Udržování šťastné a zdravé složky kontaktů v aplikaci Outlook

V patologii, což je studium nemocí a jejich přenosu, je kontaktem osoba, která předává přenosnou nemoc, ale v aplikaci Outlook je kontaktem někdo, o kom uchováváte informace. Informace o kontaktech jsou uchovávány ve složce Kontakty. Tato složka je super výkonný adresář. Má místa pro ukládání jmen lidí, adres, telefonních čísel, e-mailových adres, webových stránek, čísel pagerů, narozenin, výročí, přezdívek a dalších věcí. Když adresujete e-mailovou zprávu, můžete získat adresu přímo ze složky Kontakty, abyste se ujistili, že je adresa zadána správně.

Složka Kontakty je pouze tak dobrá a důkladná jako informace o kontaktech, které do ní vložíte. Tyto stránky vysvětlují, jak zadat informace o kontaktu a aktualizovat informace, pokud se náhodou změní.

Zadání nového kontaktu do složky Kontakty

Chcete-li někoho umístit do seznamu kontaktů, otevřete složku Kontakty a začněte jedním z následujících způsobů:

• Klepněte na tlačítko Nový kontakt.

• Stiskněte Ctrl+N (v okně Složka kontaktů) nebo Ctrl+Shift+C.

• Vyberte Soubor –> Nový –> Kontakt.

Zobrazí se kontaktní formulář. Na tomto formuláři jsou místa pro zadání téměř všeho, co lze o člověku vědět, kromě jeho milostného života a tajných neřestí. Zadejte všechny informace, které chcete zaznamenat, a přitom mějte na paměti tato pravidla silničního provozu:

• Celá jména, adresy atd.: I když můžete být v pokušení jednoduše zadávat adresy, telefonní čísla, jména atd. do textových polí, nedělejte to! Chcete-li například zadat jméno, klikněte na tlačítko Celé jméno na kartě Obecné. Klepněte na tlačítko Business nebo Home a zadejte adresu v dialogovém okně Check Address. Kliknutím na tlačítka a zadáním dat do dialogových oken umožníte aplikaci Outlook oddělit jednotlivé části jmen, adres a telefonních čísel. Aplikace Outlook jako taková může snáze třídit jména a adresy a může používat jména a adresy jako zdroj pro hromadné rozesílání a hromadné e-maily pomocí aplikace Microsoft Word.

• Při zadávání informací o firmě, nikoli osobě, ponechte pole Celé jméno prázdné a do pole Firma zadejte název firmy.

• Informace, na kterých vám záleží: Pokud se zdá, že ve formuláři není místo pro zadání určitého druhu informací, zkuste kliknout na tlačítko s trojúhelníkem a z rozbalovací nabídky vybrat novou kategorii informací. Klikněte na tlačítko s trojúhelníkem vedle tlačítka Firma a vyberte Domů, například pokud chcete zadat domácí adresu místo adresy firmy.

• Soubor jako: Otevřete rozevírací nabídku Soubor jako a vyberte možnost pro uložení kontaktu do složky Kontakty. Kontakty jsou seřazeny abecedně podle příjmení, jména, názvu společnosti nebo kombinací těchto tří. Vyberte možnost, která nejlépe popisuje, jak očekáváte nalezení kontaktu ve složce Kontakty.

• Poštovní adresy: Pokud u kontaktu uchováváte více než jednu adresu, zobrazte adresu, na kterou chcete posílat poštu, a zaškrtněte políčko Toto je poštovní adresa.

