Zjištění, jak SharePoint 2003 přidává obchodní hodnotu

Pokud váháte tam a zpět s implementací SharePointu, přečtěte si některé konkrétní způsoby, jak může tento nástroj pro vytváření týmových webů přidat hodnotu vašemu podnikání.

Hledání vás může stát

Všechen ten čas, který vaši zaměstnanci stráví hledáním formulářů, souborů a telefonních čísel, se sčítá. Nemluvě o čase, který vaši zaměstnanci tráví trolováním po kanceláři hledáním nejnovější verze image značky nebo zásad společnosti týkající se (například) osobních telefonních hovorů na mobilních telefonech poskytnutých společností. Udržujte své zaměstnance u svých stolů a při práci pomocí SharePointu, který jim poskytne referenční informace, které potřebují.

Samoobsluha šetří peníze

Vaše organizace může ušetřit peníze tím, že nebude reprodukovat a distribuovat papírové dokumenty, jako jsou brožury a prezentace, pro interní distribuci. Posílání papírových kopií je drahé a plýtvání. Mohli byste posílat elektronické kopie e-mailem, ale pak byste zatěžovali svůj e-mailový server a zatěžovali příjemce rozhodováním, zda (a kam) uložit přiložený soubor.

Přeskočte všechny ty nesmysly a použijte SharePoint k ukládání a distribuci elektronických verzí vašich dokumentů:

• K ukládání elektronických verzí souborů používejte knihovny dokumentů, obrázků a formulářů.

• Odeslat hypertextový odkaz na soubor e-mailem.

• Vytvořte výpis na domovské stránce portálu a oznamte všechny dlouho očekávané dokumenty, jako je marketingový plán na příští rok.

Odesláním hypertextového odkazu na soubor uložený v knihovně SharePoint se vaši zaměstnanci nemusí starat o to, kam uložit elektronický nebo papírový soubor. Mohou přidat hypertextový odkaz do svých osobních seznamů hypertextových odkazů na Můj web. Až si příště budou chtít připomenout prezentaci z prodejního semináře z minulého čtvrtletí, nemusí to být dále než stránka Můj web.

Přemostění vašich ostrovů

Struktura společnosti často umožňuje vytvářet ostrovy informací. Bohužel je to často právě tato struktura, která brání v produktivitě vašich zaměstnanců nebo jim brání v hledání spokojenosti zákazníka. Namísto prohlížení společnosti z hlediska jejích funkčních oddělení (jako je marketing a účetnictví) použijte SharePoint k propojení ostrovů a přerušení řetězců vaší formální struktury výkaznictví. Zde je návod, jak funkce SharePointu pomáhají dokončit práci:

• Flexibilita týmu: Týmové weby můžete použít k vytvoření vyhrazeného pracovního prostoru pro tým bez ohledu na fyzické umístění členů týmu nebo toho, kdo komu podléhá.

• Spolupráce zaměřená na dokumenty : Můžete zaměstnancům umožnit spolupráci na dokumentu, jako je aktualizovaná příručka zásad lidských zdrojů, pomocí pracovního prostoru dokumentů.

• Home Sweet Pracovní prostor schůzek: Pracovní prostory schůzek můžete použít k podpoře schůzek (jednotlivě nebo v sérii) s centrálním místem pro všechny přidružené účastníky, programy a úkoly.

• Zobrazení obchodních procesů: Své obchodní procesy můžete zdokumentovat tak, že je umístíte na týmový web, kde je může vidět a používat celá společnost nebo tým.

• Formalizovat neformální: Můžete se ponořit do svých oddělení a přenést tabulky, zásady a formuláře oddělení do SharePointu.

Odeslání jednotné zprávy

Pomocí portálu sdělte svým zaměstnancům společnou vizi vašeho podnikání prostřednictvím následujících prvků:

• Domovská stránka: Sdělte hodnotu sdělení, jako je prohlášení o vizi společnosti, umístěním přímo na domovskou stránku portálu, aby je mohl vidět každý.

• Navigace: Použijte navigační funkce svého portálu k nasměrování zaměstnanců k informacím o produktech a propagačních akcích.

• Výpisy: Použijte výpisy – odkazy a oznámení – na vašem portálu k nasměrování pozornosti zaměstnanců na interní týmové weby a novinky společnosti, kterých chcete, aby si všimli.

• Publikum: Cílové skupiny zaměstnanců, jako jsou nadřízení nebo všichni v zákaznickém servisu, se seznamy, které posilují sdělení, jako je hodnota upsellingu.

• Vzhled a dojem: použijte barevné schéma a branding portálu proměnit Váš portál SharePoint z neosobního kus softwaru na zdroje pro vnitřní zprávy společnosti a informace.

Vytváření pocitu společenství

Pomocí SharePointu udržujte své zaměstnance v aktuálním stavu s oznámeními o novorozencích a nových náborech. Vy nebo vaši zaměstnanci možná budete chtít použít SharePoint k vytvoření společné jízdy nebo nalezení kamaráda na oběd.

Snížení nákladů na informační systémy

Představte si snížení počtu domácích řešení pro oddělení, která používají tabulky a databáze Accessu. Nahrazením těchto seznamů a knihoven v SharePointu dosáhnete několika okamžitých vylepšení:

• Snadná administrace: Vaše podniková řešení budou konzistentnější – což usnadňuje jejich správu, podporu, zálohování a obnovu než desítky jednorázových řešení připravených tabulkovými žokeji.

• Usnadnění, přenositelnost a opětovné použití: Data uložená v seznamech a knihovnách SharePointu se ukládají do databáze SQL Server. Důležité informace nejsou uzamčeny v tabulce, kterou používá pouze jedno oddělení.

• Vyšší zabezpečení: SharePoint poskytuje vestavěný model zabezpečení a oprávnění, který staví na vašich stávajících investicích do služby Active Directory. Ještě lepší je, že vaše oddělení mohou tento model používat ke správě toho, kdo má k čemu přístup – aniž byste museli volat na technickou podporu.

• Schopnost eliminovat klienty Office: Díky použití seznamů a knihoven v SharePointu možná nebudete muset mít na všech klientských počítačích nainstalované aplikace Office, jako je Excel. Lidé mohou používat prohlížeč k vyhledávání dat (nebo přidávání dat do seznamu) na SharePointu. Tento seznam lze dokonce propojit s tabulkou, která se aktualizuje, zatímco jiný uživatel přidává data pomocí prohlížeče.

• Zjednodušené plánování: Díky tomu, že veškerý tento obsah je pod jednou střechou a na radaru, je plánování vaší kapacity výrazně zjednodušeno.

• Školicí pomůcka: Protože SharePoint poskytuje konzistentní vzhled a dojem, školení je jednodušší.