Uspořádání zpráv aplikace Outlook 2007

Nikdo už nedostane ani trochu e-mailu. Pokud dostanete jednu zprávu, dostanete jich spoustu. Naštěstí vám Outlook 2007 nabízí spoustu různých způsobů, jak uspořádat tu změť zpráv, takže máte šanci zjistit, co je důležité a co může počkat.

Když je Outlook nastaven tak, aby zobrazoval podokno pro čtení na pravé straně obrazovky (vyberte Zobrazit –> Podokno pro čtení –> Vpravo), uvidíte v horní části seznamu zpráv dvě tlačítka:

• Tlačítko Uspořádat podle: Toto tlačítko zcela vlevo popisuje systém, který aplikace Outlook používá k uspořádání vašich zpráv.

• Tlačítko Podrobnosti: Napravo od tlačítka Uspořádat podle se nachází další tlačítko se štítkem, které nabízí nějaké podrobnosti o uspořádání, které Outlook aktuálně používá. (Pokud jsou například vaše zprávy aktuálně uspořádány podle data, na tlačítku vpravo je uvedeno buď Nejnovější nahoře nebo Nejstarší nahoře.)

Chcete-li změnit způsob, jakým Outlook uspořádává vaše zprávy, jednoduše klikněte na tlačítko Uspořádat podle a zobrazí se místní nabídka všech uspořádání, která můžete použít.

Outlook nabízí tato opatření:

• Datum: Nejběžnějším způsobem uspořádání zpráv je podle data. Při prvním nastavení Outlooku budou vaše zprávy uspořádány takto. Klepnutím na tlačítko vpravo můžete přepínat mezi nejnovějšími zprávami nahoře a nejstaršími zprávami nahoře.

• Konverzace: Toto uspořádání seskupuje zprávy na stejné téma. Pokud jste si s někým vyměnili řadu zpráv o konkrétním projektu nebo nápadu, můžete zvolit uspořádání konverzace a sledovat vlákno konverzace.

• Od: Jak asi tušíte, toto uspořádání organizuje vaši sbírku zpráv podle osoby, od které byla zpráva odeslána.

• Komu: Většina zpráv, které dostáváte, je adresována vám, ale ne vždy. Někdy obdržíte zprávy adresované seznamu lidí, takže vaše jméno se neobjeví na řádku Komu zprávy. Toto uspořádání odděluje vaše zprávy podle toho, zda je vaše jméno na řádku Komu každé zprávy.

• Složka: Když si prohlížíte zprávy ve složce Hledat, zprávy, které si prohlížíte, mohou být ve skutečnosti umístěny v mnoha různých složkách. Pokud chcete přesně vědět, která složka obsahuje jednotlivé zprávy, použijte uspořádání složek.

• Při prohlížení složky Doručená pošta není k dispozici uspořádání složek; je to pouze pro vyhledávací složky.

• Velikost: Některé e-mailové zprávy obsahují fotografie, hudbu a všechny druhy těžkých souborů, které mohou skutečně ucpat e-mailové servery vaší společnosti. Takže když vás správce systému požádá, abyste ztenčili svou doručenou poštu, použijte tuto funkci k identifikaci a odstranění zpráv, které mají největší nadváhu.

• Předmět: Toto uspořádání spojuje zprávy, které mají stejný předmět.

• Typ: Ne každá položka, která dorazí do vaší doručené pošty, je jednoduchá zpráva; můžete také dostávat pozvánky na schůzky, žádosti o úkoly a všechny druhy dalších položek. Pokud chcete oddělit zprávy od žádostí o schůzku, přepněte na typové uspořádání.

• Příloha: Když přejdete do složky Doručená pošta, možná nehledáte zprávu, možná hledáte přílohu. Uspořádání zpráv podle přílohy vám umožní nejprve prozkoumat nejpravděpodobnější podezřelé.

• E-mailové účty: Někdy chcete vědět, která zpráva přišla z jaké adresy nebo jaké zprávy jste odeslali na konkrétní adresu. S tímto uspořádáním vám Outlook zobrazuje pouze zprávy z účtů, které vás zajímají.

• Pokud chcete vidět pouze zprávy odeslané na jednu adresu, zvolte uspořádání E-mailové účty a poté klikněte na znaménko mínus (–) vedle názvů účtů, které nechcete vidět.

• Důležitost: Pokud potřebujete nejprve vidět zprávy označené vysokou důležitostí, použijte toto uspořádání.

• Kategorie: Každé zprávě, kterou odešlete, můžete přiřadit kategorie a někdy jiní lidé mohou přiřadit kategorie zprávám, které vám posílají. Chcete-li zjistit, která zpráva spadá do které kategorie, použijte uspořádání Kategorie.

• Dostupnost: Nastavení Dostupnost je pro lidi, kteří používají notebook v podnikové síti s Microsoft Exchange. Exchange můžete nastavit tak, aby odesílal pouze předmět, datum a jméno odesílatele pro každou e-mailovou zprávu, nikoli hlavní tělo zprávy. Dokud nekliknete na zprávu, abyste si ji přečetli, zůstane zbytek zprávy zpět na hlavním počítači v domácí kanceláři. Zprávy, ke kterým máte přístup, jsou považovány za dostupné.