Uspořádání informací pomocí kategorií aplikace Outlook 2007

Dobrá sbírka informací má velkou hodnotu. Ze seznamu kontaktů nebo úkolů však nemůžete vymáčknout plnou hodnotu, pokud se nedokážete rychle zorientovat v tom, které položky jsou důležité a které ne. Funkce Kategorie v Outlooku je navržena tak, aby vám pomohla rozlišit, co je naléhavé, od toho, co může počkat.

Přiřazení kategorie

Při prvním nastavení aplikace Outlook 2007 můžete zjistit, jaké kategorie jsou k dispozici, kliknutím na tlačítko Kategorizovat v horní části obrazovky Doručená pošta, hned napravo od tlačítka Předat dál, nebo výběrem Akce –> Kategorizovat. Tlačítko Kategorizovat vypadá jako malý, vícebarevný čtvereček piškvorek. Několik dalších modulů aplikace Outlook také zobrazuje tlačítko Kategorizovat; dělá stejnou práci, kdekoli ji najdete. Kliknutím na tlačítko Kategorizovat se zobrazí seznam (překvapení!) kategorií, z nichž každá je pojmenována podle barvy. Pokud chcete jednoduše barevně označit své položky pomocí výchozího nastavení, proces je velmi jednoduchý.

Chcete-li položce přiřadit kategorii, postupujte takto:

1. Klikněte na položku, kterou chcete kategorizovat.

Položka je zvýrazněna.

2. Klepněte na tlačítko Kategorizovat a ze seznamu vyberte požadovanou kategorii.

V položce se objeví barevný blok označující, kterou kategorii si vyberete.

Každé položce můžete přiřadit více kategorií, i když umístění příliš velkého množství na položku může být matoucí než nepřiřazení žádné kategorie.

Přejmenování kategorie

Ke každé barvě můžete přiřadit název, abyste věděli, proč k určité položce přiřazujete určitou kategorii.

Chcete-li přejmenovat kategorii, postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Kategorie a vyberte Všechny kategorie.

Zobrazí se dialogové okno Color Categories.

2. Klepněte na kategorii, kterou chcete přejmenovat.

Vybraná kategorie se zvýrazní.

3. Klepněte na tlačítko Přejmenovat.

Kategorie, kterou vyberete v kroku 2, je obklopena rámečkem, který ukazuje, že ji můžete upravit.

4. Zadejte nový název, který chcete dané kategorii přiřadit.

Jméno, které zadáte, se zobrazí místo starého názvu.

5. Klepněte na tlačítko OK.

Dialogové okno Kategorie barev se zavře.

Pokud změníte název kategorie, kterou jste již přiřadili některým položkám aplikace Outlook, název kategorie se u těchto položek automaticky změní.

Změna barvy kategorie

Můžete změnit barvu kategorie i její název. Přiřazení zapamatovatelných barev může poskytnout důležité vodítko o tom, jak vaše práce pokračuje nebo jak dobře držíte krok s aktuálními projekty.

Chcete-li změnit barvu kategorie, postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Kategorie a vyberte Všechny kategorie.

Zobrazí se dialogové okno Color Categories.

2. Klepněte na kategorii, které chcete přiřadit novou barvu.

Vybraná kategorie se zvýrazní.

3. Klepněte na tlačítko Barva.

Zobrazí se rozevírací seznam s barvami, které si můžete vybrat.

4. Klepněte na barvu, kterou chcete přiřadit.

Vybraná barva se zobrazí místo staré barvy.

5. Klepněte na tlačítko OK.

Dialogové okno Kategorie barev se zavře.

Můžete také zvolit Žádné a vytvořit bezbarvou kategorii. Je to trochu fádní, ale pokud to vyhovuje vaší náladě, jděte do toho. Možná budete chtít vytvořit bezbarvé kategorie, protože Outlook nabízí pouze 25 barev a můžete mít více než 25 kategorií. Ale poté, co překročíte 25 kategorií, můžete zvážit snížení počtu kategorií, abyste snížili zmatek.

Přiřazení klávesové zkratky kategorie

Každé kategorii můžete přiřadit klávesovou zkratku, která vám umožní přiřadit kategorii bez dotyku myši. To je velmi užitečné, když chcete přiblížit obrazovku plnou e-mailových zpráv nebo úkolů a nastavit vše do nějakého pořadí.

Chcete-li přiřadit klávesovou zkratku kategorii, postupujte takto:

1. Klepněte na tlačítko Kategorie a vyberte Všechny kategorie.

Zobrazí se dialogové okno Color Categories.

2. Klepněte na kategorii, které chcete přiřadit klávesovou zkratku.

Vybraná kategorie se zvýrazní, aby bylo vidět, že jste ji vybrali.

3. Klepněte na nabídku Klávesová zkratka.

Zobrazí se seznam klávesových zkratek.

4. Klepněte na klávesovou zkratku, kterou chcete přiřadit.

Název zvolené klávesové zkratky se zobrazí napravo od kategorie.

5. Klepněte na tlačítko OK.

Kategorii nelze přiřadit více než jednu klávesovou zkratku; to by bylo matoucí. Položce však můžete přiřadit více než jednu kategorii.