Vytváření výchozích hodnot z dat o prodeji

Potřebujete způsob, jak shrnout jednotlivé záznamy o prodeji do základní linie pro prognózování. Většina společností, které se zabývají prodejem produktů a služeb, zaznamenává své tržby na denní bázi, ať už zaznamenávají tržby nebo počet prodaných jednotek.

Z jejich podnikového účetního systému obvykle zjistíte, kolik dolarů přinesli 4. května a 12. října, nebo kolik widgetů prodali 8. února a 25. srpna.

Účetní systém většinou rozčlení jednotlivé tržby. Pokud tedy společnost uskutečnila deset prodejů 3. června, uvidíte pro každý z deseti prodejů jiný záznam. Vidět tyto prodeje jeden po druhém je skvělé, pokud jste účetní, nebo pokud máte nějaký jiný důvod, proč potřebujete informace o jednotlivých prodejích, nebo pokud máte problémy se spánkem. Pokud ale předpovídáte, jednotlivé záznamy jsou na obtíž.

Při rozhodování o nejlepším způsobu shrnutí údajů o prodeji zvažte následující nápady:

• Nepotřebujete individuální evidenci tržeb. Pokud vaše společnost uskutečnila 5. ledna tři prodeje – jeden za 2 500 USD, další za 8 650 USD a další za 4 765 USD – důležitou skutečností, kterou chcete vědět, je, že 5. ledna jste přinesli 15 915 USD.
• Nepředpovídáte prodeje na denní bázi. Pokud je vaše společnost jako většina, potřebujete větší obrázek. Chcete-li naplánovat úrovně zásob, rozhodnout, kolik prodejců vaše společnost potřebuje, a zjistit, jaké můžete očekávat příjmy a jaká bude daňová povinnost vaší společnosti, potřebujete pro svou prognózu delší časové období, například měsíc nebo čtvrtletí.
• Délku časového období musíte sladit s důvody pro prognózy. Typická časová období jsou měsíc, čtvrtletí nebo rok v závislosti na tom, proč prognózujete. Pokud jde o nákup materiálů, možná budete chtít předpovídat své prodeje na příští měsíc. Chcete-li odhadnout výdělky, možná budete chtít předpovědět své tržby na další čtvrtletí. Při rozhodování o náboru možná budete chtít předpovídat své tržby na příští rok.

Jde o to, že pokud hodláte předpovídat tržby na příští měsíc, musíte si uspořádat základní linii v měsících: kolik jste prodali v lednu, v únoru, v březnu a tak dále. Pokud hodláte předpovídat tržby na příští čtvrtletí, musíte si takto uspořádat výchozí hodnotu: kolik jste prodali v 1. čtvrtletí, ve 2. čtvrtletí, ve 3. čtvrtletí atd.

K vytvoření prognózy, která vám neudělá ostudu, potřebujete mnohem delší základní linii než jen tři období.

Kontingenční tabulky Excelu jsou ideální k tomu, aby vám pomohly sečíst údaje o prodeji a vytvořit základ pro prognózy. Nezpracovaná data o prodeji vkládáte do Excelu, kde můžete vytvářet kontingenční tabulky dvěma hlavními způsoby:

• Z tabulky v Excelu: Předpokládejme, že vám vaše účetní nebo IT oddělení může zaslat údaje o prodeji ve formátu elektronické kopie, jako je soubor .csv (hodnoty oddělené čárkami). Tato data můžete vložit do sešitu aplikace Excel jako seznam, převést tento seznam na tabulku a založit na něm kontingenční tabulku.
• Z externích dat (to, co aplikace Excel nazývá) : Jinými slovy, podkladová data, jednotlivá prodejní čísla, nejsou uložena v excelovém listu. Jsou uloženy v samostatné databázi nebo textovém souboru nebo dokonce v jiném sešitu aplikace Excel.

Vytváření kontingenčních tabulek na externích datech může být užitečné, protože údaje o prodeji jsou obvykle aktualizovány v externím zdroji dat (v praxi se často jedná o skutečnou relační databázi, na rozdíl od plochého souboru, jako je standardní seznam nebo tabulka Excel). Když pak budete chtít prognózu aktualizovat, nemusíte získávat a vkládat nová data do sešitu. Kontingenční tabulka se může automaticky aktualizovat z externího zdroje dat.