Uspořádání e-mailu v aplikaci Outlook 2003

Nikdo už nedostane ani trochu e-mailu. Pokud dostanete jednu zprávu, dostanete jich spoustu. Naštěstí vám Outlook nabízí spoustu různých způsobů, jak uspořádat tu změť zpráv, takže máte šanci zjistit, co je důležité a co může počkat.

Když je Outlook nastaven tak, aby zobrazoval podokno čtení na pravé straně obrazovky, uvidíte v horní části seznamu zpráv dvě tlačítka. Tlačítko zcela vlevo má popisek, který říká něco jako „Uspořádáno podle: Datum“. Tlačítko Uspořádat podle popisuje systém, který aplikace Outlook používá k uspořádání vašich zpráv. Napravo od tlačítka Uspořádat podle se nachází další tlačítko s popiskem, který nabízí nějaké podrobnosti o uspořádání, které Outlook aktuálně používá. (Pokud jsou například vaše zprávy aktuálně uspořádány podle data, na tlačítku vpravo bude uvedeno „Nejnovější nahoře“ nebo „Nejstarší nahoře.“).

Chcete-li změnit způsob, jakým Outlook uspořádává vaše zprávy, jednoduše klikněte na tlačítko Uspořádat podle a zobrazí se místní nabídka všech uspořádání, která můžete použít. Outlook nabízí tato opatření:

• Datum: Nejběžnějším způsobem uspořádání zpráv je podle data. Takto budou vaše zprávy uspořádány při prvním nastavení aplikace Outlook. Klepnutím na tlačítko vpravo můžete přepínat mezi nejnovějšími zprávami nahoře a nejstaršími zprávami nahoře.

• Konverzace: Toto uspořádání seskupuje zprávy na stejné téma. Pokud jste si s někým vyměnili řadu zpráv o konkrétním projektu nebo nápadu, můžete zvolit uspořádání konverzace a sledovat vlákno konverzace.

• Od: Jak asi tušíte, toto uspořádání organizuje vaši sbírku zpráv podle osoby, od které byla zpráva odeslána. Výběr uspořádání Od je o něco rychlejší než nastavení složky hledání, ale někdy je složka hledání stále nejlepším způsobem, jak sledovat zprávy od konkrétních důležitých lidí.

• Komu: Většina zpráv, které dostáváte, je adresována vám, ale ne vždy. Někdy obdržíte zprávy adresované seznamu lidí, takže vaše jméno se neobjeví na řádku Komu zprávy. Toto uspořádání odděluje vaše zprávy podle toho, zda je vaše jméno na řádku Komu každé zprávy.

• Složka: Když si prohlížíte zprávy ve složce hledání, zprávy, které si prohlížíte, mohou být ve skutečnosti umístěny v mnoha různých složkách. Pokud chcete přesně vědět, která složka obsahuje jednotlivé zprávy, použijte uspořádání složek. Když si prohlížíte složku Doručená pošta, uspořádání složek není k dispozici; je to pouze pro vyhledávací složky.

• Velikost: Každý ví, že na velikosti nezáleží; je to sentiment, který se počítá. Dobře, ne vždy. Velikost je pro určité správce systému důležitá – a není to vždy osobní problém. Některé e-mailové zprávy obsahují fotografie, hudbu a všechny druhy těžkých souborů, které mohou skutečně ucpat e-mailové servery vaší společnosti. Takže když vás správce systému požádá, abyste ztenčili svou doručenou poštu, využijte tuto funkci: Identifikujte a odstraňte zprávy, které mají největší nadváhu.

• Předmět: Toto uspořádání je podobné uspořádání konverzace, s tím rozdílem, že nesleduje vlákno konverzace, pouze skládá dohromady zprávy, které mají stejný předmět.

• Typ: Ne každá položka, která dorazí do vaší doručené pošty, je jednoduchá zpráva; můžete také dostávat pozvánky na schůzky, žádosti o úkoly a všechny druhy dalších položek. Pokud chcete oddělit zprávy od žádostí o schůzku, přepněte na typové uspořádání, aby se nejzajímavější zprávy dostaly na začátek seznamu.

• Označit: Když označíte zprávu, pravděpodobně se k ní plánujete vrátit. Toto uspořádání umístí označené zprávy na začátek seznamu a zprávy bez příznaků na konec. Pokud použijete několik různých barev vlajky, toto uspořádání se seřadí také podle barvy vlajky.

• Příloha: Když přejdete do složky Doručená pošta, možná nehledáte zprávu, možná hledáte přílohu. Uspořádání zpráv podle přílohy vám umožní nejprve prozkoumat pravděpodobné podezřelé.

• E-mailové účty: Outlook můžete nastavit tak, aby shromažďoval e-maily z několika různých e-mailových adres. Někdy se chcete dozvědět, která zpráva přišla z které z těchto adres, nebo se jen podívat na zprávy odeslané na jednu z těchto adres. Pokud chcete vidět pouze zprávy odeslané na jednu adresu, zvolte uspořádání E-mailové účty a poté klikněte na mínus (–) vedle názvů účtů, které nechcete vidět. S tímto uspořádáním vám Outlook zobrazuje pouze zprávy z účtů, které vás zajímají.

• Důležitost: První věci – znáte to přísloví. Pokud potřebujete nejprve vidět zprávy označené vysokou důležitostí, toto je uspořádání, které chcete použít.

• Kategorie: Každé zprávě, kterou odešlete, můžete přiřadit kategorie a někdy jiní lidé mohou přiřadit kategorie zprávám, které vám posílají. Chcete-li zjistit, která zpráva spadá do které kategorie, použijte uspořádání Kategorie.

Tlačítko Uspořádat podle se objeví v horní části seznamu zpráv pouze v případě, že je podokno pro čtení nastaveno tak, aby se zobrazovalo na pravé straně obrazovky. Podokno pro čtení můžete zapnout výběrem Zobrazit –> Podokno pro čtení –> Vpravo. Chcete-li uspořádat zprávy, když je podokno čtení vypnuté, vyberte Zobrazit –> Uspořádat podle, abyste viděli seznam uspořádání a poté vyberte to, které chcete.