Microsoft CRM indeholder foruddefinerede rapporter og diagrammer opdelt i fire hovedkategorier - salg, service, administration og marketing. Hver af disse kategorier indeholder rapporter, der viser information relateret til det specifikke område af Microsoft CRM. Husk, at nogle rapporter kan skjules for visse brugere, afhængigt af deres sikkerhedsroller, og nogle er bare ikke tildelt en kategori eller enhed:
- Salgsrapporter: Saml alle de aktiviteter, der er forbundet med et salg, fra leadet til det faktiske salg. Disse rapporter kan også give statistiske oplysninger om konti, leadkilder, konkurrenter og produkter.
- Servicerapporter: Giver statistisk information relateret til kontrakter og sager og sammendrag af videnbaseartikler. Disse rapporter giver hurtige analyser af, hvilke produkter der kræver mest support, og hvor dine servicerepræsentanter bruger mest tid.
- Administrative rapporter: Giv oversigtsoplysninger om dine Microsoft CRM-brugere. Denne sektion er et logisk sted at gemme tilpassede rapporter relateret til virksomhedsdækkende oplysninger, såsom en liste over alle medarbejdere, der deltager i din 401(k) plan.
- Marketingrapporter: Beskriv konti, kampagner, lead source-effektivitet og andre områder af interesse for marketingafdelingen. Rapporterne giver sammenfattende og detaljerede oplysninger på tværs af konti, kampagner og leadkilder.
Din systemadministrator, konsulent eller værditilvækst forhandler kan oprette brugerdefinerede rapporter og kan gøre en rapport tilgængelig i en eller flere kategorier, såvel som fra formularer til relaterede registreringstyper eller fra lister for relaterede posttyper.
Rapporter kan også tildeles til en enhed (sag, kontaktperson, konto, aktivitet og så videre) og kan ses fra denne enhed ved at klikke på knappen Rapporter på værktøjslinjen.
Hvis din sikkerhedsprofil forhindrer dig i at få adgang til data i Microsoft CRM, vil du ikke kunne se disse data i nogen rapport, du kører. Rapporteringsfunktionen respekterer sikkerhedsindstillinger.
Indstillingerne i din sikkerhedsprofil bestemmer, hvilke rapporter du kan se. Dette er et andet område, hvor Microsoft CRM skiller sig ud, ved at give dig mulighed for at konfigurere flerlags sikkerhedsadgang for dine medarbejdere. For eksempel kan du kun give din personaleafdeling adgang til rapporter, der indeholder fortrolige oplysninger, såsom lønninger og provisionssatser. Eller måske kan dine systemadministratorer begrænse adgangen til ressourcekrævende rapporter for at forhindre, at rapporterne bliver lanceret ved en fejl i løbet af dagen, når systemet allerede er optaget.
Du kan få adgang til rapporter i vinduet Rapporter eller, for de rapporter, der er knyttet til specifikke enheder som angivet, inde fra enhederne.
Sådan borer du ned i rapportens søgeresultater (hvilket er praktisk til disse nål-i-høstakken-søgninger):
1. Klik på knappen Arbejdsplads nederst i navigationsruden. Klik derefter øverst i ruden på Rapporter (under Mit arbejde).
Vinduet Rapporter vises. Husk, at du kun vil se de rapporter, som din sikkerhedsprofil giver dig mulighed for at se.
2. Udfyld feltet Søg efter, og klik på knappen Find.
Dette er den første metode, vi bruger til at reducere størrelsen af listen. Ved at indtaste tekst i feltet Søg efter vil kun rapporter med den tekst hvor som helst i displayet (det vil sige i kolonnen Rapportnavn, Rapporttype, Ændret til eller Beskrivelse) blive vist.
3. Klik på pilen ved siden af boksen Kategori, og vælg en kategori.
Dette er en anden måde at indsnævre rapporterne på, og det er praktisk, hvis du er en rapporttung virksomhed.
4. Klik på pilen ved siden af feltet Entity, og vælg en enhed.
Hvis du vælger en enhed, kan du finde rapporter, der er forbundet med den enhed. Du kan vælge mellem konti, sager, kampagnesvar, marketinglister, tilbud og mere.
5. Når du finder den rapport, du leder efter, skal du klikke på den for at fremhæve den.
6. For at køre den rapport, du lige har fremhævet, skal du klikke på Flere handlinger i vinduets værktøjslinje og vælge Kør rapport.
Dette åbner skærmbilledet Rapportfremviser, hvor du vil se en meddelelse om, at din rapport genererer. Så ser du selve rapporten.