Vytváření a správa úloh v aplikaci Outlook

V okně Úkoly v Outlooku můžete vidět, co musíte udělat, kdy to potřebujete udělat a zda jste to měli udělat už před chvílí. V seznamu okna Úkoly termíny jasně ukazují, jak chytře se práská bič a jak blízko jste ke splnění nebo nedodržení termínů. Přes úkoly, které dokončíte, se zobrazí šedá čára. Úkoly, které jsou po termínu, se zobrazí červeně.

Zadání úkolu v okně Úkoly

Outlook nabízí dva způsoby, jak zadat úkol v okně Úkoly:

Rychlý způsob: Chcete-li rychle zadat úkol, postupujte takto:

1. Klikněte na v horní části okna, kde je napsáno „Klepnutím sem přidejte nový úkol“.

2. Napište několik slov k popisu úkolu.

3. Zadejte datum splatnosti do pole Datum splatnosti.

Chcete-li zadat datum, zadejte jej sami nebo otevřete rozevírací kalendář a vyberte datum.

Pomalejší, ale důkladný způsob: Pokud chcete, aby byl váš úkol nastaven správně, postupujte takto:

1. Klikněte na tlačítko Nový, stiskněte Ctrl+N nebo zvolte Akce –> Nová úloha.

Zobrazí se formulář Úkol. Tento formulář obsahuje místa, kam můžete zadat všechny druhy informací o vašem úkolu.

2. Ve formuláři Úkol popište úkol.

3. Zadejte datum zahájení a datum splatnosti.

4. Popište stav úlohy.

5. Stanovte prioritu úkolu.

6. Zapisujte si poznámky o úkolu.

7. Po dokončení popisu úlohy klepněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Kliknutím na tlačítko Opakování ve formuláři Úkol můžete zadat úkol, který se znovu a znovu opakuje. V dialogovém okně Opakování úlohy popište, jak často se úloha opakuje. Outlook označí opakující se úkoly v okně Úkol neobvyklou ikonou. Vypadá to trochu jako schránka, na které je přilepený kousek toaletního papíru.

Pomocí karty Podrobnosti ve formuláři Úkol můžete sledovat hodiny, kdy na projektu pracujete, společnosti, pro které pracujete, a kolik kilometrů při své práci najedete na fro.

Zvládání a řízení úkolů

Až přijde čas na správu úkolů v okně Úkoly, měli byste být přísným správcem úloh. Zde je několik tipů pro manipulaci a správu úkolů:

• Označení úkolu jako dokončeného: Zaškrtněte políčko vedle názvu úkolu v okně Úloha. Aplikace Outlook nakreslí čáru přes dokončené úkoly.

• Odstranění úkolu: Vyberte úkol a klikněte na tlačítko Odstranit nebo stiskněte Ctrl+D.

• Úprava úkolu: Poklepáním na úkol v okně Úkol otevřete formulář Úkol a změňte v něm údaje.

Outlook nabízí řadu technik pro vyhledání úkolů v přeplněném okně úkolů:

• Změna zobrazení v okně Úkol: Otevřete rozevírací nabídku Aktuální zobrazení a vyberte zobrazení, které s největší pravděpodobností může vyvolat úkol, který hledáte.

• Kategorizace úkolů: Přiřaďte úkoly kategoriím a zvolte Podle kategorie v rozevírací nabídce Aktuální zobrazení, abyste mohli uspořádat úkoly podle kategorií.

• Použijte příkaz Najít: Pokud dojde k horšímu, můžete se vždy uchýlit k příkazu Najít a najít zbloudilý úkol.