Typy polí a použití v databázích Accessu 2019

Pamatujete si, že pole v Accessu 2019 je místem, kde žijí vaše data. Každé pole obsahuje jeden údaj, jako je příjmení nebo průměr pálkování. Protože na světě existuje tolik různých druhů informací, Access nabízí různé typy polí pro jejich uložení . Ve skutečnosti vám Access dává k dispozici následující typy polí:

• Krátký text
• Dlouhý Text
• Číslo
• Měna
• Automatické číslo (tento typ dat se ve výchozím nastavení použije na pole počátečního ID v každé nové tabulce)
• Čas schůzky
• Ano ne
• Vyhledávání a vztahy
• Bohatý text
• Příloha
• Hypertextový odkaz
• Objekt OLE
• Vypočteno
• Průvodce vyhledáváním

Právě uvedené typy jsou ty, které jsou k dispozici pro pole, která vytvoříte navíc k prvnímu poli – ta, která budou obsahovat vaše data.

Prozatím postačí říci, že výše zmíněné pole Automatické číslo je pole, které obsahuje automaticky generované číslo, takže každý záznam je jedinečný v tom, že má jedinečné Automatické číslo, neboli ID.

Zatím si nedělejte starosti s tím, že budete zjišťovat, co je každý typ pole nebo co dělá na základě jeho názvu – zakrátko si projdu každé z nich. Jak však vidíte, seznam pokrývá téměř jakýkoli typ dat, který si dokážete představit. A pamatujte, že každý z nich lze do značné míry přizpůsobit, což vede k polím, která přesně vyhovují vašim potřebám.

Připravovaný seznam s odrážkami představuje dostupné typy polí a způsob jejich použití. Dozvíte se také něco málo o tom, jak je můžete vyladit, aby vyhovovaly vašim konkrétním potřebám:

• Krátký text: Uloží až 255 znaků textu – písmen, číslic, interpunkce a jakékoli jejich kombinace.
• Dlouhý text: Nahrazuje typ pole Memo nalezený ve verzích 2010 a předchozích. Pole Dlouhý text pojme až 64 000 znaků informací – to je téměř 18 stránek textu. Toto je opravdu velké textové pole. Je to skvělé pro obecné poznámky, podrobné popisy a cokoli jiného, ​​​​co vyžaduje hodně místa.

Čísla v textovém poli nejsou čísla k výpočtu; je to jen shluk číslic visících pohromadě v poli. Dejte si pozor na tuto skutečnost, když navrhujete tabulky ve vaší databázi – nechcete zadávat, řekněme, hodnotu, kterou hodláte použít do vypočítaného pole, nebo extrahovat nějaký jiný druh informací ze sestavy a mít tuto hodnotu uloženy jako text, což jej znefunkční jako číslo. Pokud jsou data číselná, uložte je tímto způsobem.

Textová pole mají jedno nastavení, o kterém potřebujete vědět: velikost. Když vytvoříte textové pole, Access chce vědět, kolik znaků pole obsahuje. To je velikost pole . Pokud vytvoříte pole nazvané Křestní jméno a nastavíte jeho velikost 6, Joseph se do pole vejde, ale ne Jennifer. Toto omezení může být problém. Dobrým obecným pravidlem je udělat pole o něco větší, než si myslíte, že potřebujete. Je snadné pole ještě zvětšit později, pokud to budete potřebovat, ale je potenciálně nebezpečné jej zmenšit.

