En handling! 2007 rapportskabelon er inddelt i sektioner af information. Hver sektion har en sektionstitel, der vises i rapportskabelonen, men som ikke vises i selve rapporten. Du kan bestemme, hvilke felter du ønsker skal vises i hver given sektion. En rapportskabelon består af fem hovedafsnit; du kan ikke slette eller ændre rækkefølgen af sektionerne, men du kan skjule en sektion, hvis du ikke ønsker, at den skal vises i din rapport.
De fem hovedafsnit er
- Rapporthoved : Oplysninger, der vises øverst på rapportens første side, såsom rapportens titel og skaber
- Sidehoved: Oplysninger, der vises øverst på hver side, såsom kolonneoverskrifter
- Detalje: Område, der indeholder et eller flere af dine kontakt- eller gruppefelter
- Sektionen Detalje er rapportens kød og kartofler - hvor du finder relevante oplysninger, såsom kontaktens navn, adresse og telefonnummer.
- Sidefod: Oplysninger, der vises nederst på hver side i din rapport, såsom dato og sidenummer
Du kan ændre størrelsen på en sektion for at give plads til yderligere felter ved at trække den vandrette grå linje (der vises nederst i sektionen) lavere på skabelonen.
Når du har rodet med din rapportskabelon og har den præcis, som du vil have den, så glem ikke at ændre størrelsen på hver sektion tilbage til den oprindelige størrelse - eller lukke den så meget som muligt. Alle tomme områder i et afsnit vises som tomme områder i din rapport!
Ændring af rapportsektioner
De fleste af jer vil være meget glade for at stole på de fem standardrapportsektioner. Men fra tid til anden ønsker du måske at blive lidt mere avanceret. Måske vil du liste hver af dine kontakter alfabetisk efter efternavn, grupperet efter by. Du skal oprette underafsnit i din rapport for at opnå dette. Ikke et problem; her er alt hvad du skal gøre:
1. Dobbeltklik på en sektionsoverskrift i rapportdesigneren.
Dialogboksen Definer sektioner åbnes. Bemærk, at du ud over at tilføje underafsnit også kan vælge et par andre muligheder:
• Sideskift: Angiver, om du vil have hver sektion vist på et nyt ark papir eller starte et nyt ark i slutningen af et afsnit
• Skjul hvis tom: Lukker en sektion op, hvis der ikke er nogen oplysninger i den
• Tillad sektion at gå på tværs af flere sider: Tillader en lang sektion at fortsætte til flere sider
2. Klik på knappen Tilføj for at tilføje et nyt afsnit til rapporten.
Dialogboksen Vælg et felt, der skal grupperes efter, åbnes.
3. Vælg det felt, du vil bruge til at gruppere din rapport, og klik derefter på OK.
4. Vælg en stigende rækkefølge i dialogboksen Definer sektioner.
Når du har valgt det felt, du ønsker at gruppere med i trin 3, vender du tilbage til dialogboksen Definer sektioner. Det nye underafsnit er fremhævet, og du kan angive, om det nye underafsnit vises i stigende eller faldende alfabetisk rækkefølge.
Når du har oprettet en ny undersektion, kan du placere så mange felter på den, som du har brug for.
Skjuler en rapportsektion
Der kan være tidspunkter, hvor du vil skjule en sektion. Sig for eksempel, at du vil have en rapport, der tæller antallet af kontakter i hvert af dine ID/Status-felter. Teoretisk set, ACT! skal angive alle disse kontakter, så de kan tælles, men du vil virkelig ikke se alle disse kontakter, fordi du kun er interesseret i at se en total. Selvom du ikke kan fjerne nogen af standardrapportskabelonafsnittene, kan du skjule dem, hvilket giver dig det samme resultat.
For at skjule et afsnit
1. I rapportdesigneren skal du åbne vinduet Egenskaber ved at vælge Vis –> Egenskabsvindue.
2. Vælg navnet på den sektion, du ønsker at skjule.
3. Klik på egenskaben Visible i vinduet Egenskaber, og skift den til Nej.
Selvom du stadig kan se afsnittet i rapportdesigneren, vises det ikke i dine færdige rapporter.