Jak vytvořit e-mailová upozornění pro skupinu SharePointu

Pokud vás RSS nebaví, můžete si vytvořit upozornění, že chcete dostávat e-mailová upozornění, když se aplikace SharePoint změní. Upozornění jsou skvělým způsobem, jak sledovat změny, které vaši spoluhráči provádějí v dokumentech a položkách.

K vytváření upozornění potřebujete oprávnění k vytváření upozornění. Toto oprávnění je obvykle uděleno s přednastavenou konfigurací skupiny Site Members SharePoint.

Chcete-li vytvořit upozornění pro aplikaci, postupujte takto:

Přejděte do aplikace, ve které se chcete přihlásit k odběru upozornění, a poté klikněte na rozevírací tlačítko Upozornit mě v části Sdílet a sledovat na kartě Knihovna na pásu karet (u aplikací založených na knihovnách) nebo na kartě Seznam na pásu karet. (pro aplikaci založenou na seznamu).
Pokud nevidíte tlačítko Upozornit, je pravděpodobné, že váš administrátor nenakonfiguroval nastavení odchozí pošty. Pokud nastavení odchozí pošty není nakonfigurováno v Centrální správě, pak se tlačítko Upozornit uživatelům jednoduše nezobrazí. Pokud však používáte SharePoint Online, odchozí e-mail již byl nakonfigurován společností Microsoft a můžete začít.

Z rozevíracího seznamu vyberte Nastavit upozornění na tuto knihovnu.
Zobrazí se okno Nová výstraha.
Můžete se přihlásit k odběru upozornění na položku nebo dokument tak, že vyberete položku nebo dokument a vyberete možnost Upozornit na kartě Položky na pásu karet.

Do textového pole Název výstrahy zadejte název výstrahy.
Udělejte z názvu něco smysluplného ve vaší doručené poště, například Documents Modified Today – Budget Team Site . Jinak nemáte žádný smysluplný způsob, jak rozlišit jedno upozornění od druhého.

Do textového pole Odeslat upozornění zadejte kromě vás jména lidí, kteří by měli upozornění obdržet.
Správně, můžete se přihlásit k odběru upozornění pro ostatní! Musíte mít oprávnění ke správě upozornění, které je ve výchozím nastavení uděleno vlastníkům webu.
Organizace a vlastníci stránek mohou chtít přihlásit k odběru upozornění více uživatelů, aby měli jistotu, že dostávají důležité aktualizace, a také je povzbudit, aby přispívali do diskusního fóra, blogu nebo wiki. Uživatelé se stále mohou odhlásit úpravou nastavení v nastavení upozornění.

V části Způsob doručení vyberte, zda chcete dostávat upozornění prostřednictvím e-mailu nebo textové zprávy na váš mobilní telefon.
Textové zprávy vyžadují, aby správce SharePointu nakonfiguroval tuto službu prostřednictvím třetí strany, takže možná nebudete moci odesílat upozornění do telefonu.

V části Typ změny vyberte možnost, která odpovídá typu oznámení, která chcete dostávat — Všechny změny, Nové položky jsou přidány, Existující položky jsou změněny nebo Položky jsou odstraněny.
Pokud jste odpovědní za správu aplikace, měli byste obdržet upozornění, kdykoli budou položky smazány.

V části Odeslat upozornění na tyto změny vyberte, kdy chcete upozornění dostávat.
Možnosti, které zde vidíte, se liší podle druhu aplikace, se kterou pracujete. Aplikace Úkoly vám například umožňuje přijímat upozornění, když je úkol označen jako Dokončeno nebo kdykoli se změní úkol s vysokou prioritou.

V části Kdy posílat upozornění zvolte frekvenci zasílání upozornění.
Můžete je dostávat okamžitě, jednou denně nebo jednou týdně. Denní souhrny jsou pěkné; jinak pravděpodobně dostanete příliš mnoho e-mailů.

Kliknutím na OK vytvoříte upozornění.

Podívejte se na tento příklad konfigurace upozornění.

Obdržet e-mail, když se seznam nebo knihovna změní.

Kdykoli uživatelé řeknou, že potřebují pracovní postup, aby obdrželi upozornění, zkuste nejprve upozornění. Byli byste překvapeni, jak často výstrahy poskytují potřebné možnosti.

Pokud má vaše aplikace osobní nebo veřejné zobrazení, které obsahuje filtr, můžete se přihlásit k odběru změn pouze tohoto zobrazení. Řekněme například, že chcete být informováni prostřednictvím textové zprávy, když má položka v aplikaci Sledování problémů nastavenou prioritu na Vysoká. Vytvořili byste zobrazení, které filtruje v aplikaci problémy s vysokou prioritou. Vyberte filtrované zobrazení v části Odeslat upozornění na tyto změny při vytváření upozornění a budete dostávat upozornění, když položky splňují kritéria filtru.

Abyste mohli přijímat upozornění, musíte mít ve svém profilu SharePoint nakonfigurovanou e-mailovou adresu. Pokud je váš server SharePoint umístěn ve vaší síti, obvykle to není problém. Office 365 však nemusí být integrován s vaší sítí a e-mailovými informacemi. V těchto situacích může váš administrátor buď ručně nakonfigurovat vaši e-mailovou adresu, nebo vám k tomu udělit oprávnění.

Všechna svá upozornění můžete spravovat z jediné stránky, místo abyste procházeli jednotlivými seznamy. Chcete-li spravovat všechna upozornění, která máte na daném webu, a upravit je nebo odstranit, postupujte takto:

Přejděte do aplikace, ve které jste aktuálně přihlášeni k odběru upozornění.

Na kartě Seznam na pásu karet v části Sdílet a sledovat vyberte Upozornit mě → Spravovat moje upozornění.

Vyberte odkaz na správný název výstrahy.
Zobrazí se stránka Spravovat moje upozornění na této stránce se všemi možnostmi, které jste viděli při prvním vytvoření upozornění. Změňte nastavení podle potřeby.
Nenastavili jste upozornění na začátek? Stále můžete číst nastavení a měnit volby (viz seznam předchozích kroků). Pokud bylo upozornění vytvořeno pro více uživatelů současně, vaše změny neovlivní nastavení upozornění pro ostatní.

Kliknutím na OK upravíte výstrahu podle svých nových nastavení nebo kliknutím na Smazat výstrahu odstraníte.
Odstraněním upozornění, které bylo vytvořeno pro vás, nesmažete upozornění od ostatních uživatelů, kteří jsou ve skupině, pro kterou bylo upozornění vytvořeno.

Pokud jste správcem webu, můžete spravovat upozornění všech na webu kliknutím na odkaz Upozornění pro uživatele v části Správa webu na stránce Nastavení webu.