Vedení záznamů pomocí deníku aplikace Outlook 2007

Deník v aplikaci Outlook 2007 může být nesmírně užitečný, ať už se jej rozhodnete používat pravidelně nebo zřídka. Nemusíte se omezovat na nahrávání dokumentů nebo položek Outlooku. Můžete sledovat konverzace, dotazy zákazníků nebo jakékoli jiné transakce, ve kterých záleží na chronologii. Pokud nastavíte Deník pro automatické záznamy, můžete jej ignorovat, dokud nebudete potřebovat vidět, co zaznamenal. Můžete také hrát kapitána hvězdné lodi a nahrávat vše, co děláte.

Někdy, když chcete najít dokument nebo záznam konverzace, nepamatujete si, jak jste dokument nazvali nebo kde jste jej uložili, ale pamatujete si, kdy jste položku vytvořili nebo přijali. V takovém případě můžete přejít do deníku a zkontrolovat datum, kdy si pamatujete, že jste s položkou pracovali, a najít to, co potřebujete vědět.

Zapisování do deníku nicneděláním

Jaký je nejjednodušší způsob zadávání záznamů do deníku? Nedělat nic. Po zapnutí Deník automaticky zaznamená jakýkoli dokument, který vytvoříte, upravíte nebo vytisknete v jakékoli aplikaci Microsoft Office. Deník také automaticky sleduje e-mailové zprávy, žádosti a odpovědi na schůzky a požadavky a odpovědi na úkoly.

Má to háček: Musíte Outlooku sdělit, že chcete mít zapnuté automatické nahrávání do deníku. (Dobře, takže si to muset něco udělat.) Naštěstí, pokud jste neaktivovali funkci automatického záznamu časopisu, Outlook vás zeptá, zda chcete zapnout funkci na každém okamžiku klepnutí na ikonu deníku.

Chcete-li zapnout funkci automatického nahrávání deníku, postupujte takto:

1. Zvolte Nástroje –> Možnosti.

Zobrazí se dialogové okno Možnosti.

2. Klepněte na tlačítko Možnosti deníku.

Zobrazí se dialogové okno Možnosti deníku, které nabízí zaškrtávací políčka pro všechny typy aktivit, které můžete automaticky zaznamenávat – a jména všech lidí, pro které můžete automaticky zaznamenávat transakce, například e-maily.

3. Zaškrtněte políčko u položek a souborů, které chcete automaticky zaznamenávat, a u kontaktů, o kterých chcete zaznamenávat informace.

Seznam lidí v poli Pro tyto kontakty je stejný jako seznam lidí ve vašem seznamu kontaktů.

Když přidáte jména do seznamu kontaktů v modulu Kontakty, nebudou tato jména nastavena pro automatické nahrávání do deníku. Pokud chcete, aby je deník sledoval, máte dva způsoby, jak to říct:

• Zkontrolujte názvy v dialogovém okně Možnosti deníku.

• Otevřete záznam kontaktu, klepněte na kartu Deník a zaškrtněte políčko Automaticky zaznamenávat položky deníku pro tyto kontakty.

4. Klepněte na tlačítko OK.

Deník okamžitě začne automaticky zaznamenávat položky a soubory, které jste vybrali pro kontakty, které jste pojmenovali.

Ruční záznam položky aplikace Outlook do deníku

Pokud nechcete svůj deník zahlcovat automatickým záznamem všeho, můžete vybrané položky zadat ručně – stačí je přetáhnout na ikonu deníku. Například možná nebudete chtít zaznamenávat každou transakci s potenciálním klientem, dokud si nebudete jisti, že s tímto klientem obchodujete. Příslušné e-mailové zprávy můžete přetáhnout do deníku a uchovat si záznam seriózních dotazů. Když skutečně začnete podnikat s novým klientem, můžete si nastavit automatické nahrávání.

Chcete-li ručně zaznamenat položky do deníku, postupujte takto:

1. Zvolte Přejít –> Seznam složek (nebo stiskněte Ctrl+6).

V horní polovině navigačního podokna se zobrazí seznam složek, který obsahuje malou ikonu deníku.

2. Přetáhněte položku, kterou chcete zaznamenat (např. e-mailovou zprávu), na ikonu Deník v seznamu složek.

Zobrazí se formulář Záznam do deníku. Ve spodní části formuláře vidíte ikonu představující položku, kterou zaznamenáváte, spolu s názvem položky.

3. Vyplňte informace, které chcete zaznamenat.

Nemusíte nic nahrávat. Textové pole v dolní části obrazovky vám poskytuje prostor pro vytvoření poznámky, pokud jej chcete použít.

4. Klepněte na Uložit a zavřít.

Položka, kterou jste zaznamenali, se zapíše do deníku.