Zobrazení kontaktů aplikace Outlook podle skupiny

Seznamy kontaktů mohou po chvíli trvat pěkně dlouho; snadno nasbíráte pár tisíc kontaktů za pár let. Seřazení tak dlouhého seznamu znamená, že pokud hledáte věci začínající například písmenem M, musíte jít asi tři stopy pod spodní část obrazovky monitoru, abyste daný kontakt našli, bez ohledu na to, co děláte.

Skupiny jsou odpovědí (ne, nemusíte se registrovat do Outlooku Anonymous). Aplikace Outlook již nabízí několik předdefinovaných seznamů, které používají seskupování.

V Outlooku můžete použít několik typů zobrazení:

• Seřazený seznam: Tento pohled je jako balíček hracích karet rozložených v číselném pořadí, počínaje dvojkami, pak trojkami, pak čtyřkami a tak dále až po obrázkové karty.

• Seskupený pohled: Tento pohled je jako vidět karty uspořádané se všemi srdíčky v jedné řadě, pak se všemi piky, pak s diamanty a pak s kluby.

• Další zobrazení: Outlook má také několik dalších typů zobrazení, které se nevztahují na kontakty, jako jsou časová osa a adresní karty.

Shromažďování položek podobného typu do skupin se vám může hodit pro úkoly, jako je hledání všech lidí na vašem seznamu, kteří pracují pro určitou společnost, když chcete poblahopřát k novému podnikání. Protože uživatelé aplikace Outlook často považují seskupování podle společnosti za užitečné, je zobrazení Podle společnosti v aplikaci Outlook nastaveno jako předdefinované zobrazení.

Chcete-li použít zobrazení Podle společnosti, postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Kontakty v navigačním podokně.

Otevře se modul Kontakty se zobrazeným aktuálním zobrazením.

2. Vyberte zobrazení Podle společnosti ze seznamu v navigačním podokně.

Každý šedý pruh označený Company: (název společnosti) má vlevo malý rámeček se znaménkem plus nebo mínus. Kliknutím na znaménko plus zobrazíte další jména pod hlavičkou společnosti; znaménko minus znamená, že nejsou k dispozici žádné další položky.

3. Klepnutím na ikonu plus zobrazíte položky společnosti uvedené na šedé liště.

Toto seskupování se opravdu hodí, pokud při vytváření položek přiřadíte svým kontaktům kategorie. Pokud jste chytří v tom, jak používáte a přidáváte kategorie, které odpovídají práci, kterou děláte, může vám seskupování podle kategorií ušetřit spoustu času.

Pokud předdefinovaná skupinová zobrazení nevyhovují vašim potřebám, můžete položky seskupit podle téměř čehokoli, co chcete, za předpokladu, že jste zadali data.

Chcete-li zobrazit zobrazení Podle kategorie, postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Kontakty v navigačním podokně.

Zobrazí se zobrazení Kontakty.

2. Vyberte zobrazení Podle kategorie ze seznamu v navigačním panelu.

Každý šedý pruh má na levé straně ikonu se znaménkem plus nebo mínus, za nimiž následuje Kategorie: (název kategorie). Mínus označuje, že pod tímto nadpisem kategorie nejsou skryty žádné položky; plus znamená, že je k dispozici více záznamů.

3. Klepnutím na ikonu znaménka plus zobrazíte další položky pro kategorii uvedenou na šedém pruhu.

Seskupování je dobrý způsob, jak spravovat všechny položky aplikace Outlook, zejména kontakty. Jakmile se naučíte používat skupiny, můžete ušetřit spoustu času při hledání věcí.