• E-mailové adresy: Pro každý kontakt můžete zadat až tři e-mailové adresy (klikněte na tlačítko s trojúhelníkem a zvolte E-mail 2 nebo E-mail 3 pro zadání druhé nebo třetí adresy). V textovém poli Zobrazit jako aplikace Outlook zobrazí, jak bude vypadat řádek Komu e-mailových zpráv, když odešlete e-mail kontaktu. Ve výchozím nastavení je v řádku Komu uvedeno jméno kontaktu a jeho e-mailová adresa v závorkách. Do textového pole Zobrazit jako však můžete zadat, co chcete, a pokud vám zadání něčeho jiného pomůže rozlišit e-mailové adresy, zadejte něco jiného. Zadejte například Lydia – Osobní, abyste věděli, kdy posíláte e-mail na Lydiinu osobní adresu, nikoli na její obchodní adresu.

• Fotky: Chcete-li do formuláře kontaktu vložit digitální fotografii, klikněte na tlačítko Přidat fotografii kontaktu a v dialogovém okně Přidat obrázek kontaktu vyberte obrázek a klikněte na tlačítko OK.

Nezapomeňte napsat pár slov na kartu Obecné, abyste popsali, jak a kde jste se s kontaktem setkali. Když přijde čas na vyřazení kontaktů ze seznamu složek Kontakty, přečtení popisů vám může pomoci rozhodnout, kdo dostane plevel a kdo ne.

Po zadání informací klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. Pokud na zadání kontaktních údajů spěcháte, klikněte na tlačítko Uložit a nový. Otevře se prázdný formulář, abyste mohli zaznamenat informace o jiném kontaktu.

Zde je rychlý způsob, jak zadat kontaktní údaje někoho, kdo vám poslal e-mailovou zprávu: Otevřete zprávu, klepněte pravým tlačítkem na jméno odesílatele na řádku Komu a v místní nabídce vyberte Přidat do kontaktů aplikace Outlook. Zobrazí se kontaktní formulář. Pokud můžete, zadejte další informace o odesílateli a klikněte na tlačítko Uložit a zavřít.

Import e-mailů a adres z jiného programu

Předpokládejme, že jste ke zpracování e-mailových a kontaktních adres používali aplikace Outlook Express, Eudora nebo Lotus Organizer, ale nyní jste převedli na Outlook. Co děláte s e-mailovými zprávami a jmény a adresami v jiném programu? Nemůžeš je nechat jen tak sedět. Můžete je importovat do Outlooku a pokračovat tam, kde jste skončili.

Chcete-li importovat e-mailové a kontaktní adresy z jiného programu, začněte výběrem Soubor –> Import a export. Zobrazí se Průvodce importem a exportem. Co budete dělat dále, závisí na tom, kde nyní provádíte sledování e-mailů a adres:

• Outlook Express: Vyberte Importovat internetovou poštu a adresy a klikněte na tlačítko Další. V dialogovém okně Outlook Import Tool vyberte Outlook Express, zaškrtnutím políček rozhodněte, co chcete exportovat (pošta, adresy nebo pravidla), a znovu klikněte na tlačítko Další. V dalším dialogovém okně vyberte možnosti, abyste se rozhodli, co dělat s duplicitními položkami; potom klepněte na tlačítko Dokončit.

• Eudora: Vyberte Importovat internetovou poštu a adresy a klikněte na tlačítko Další. V dialogovém okně Outlook Import Tool vyberte Eudora, zvolte možnosti, jak se rozhodnout, co dělat s duplicitními položkami, a znovu klikněte na tlačítko Další. V dialogovém okně Prohlížeč pro složku vyberte soubor, ve kterém jsou uložena data Eudora, a klikněte na tlačítko OK.

• Lotus Organizer: Vyberte Import z jiného programu nebo souboru, klikněte na tlačítko Další, vyberte verzi Lotus Organizer (4.x nebo 5.x) a znovu klikněte na tlačítko Další. Když budete klikat na tlačítko Další, budete dotázáni, jak zacházet s duplicitními položkami, jak najít datový soubor Lotus Organizer a vybrat složku Outlooku, do které chcete data vložit.

Některé filtry pro import a export aplikace Outlook nenainstaluje automaticky. Aplikace Outlook vás může požádat o vložení disku CD Office, aby mohl nainstalovat filtr.