Zveřejnění pomocí veřejných složek v aplikaci Outlook 2002

Pokud používáte aplikaci Outlook 2002 v síti Microsoft Exchange, můžete použít veřejné složky. Veřejné složky jsou místa, na která se může dívat a přidávat položky celá skupina lidí. Můžete mít veřejnou složku pro úkoly nebo kontakty. Můžete také vytvořit veřejnou složku, která obsahuje zprávy, podobně jako vaše Doručená pošta, kromě toho, že každý může přidávat zprávy a číst stejnou sadu zpráv. Tento druh uspořádání se často nazývá nástěnka; odešlete zprávu, někdo na ni odpoví, třetí strana pak odpoví vám oběma atd. Je to metoda vedení skupinové konverzace, aniž by byly všechny strany konverzace dostupné současně.

V aplikaci Outlook vypadají veřejné složky stejně jako všechny ostatní složky. Veřejná složka může obsahovat seznam kontaktů, který sdílí celá společnost, nebo seznam úkolů, který používá celé oddělení. Můžete nastavit veřejnou diskusní složku pro probíhající skupinovou konferenci o tématech, která zajímají každého, kdo sdílí složku, jako jsou aktuální zprávy společnosti. Pro shromažďování názorů na rozhodnutí, která je třeba učinit, nebo jako vnitropodnikový systém inzerátů můžete využít i složku veřejné diskuze. Jako složku můžete uspořádat jakýkoli druh informací, které si chcete vyměňovat mezi skupinami lidí ve vaší síti.

Když klepnete na veřejnou složku, zobrazí se seznam položek, který vypadá jako seznam e-mailových zpráv, kromě toho, že všechny zprávy jsou adresovány do složky, nikoli na osobu. Ve veřejné složce můžete změnit zobrazení položek, přidat položky nebo odpovědět na položky, které zadal někdo jiný.

Zobrazení veřejné složky

Vaše společnost může udržovat veřejnou složku pro probíhající online diskusi o důležitých otázkách ve vašem podnikání nebo jako firemní nástěnku pro oznámení o aktivitách, výhodách a dalších novinkách.

Chcete-li zobrazit veřejnou složku, postupujte takto:

1. Zvolte View–> Folder List nebo klikněte na tlačítko Folder List na panelu nástrojů.

Zobrazí se seznam složek (viz obrázek 1).

Obrázek 1: Seznam složek s veřejnými složkami.

2. Klikněte na název složky, kterou chcete zobrazit.

Zobrazí se seznam položek ve složce.

Poklepáním na název libovolné položky, kterou vidíte, můžete zobrazit obsah této položky.

Přidávání nových položek

Mnoho veřejných složek je organizováno jako otevřené diskuse, do kterých může kdokoli vložit své dva centy. Všechny zprávy může číst kdokoli, takže je každý čte a odpovídá na všechny ostatní. Pokud si prohlížíte složku a zjistíte, že je plná zpráv od různých lidí, kteří si navzájem odpovídají, díváte se do diskusní složky.

Chcete-li přidat nové položky do veřejné složky, postupujte takto:

1. Zvolte View–> Folder List nebo klikněte na tlačítko Folder List na panelu nástrojů.

Zobrazí se seznam složek.

2. Klepněte na název složky.

Zobrazí se seznam zpráv ve složce.

3. Zvolte Soubor–>Nový–>Umístit do této složky.

Zobrazí se formulář Nová položka (viz obrázek 2).

Obrázek 2: Formulář Nová položka.

4. Zadejte předmět a svou zprávu.

5. Klepněte na Odeslat.

Nyní je vaše zpráva součástí seznamu položek ve složce.

Odpovídání na položky v existující složce veřejné diskuze

Dobré vychování a zdravý rozum říkají, že pokud se chcete zapojit do diskuze, nejlépe uděláte, když budete reagovat na to, co říkají ostatní členové diskuse. Ale buďte hodní – nehořejte. Zveřejňování ošklivých odpovědí lidem v online diskusní skupině se nazývá plamenné . Flaming není dobře hodnocený, ale také není neobvyklý. Flaming vytváří online konverzace, kterých se většina lidí nechce účastnit. K čemu je dobrá diskuse, když nikdo nemluví? Kromě toho, plameny na pracovišti vás mohou vyhodit. Tak se zchladit.

Když se účastníte diskusí o veřejných složkách v práci, předpokládejte, že každý ve společnosti – od nejvyšších představitelů až po nejnovější brigádníky – si přečte, co jste napsali. Kontrolujte si pravopis, NEPIŠTE VELKÝMI PÍSMENY (VYPADÁ SE, ŽE KŘIČÍTE) a buďte opatrní v tom, co říkáte a jak to říkáte. Stejná pravidla platí pro e-mail mezi kancelářemi; nevíte, kdo čte, co posíláte.

Chcete-li odpovědět na položky ve složce veřejné diskuze:

1. Poklepejte na položku, na kterou chcete odpovědět.

Položka se otevře, abyste si ji mohli přečíst.

2. Klepněte na tlačítko Odeslat odpověď na panelu nástrojů.

Zobrazí se formulář odpovědi na diskuzi. Text zprávy, na kterou odpovídáte, je již umístěn ve formuláři (viz obrázek 3).

Obrázek 3: Pomocí formuláře Odpověď do diskuse přidejte své komentáře do veřejné diskuse.

3. Zadejte předmět a odpovězte.

Vaše odpověď se zobrazí v jiné barvě než původní text.

4. Klikněte na Odeslat.

Vaše položka se připojí k seznamu položek diskuse.

Přesouvání položek do veřejné složky

Ne všechny veřejné složky jsou diskusní složky. Veřejné složky mohou být navrženy tak, aby obsahovaly jakýkoli typ položky. Můžete sdílet seznamy úkolů, kalendáře nebo soubory jiných typů. Položku veřejné složky nemusíte vytvářet ve složce, kam chcete, aby položka skončila. Úkol můžete vytvořit například ve svém vlastním seznamu Úkoly a poté jej přesunout do veřejné složky úkolů.

Přesunutí položek do veřejné složky:

1. Klepněte pravým tlačítkem na položku, kterou chcete přesunout.

Zobrazí se nabídka, jak je znázorněno na obrázku 4.

Obrázek 4: Příprava na přesun položky do složky.

2. Klepněte na Přesunout do složky.

Zobrazí se dialogové okno obsahující seznam složek.

3. Klepněte na složku, do které chcete odeslat položku.

Název složky, na kterou jste klikli, je zvýrazněn.

4. Klepněte na tlačítko OK.

Vaše položka se přesune do nové složky.

Pro veřejný záznam

Možná používáte veřejné složky, aniž byste o tom věděli. V Outlooku vypadají všechny složky stejně, ať už je vytvoříte sami na svém počítači, nebo jsou v podnikové síti či internetu. Vše, co opravdu potřebujete vědět o veřejných složkách, je, že jsou veřejné, takže kdokoli, kdo má přístup k veřejné složce, může vidět, co do této veřejné složky odešlete. Můžete také vytvořit své vlastní veřejné složky; ověřte si u správce systému, zda máte práva k vytváření veřejných složek a kam je umístit.