Tajemství návrhu databáze Access 2013

Zde je pět přikázání návrhu databáze, ať už používáte Access 2013 nebo jiný databázový program. Dobře navržená databáze usnadňuje údržbu vašich dat.

• Ukládejte informace tam, kam patří, ne tam, kde se objevují. To, kde informace ukládáte, nemá nic společného s tím, kde se zobrazují. V tabulce zadáte informace tam, kde je chcete, aby se při tisku tabulky objevily, ale databáze fungují jinak. V databázi ukládáte informace do tabulek na základě struktury informací. Část informace se může objevit v mnoha sestavách, ale vy ji uložíte pouze do jednoho pole v jedné tabulce.

• Ukládejte informace tak, jak skutečně existují, ne tak, jak chcete, aby se objevily v konkrétní sestavě. Toto pravidlo je důsledkem prvního pravidla. Pokud chcete, aby se názvy knih ve vašich objednávkách objevovaly velkými (velkými) písmeny, Access za vás může názvy použít velkými písmeny. Ukládejte názvy knih se správnými velkými písmeny, abyste je nemuseli mít v každé zprávě velkými písmeny. Access má mnoho vestavěných funkcí, které mohou upravit způsob formátování textu, čísel a dat.

• Vyhněte se odpadkům dovnitř, odpadkům ven (GIGO). Pokud se neobtěžujete vytvořit dobrý a rozumný návrh databáze – a pokud si nedáte pozor na zadávání správných a čistých dat – vaše databáze skončí plná smetí. Dobře navržená databáze se snáze udržuje než špatně navržená, protože každá informace je uložena pouze jednou, v jasně pojmenovaném poli v jasně pojmenované tabulce, se správnými ověřovacími pravidly. Ano, zní to jako spousta práce, ale vyčistit databázi 10 000 nesprávných záznamů je (s prominutím podcenění) ještě více práce.

• Oddělte svá data od svých programů. Pokud vytvoříte databázi, kterou chcete sdílet s jinými lidmi nebo ji distribuovat, uložte všechny tabulky do jedné databáze (zadní část) a všechny ostatní objekty do jiné databáze (přední část). Poté můžete tyto dvě databáze propojit, aby vše fungovalo. Oddělení tabulek od všeho ostatního zjednodušuje celý systém aktualizace dotazů, formulářů, sestav a dalších věcí později, aniž by došlo k narušení dat v tabulkách.

• Zálohujte brzy a často. Dobře, tento tip se netýká designu, ale je příliš důležitý na to, abychom jej vynechali: Zálohujte si databázi každý den. S trochou štěstí už vaše kancelář má systém pravidelných (pravděpodobně nočních) záloh, který zahrnuje vaši databázi. Pokud ne, vytvářejte si v pravidelných intervalech záložní kopii databáze a určitě si vytvořte záložní kopii před provedením jakýchkoli větších změn. Uchovávejte několik záloh, nejen tu nejnovější, pro případ, že odhalení problému bude chvíli trvat.