• Číslo: Obsahuje skutečná, jistá čísla. Pomocí číselných polí můžete sčítat, odečítat a vypočítat svou cestu ke slávě a bohatství. Pokud ale pracujete s dolary a centy (nebo librami a pencemi), použijte místo toho pole Měna.
• Měna: Sleduje peníze, ceny, fakturované částky a tak dále. V databázi Accessu se peníze zastaví zde. Ostatně i lira, marka a jen. Pokud máte náladu na nějaké jiné číslo, podívejte se do pole Číslo.
• Datum/čas: Ukládá čas, datum nebo kombinaci obou v závislosti na formátu, který používáte. Pomocí pole Datum/Čas můžete sledovat, kdy život žijete. Docela univerzální, co?
• Ano/Ne: Podrží Ano/Ne, Pravda/Nepravda a Zapnuto/Vypnuto v závislosti na zvoleném formátu. Když potřebujete jednoduché ano nebo ne, toto je pole, které můžete použít.
• Vyhledávání a vztahy: Pokud chcete, aby pole v jedné tabulce skutečně zobrazovalo obsah z pole v jiné tabulce, zvolte toto jako typ pole. Jakmile je zvolen tento typ pole, otevře se jednoduchý Průvodce vyhledáváním, pomocí kterého vyberete tabulku a pole, abyste mohli toto nové pole v tabulce vyhledat.
• Rich Text: Potřebujete obsah konkrétního pole naformátovat jen tak? Vyberte tento typ pole a formátování použité na data v poli (pomocí nástrojů pro formátování textu na kartě Domů) bude takové, jak se zobrazí na obrazovce a v sestavách.
• Objekt OLE: Datový typ Objekt OLE můžete použít k propojení nebo vložení objektu – například listu aplikace Excel nebo dokumentu aplikace Word – do tabulky aplikace Access.
• Příloha: Tento typ pole použijte, chcete-li k záznamu připojit soubory – dokumenty aplikace Word, pracovní listy Excel, prezentace v PowerPointu nebo jakýkoli jiný druh souboru, včetně grafiky (fotografie dobrovolníka, produktu nebo místa?) – k záznamu.
• Hypertextový odkaz: Díky tomuto typu pole Access rozumí a ukládá speciální jazyk odkazů, díky kterému je internet tak mocným místem. Pokud používáte Access ve firemní síti nebo intenzivně používáte Internet, je tento typ pole pro vás.
• Vypočítané: Tento typ pole použijte, pokud chcete dané pole vyplnit výsledkem vzorce, který používá jedno nebo více dalších polí ve stejné tabulce. Například v tabulce, která obsahuje seznam vašich produktů, mohou další pole obsahovat Cena a Sleva. Pokud chcete mít také pole, které vypočítá novou cenu (Cena minus sleva), nastavte toto pole jako Vypočítané. Když toto vyberete jako typ pole, pomocí podnabídky zvolíte, jaký druh dat bude obsahovat výsledek, a poté se zobrazí dialogové okno Tvůrce výrazů, pomocí kterého nastavíte vzorec.

Abychom vám pomohli začít přemýšlet o vaší databázi a datech a začít si představovat pole, která byste mohli použít pro některé běžné typy dat, tato tabulka uvádí rozpis typů polí a způsobů, jak je můžete použít.

Společná pole pro každodenní tabulky

Všechny typy polí uvedené jako příklady v této tabulce jsou ve skutečnosti textová pole, dokonce i ta pro telefonní čísla. Důvodem je, že Access vidí jejich obsah spíše jako text než jako číslo, které lze použít při výpočtu. (Prohlédněte si následující tabulku pro pojmenování polí ne-č.)

Zakázané symboly

Dalším typem pole (uvedeným ve sloupci Typ) samozřejmě není pole Krátký text ani Dlouhý text — vidíte také pole Hypertextový odkaz. Tento datový typ je také považován za text, ale datový typ Hypertextový odkaz ukládá adresy URL jako adresy URL – nejen jako řetězec textu a interpunkci.

Pokud vás všechny ty věci mezi textem a čísly mate, pamatujte, že počítače si myslí, že je rozdíl mezi číslem (které byste použili při výpočtu) a řetězcem číslic, jako jsou číslice, které tvoří telefonní číslo. Pokud jde o různé druhy textových polí, jde o to, kolik textu bude v poli uloženo a zda potřebuje nějaké speciální formátování, aby správně fungovalo v databázi.