Vytvoření e-mailové zprávy v aplikaci Outlook

V mnoha ohledech je elektronická pošta lepší než běžná papírová pošta (známá milovníkům e-mailu také jako šnečí pošta ). E-mail je doručován mnohem rychleji než papírová pošta – téměř okamžitě. (Rychlé doručení je opravdu užitečné pro blahopřání k narozeninám na poslední chvíli, pokud občas zmeškáte důležité datum.) E-mail je také neuvěřitelně levný; ve skutečnosti je to většinu času zdarma.

Rychlý a špinavý způsob, jak vytvořit zprávu

Vytvoření nové zprávy je šíleně snadné. Pravděpodobně na to přijdete bez pomoci, ale zde je nápověda: Spusťte Outlook, klikněte na tlačítko Nový, zadejte adresu do pole Komu, předmět do pole Předmět, zprávu do pole zprávy a klikněte na Odeslat. (Ten jsi přibil, že? Bylo to snadné nebo co?)

Pomalý, úplný způsob, jak vytvořit zprávu

Můžete dát přednost podrobnějšímu přístupu k vytvoření e-mailové zprávy. Pokud máte jen jeny na luxusní e-mail – zvláště pokud chcete využít každé zvonění a píšťalku, kterou Outlook může přidat do vaší zprávy – postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Pošta v navigačním podokně (nebo stiskněte Ctrl+1).

Zobrazí se E-mailová schránka.

2. Zvolte Soubor—>Nový—>E-mailová zpráva (nebo stiskněte Ctrl+N).

Zobrazí se formulář Nová zpráva.

3. Klepněte na textové pole Komu a zadejte e-mailovou adresu osoby, které zprávu posíláte.

Můžete také kliknout na samotné tlačítko Komu, najít jméno osoby, které zprávu posíláte, v adresáři a poté kliknout na OK.

4. Klepněte na textové pole Kopie a zadejte e-mailové adresy lidí, kterým chcete poslat kopii zprávy.

Pokud posíláte zprávy více lidem, oddělte jejich adresy; můžete použít buď čárky nebo středníky.

5. Do pole Předmět zadejte předmět zprávy.

Váš předmět může být poměrně dlouhý, ale držte jej stručný. Svižný, relevantní řádek předmětu přiměje někoho, aby si vaši zprávu přečetl; dlouhý nebo zvláštní předmět ne. (No, u podivného předmětu nikdy nevíte – ale neposílejte podivné e-maily do kanceláře, pokud to neposílají všichni.)

6. Do textového pole napište text své zprávy.

Pokud jako textový procesor používáte Microsoft Word, můžete také nastavit Outlook, aby používal Word jako editor e-mailů. Můžete zahrnout formátování, grafiku, tabulky a všechny triky dostupné ve Wordu, aby byl váš e-mail atraktivnější.

Když používáte Word jako editor e-mailů, neděláte nic jiného – pouze se při vytváření e-mailu zobrazují panely nástrojů Wordu ve formuláři Outlook E-mail. K přidání formátování do e-mailu můžete použít všechny nástroje, které vidíte. Pokud jste s aplikací Microsoft Word úplně doma, můžete jednoduše vytvářet zprávy ve Wordu a odesílat je přímo ven, aniž byste museli spouštět Outlook. Jednoduše napište zprávu ve Wordu výběrem Soubor—>Odeslat—>Příjemce pošty, zadejte adresu a předmět a klikněte na Odeslat.

Buďte opatrní, jak formátujete e-maily, které chcete odeslat lidem na internetu. Ne všechny e-mailové systémy dokážou zpracovat grafiku nebo formátovaný text, jako je tučné písmo nebo kurzíva, takže mistrovské dílo korespondenčního umění, které posíláte svému klientovi na internet, může přijít jako nesmysl. Pokud nevíte, co má ten druhý na svém počítači, pusťte se do grafiky. Když posíláte e-mail svým kolegům ve stejné kanceláři, nebo pokud jste si jisti, že osoba, které posíláte, má také Outlook, formátování a grafika by měly vypadat dobře.

7. Klepněte na tlačítko Odeslat.

Vaše pošta je odeslána do složky K odeslání. Pokud jste v kancelářské síti, vaše pošta se automaticky přesune ze složky Odeslané do složky Doručená pošta osoby, které zprávu posíláte. Pokud používáte online službu, jako je MSN nebo CompuServe, odešlete e-mailovou zprávu stisknutím klávesy F5.