Uspořádání pošty v aplikaci Outlook 2016

Nadýmání poštovní schránky. Každý to časem dostane. Vaše doručená pošta Outlooku 2016 se plní zprávami, které jste zapomněli odstranit nebo uložit do souboru, a než se nadějete, máte tisíce zpráv, které zabírají místo v datovém souboru a brání vám snadno procházet nové položky. Zde je několik nápadů, jak tuto ucpávku rozbít.

Vyčistěte konverzace

Konverzace je výměna e-mailů, která se skládá z několika zpráv tam a zpět. Protože většina lidí pouze stiskne Odpovědět, aby pokračovala v konverzaci, aniž by smazali veškerý předchozí text, skončíte se spoustou zpráv, které jsou v podstatě podmnožinou obsahu toho druhého. Funkce Vyčištění konverzace je projde a najde a odstraní všechny zprávy, které jsou zcela obsaženy v alespoň jedné další zprávě.

Chcete-li použít tuto funkci pro konkrétní zprávu, vyberte Domů→Uklidit→Vyčistit konverzaci. (Nejprve vyberte zprávu.) Chcete-li vyčistit celou složku, vyberte Domů→Vyčistit→Vyčistit složku. Nebo, chcete-li to udělat pro všechny složky pošty, vyberte Doručená pošta a poté vyberte Domů→Vyčistit→Vyčistit složku a podsložky.

Archivujte staré zprávy

Outlook můžete nastavit tak, aby archivoval zprávy, které mají specifické vlastnosti, například ty, které jsou starší než určité datum. Archivace zpráv je přesune do samostatného datového souboru s názvem Archive.pst. Vymazáním hlavního souboru aplikace Outlook jej zmenšíte, takže se aplikace Outlook spouští rychleji. Archivní datový soubor můžete otevřít kdykoli, když se potřebujete vrátit k něčemu v něm.

Chcete-li archivovat zprávy, vyberte Soubor → Informace → Vyčištění poštovní schránky → Archivovat. Nastavte předvolby v dialogovém okně Archiv a klepněte na OK.

Chcete-li později otevřít datový soubor Archiv a něco načíst, vyberte Soubor→ Otevřít a exportovat→ Otevřít datový soubor aplikace Outlook. Vyhledejte archivní soubor, vyberte jej a klepněte na OK. Archivní soubor se nyní objeví v navigačním panelu vlevo; můžete s ním pracovat stejně jako se svým hlavním souborem.

Pro ještě důkladnější vyčištění zvolte Soubor→Informace→Vyčištění poštovní schránky→Vyčištění poštovní schránky. V dialogovém okně Vyčištění poštovní schránky můžete zadat parametry pro automatickou archivaci. Můžete například najít položky starší než určitý počet dní nebo větší než určitý počet kilobajtů.

Vytvořte poštovní složky

Jedním z účinných způsobů, jak organizovat poštu, je vytvořit podsložky pro doručenou poštu. Poté můžete zprávy přesunout do jedné z podsložek, abyste je dostali z hlavní složky Doručená pošta. Můžete mít například podsložku pro každou organizaci, pro kterou jste dobrovolníkem, nebo podsložku pro každého člena rodiny, který vám posílá zprávy.

Chcete-li vytvořit novou složku, klepněte pravým tlačítkem na složku Doručená pošta v navigačním podokně a zvolte Nová složka. Zadejte název nové složky a stiskněte klávesu Enter. Poté přetáhněte zprávy ze složky Doručená pošta na název nové složky v navigačním podokně.

Vytváření pravidel pro manipulaci s poštou

Mít více poštovních složek je skvělé, ale musíte si pamatovat, že zprávy do těchto složek musíte přetahovat. Naštěstí můžete tento proces automatizovat vytvořením pravidel pro manipulaci s poštou. Pravidlo může vyhodnotit e-mailovou adresu odesílatele a přesměrovat zprávu do podsložky, pokud je například od určité osoby.

Chcete-li vytvořit pravidlo pro zpracování pošty, začněte s vybranou zprávou, která splňuje požadovaná kritéria. Poté vyberte Domů→Pravidla→Vytvořit pravidlo. Poté vyplňte dialogové okno a popište zprávu, na kterou chcete cílit. Můžete například určit, co předmět obsahuje nebo komu je zaslán. Kliknutím na Pokročilé možnosti zobrazíte další možnosti.

Chcete-li jej nastavit, vyberte Soubor → Sdílet → Prezentovat online → Prezentovat online. Objeví se odkaz; zkopírujte tento odkaz a odešlete jej členům publika prostřednictvím textové zprávy, e-mailu nebo jakýmkoli jiným způsobem. Počkejte, až to dostanou, a poté kliknutím na tlačítko Spustit prezentaci v zobrazeném dialogovém okně spusťte představení.