data, så de passer til Salesforce-standarder (eller omvendt). Hvert felt i Salesforce har visse egenskaber, der kan omfatte størrelsesbegrænsninger, decimaltegn, datoformater og så videre.
• Tilføj en datakildekolonne til din importfil, og tilknyt den til et tilpasset felt i Salesforce. Ved at gøre dette kan du forsvare, hvor data kom fra.
• Tildel de korrekte ejere til poster, hvor det er muligt. Hvis du ikke har alle poster tildelt, vælger ejeren som standard den administrator, der udfører migreringen.
• Få accept fra interessenter af de filer, du har forberedt. Hvis du giver dem chancen for at anmelde, undgår du i hvert fald overraskelser.

Test af importen til Salesforce

Test, før du udfører den endelige migrering. Ofte opdager du ting, du savnede eller kunne forbedre. For eksempel kan felter være kortlagt forkert, eller du skal måske bare oprette nogle ekstra. Her er et par tips:

• Vælg et lille udsnit af væsentlige poster. Jo højere profiler optegnelserne er, jo bedre - især når de gennemgås af en interessent.
• Husk at slå arbejdsgange fra. Du ønsker ikke at genere andre brugere ved unødigt at advare dem, når testdata flyder gennem arbejdsgangsreglerne. Nogle af jer tror måske, at det er nyttigt at holde visse arbejdsgangsregler på, især hvis de blev bygget til at forhindre dårlige data i at komme ind. Dette er ikke sandt. Gør arbejdet i forvejen, og klargør dataene godt inden import.
• Gennemgå sidelayout. Overvej at justere sidelayouterne for at gøre det nemmere at validere dataimporten. Placer felter i Salesforce på lignende skærmplaceringer som dem i dine ældre systemer .

Analyse af testdataresultaterne

Når dine testdata er i Salesforce, skal du sammenligne dem omhyggeligt med din testfil for at sikre nøjagtighed og fuldstændighed. Her er et par tips til, hvordan du produktivt analyserer testdataresultaterne:

• Byg en tilpasset rapport, der giver dig mulighed for at se på registreringsdataene samlet.
• Åbn om nødvendigt en post, og sammenlign den med importfilen. Bekræft, at postens felter viser, hvad du synes, de skal vise.
• Byg en brugerdefineret visning fra en relevant fanes startside for at se dine importerede data lagt i kolonner på en listeside. Brugere kunne gå til en rapport, men en visning holder dem fokuserede.
• Valider dataene med udvalgte interessenter for at få deres feedback og støtte til, at testdataresultaterne ser korrekte ud. Det er ikke nok, at du tror, ​​at testimporten var nøjagtig. Dine slutbrugere er den ultimative test.
• Juster din proces, eller foretag ændringer i importfilen eller Salesforce baseret på resultaterne af testimporten. For eksempel har du måske glemt at tilknytte et felt, eller dataene blev ikke importeret korrekt på grund af et felts egenskaber.

Migrering af dine endelige data

Når du har analyseret testdataresultaterne, er du klar til at importere dine filer. Ja, det er en forenkling af, hvad der kunne være et kompliceret sæt opgaver, men den overordnede proces er afprøvet og sand.

Her er et par forslag til dette trin:

• Kommuniker forventninger med dine brugere. Hvis du flytter fra et system til et andet, kan du have en lapse, hvor data skal opdateres, før de går live.
• Gør det under nedetid. Hvis du har betydelige data, kan du overveje at køre migreringen uden for arbejdstiden. Især hvis systemet allerede er live for nogle grupper af brugere, kan dette undgå forvirring.
• Gem logfilerne for poster, der ikke blev importeret. Fejlmeddelelserne er ret intuitive, og du kan normalt se almindelige afvisningsårsager til, hvorfor visse poster ikke blev importeret. Sørg for at bruge tid på at afgøre, om afvisningen er forårsaget af et dataformaterings- eller kvalitetsproblem i modsætning til en irriterende arbejdsgangregel, som du ikke havde til hensigt at udløse.
• Byg dig selv en pude til fejl. Forsøg ikke at udføre migreringen dagen før salgstræning. Der kan ske noget uforudset, som forhindrer en vellykket gennemførelse.

Validering og udvidelse af dine data

På samme måde som ved at analysere resultaterne af testdataene, når dataene er blevet indlæst, skal du køre rapporter for at validere et krydsudvalg af poster for at sikre nøjagtighed og fuldstændighed. Hvis du kan, skal du sammenligne skærmbilleder i Salesforce med dem i dit ældre system.

Sørg for, at data er gemt i de rigtige felter, og at værdier giver mening. Hvis du ser en adresse i et telefonfelt, skal du rense dine data eller rette dit feltkortlægning. Stræb efter perfekt importerede data - men forvent også mindre end det.

Inden Salesforce udrulles, skal du tage det ekstra trin med manuelt eller automatisk at opdatere nogle registreringer for at imponere brugerne og skabe mere succes. Når du giver en demonstration eller træning, skal du vise brugerne disse fuldt indtastede eksempler og fortælle dem om potentialet for Salesforce.

Når du har alt i Salesforce, begynder det sjove!