Vytvoření jednotného seznamu obchodních kontaktů v aplikaci Outlook 2003

Databáze obchodních kontaktů se neustále mění, ale Outlook 2003 může pomoci udržet pořádek. Ať už jde o zákazníky nebo dodavatele, lidé přicházejí a odcházejí, telefonní čísla se mění, lidé jsou povyšováni a tak dále. Udržování aktuálního seznamu kontaktů je výzvou, která se zintenzivňuje, když vezmete v úvahu polohu. Dost často je seznam rozdělen mezi fakturační systém, nákupní oddělení a různé archivy každého prodejce (Rolodex, počítače Pocket PC a dokonce i vizitku zapomenutou v horní zásuvce). Bez aktualizované databáze nemůžete dobře komunikovat se svými zákazníky.

Zde je několik možných řešení tohoto problému:

• Použijte svůj seznam kontaktů jako databázi zákazníků a dodavatelů. Při své práci aktualizujte jakékoli informace, jakmile je obdržíte.

• Jako seznam společností použijte seznam kontaktů jedné osoby. Udělejte z toho firemní pravidlo: Všechny nové aktualizace, které kdokoli obdrží (jako je vizitka, telefonát s novými informacemi nebo e-mail), jdou k jedné centrální osobě pro aktualizaci databáze.

• Vytvořte veřejný seznam na serveru Exchange a vyberte osobu, která bude správcem seznamu. Můžete použít Business Contact Manager verze 2.0, což je bezplatný doplněk aplikace Outlook v edicích Office Professional a Small Business. Firemní kontakty a účty můžete sdílet jako jeden seznam se zbytkem vaší společnosti.

Měli byste okamžitě aktualizovat změny adresy a přidat nové kontaktní údaje. První možnost je dobrá, když pracujete sami. Druhá možnost funguje, když nemáte k dispozici server Exchange nebo nepoužíváte Business Contact Manager verze 2.0. Nejlepší možností je ta třetí, protože seznam kontaktů je k dispozici celému týmu kdykoli a kdekoli s přístupem Outlook Web. Jednoduše zadáte nové kontakty do seznamu kontaktů, uložíte je a poté je odešlete jako vizitku vCard správci seznamu kontaktů následovně:

1. Otevřete uložený kontakt.

2. Vyberte Akce, Předat dál jako vCard.

Otevře se nový e-mail s připojenou vizitkou vCard.

3. Odešlete jej správci seznamu kontaktů.

Správce seznamu kontaktů obdrží e-mail a může jednoduše přetáhnout vCard z e-mailu do seznamu kontaktů.

Přidání kontaktu tímto způsobem automaticky zaznamená datum vytvoření kontaktu (pomocí názvu pole Vytvořeno) a zachová datum poslední změny (pomocí pole Změněno). Chcete-li tyto informace sledovat, můžete si přizpůsobit zobrazení kontaktů tak, aby zahrnovalo pole Vytvořeno a Upraveno.

Kontaktní informace pravděpodobně obdržíte z několika zdrojů, jako je interní prodejní systém, každý prodejce nebo manažerský tým. Spojení kontaktu s osobou, která jej vytvořila, usnadňuje sledování.

Můžete použít kategorie, které vám pomohou sledovat tyto informace:

1. Vytvořte novou kategorii pro každého člena prodejního týmu.

2. Vložte nový kontakt do seznamu.

3. Otevřete kontakt a klikněte na tlačítko Kategorie.

Zobrazí se dialogové okno Kategorie.

4. Vyberte kategorii Jméno odesílatele a uložte kontakt.

Kontakt je spojen s jeho zdrojem.