Správa webu SharePoint

G overnance se stal trochu špatným rapem, částečně kvůli jeho spojení s bankovními skandály z minulých let. Lidé slyší to slovo a jsou všichni nervózní a nervózní, zvláště když někdo navrhne vládu, která se jich dotýká. Ale dobře vytvořený plán správy webu SharePoint není o omezování lidí; ve skutečnosti obsahuje právě tolik podrobností, aby byla zajištěna určitá úroveň konzistence a přehledu. Správa webových stránek je o lidech, zásadách a procesech, které vytvářejí vaše stránky. Vaše správa vám pomůže zjistit, jak používat všechny nejlepší nové funkce SharePointu.

Selhání není možnost (ani pohled jinam a pískání)

Jedním z klíčových ovladačů produktu SharePoint společnosti Microsoft byl cíl dát uživatelům do rukou více kontroly a konfigurace; SharePoint byl navržen jako platforma lidí.

A lidé, jak jste si jistě všimli, bývají nepředvídatelní. Takže SharePoint + Lidská Povaha = Chaos. Dříve nebo později nekontrolované šíření webů a podřízených webů, způsobů, jak dělat věci, způsobů označování a používání metadat a způsobů správy dokumentů skutečně povede k velmi nepraktické instalaci SharePointu. Pokus o identifikaci a implementaci správy v tomto bodě může být frustrací.

To je dlouhý způsob, jak říci, že dříve nebo později budete muset řešit správu věcí veřejných. Vezměte tuto radu: Udělejte ze správy SharePointu vysokou prioritu a začněte hned.

Získání exekutivního buy-inu a podpory

Úspěšné plány správy věcí veřejných obvykle mají vysoce viditelného obhájce, který je podporuje a sděluje. Takže najděte výkonného pracovníka, který se zapojí. Nebudete mít příliš těžké prosadit se ve vedení; již investovali do výkonné platformy SharePoint a pravděpodobně podporuje funkce, které jsou klíčové pro úspěch vaší organizace. Seřaďte výkonnou podporu a využijte tuto podporu k řízení tvorby a účasti na činnostech správního výboru.

Budování efektivní řídící skupiny

IT tým běžně dominuje správním výborům; musí spravovat prostor na serveru, jednat se skupinami zabezpečení a implementovat nové funkce. To je dostatečná motivace k formalizaci většiny toho, co dělají se SharePointem. Ale správní výbor složený zcela nebo dokonce z velké části z IT zdrojů vás nedostane tam, kam potřebujete.

Kromě vašeho výkonného sponzora by vaše řídící skupina měla představovat rozmanitou směs:

• Zahrnout zástupce z podnikání. Informační pracovníci, kteří neustále používají SharePoint, jsou často v nejlepší pozici pro vytváření realistických zásad řízení a také pro identifikaci mezer v řízení.
• Zahrňte zástupce ze všech oblastí dodržování předpisů. Mohou se zasazovat o řízení, které podporuje dodržování předpisů, které ovlivňují vaše podnikání.
• Najměte lidi z firemní komunikace a školení. Tito lidé mají dobré postavení nejen k tomu, aby se zabývali správou věcí veřejných v oblastech, jako je branding, ale také mohou pomoci sestavit plán na zveřejnění rozhodnutí o správě a řízení a zajistit řízení organizačních změn na podporu těchto rozhodnutí.

Nalezení správné úrovně

Nesnažte se identifikovat a řešit vše, co by někdo mohl dělat se SharePointem; poskytněte zábradlí, abyste uživatele nasměrovali k tomu, co dělat nebo kterým se mají vyhnout. Tyto věci se liší podle organizace; neexistuje žádný kouzelný seznam toho, co řešit. (Větší organizace obvykle potřebují více správy než menší organizace.)

V průběhu času vaše skupina pro správu a řízení odhalí oblasti, které potřebují správu, a to vám pomůže, pokud již máte zavedený jasný proces navrhování, hodnocení a implementace správy, když a kde to bude potřeba.

Tvůj, můj, náš: rozhodování, komu co patří

Nastartujte úsilí o správu věcí veřejných přemýšlením o tom, kdo: Kdo co může dělat? kdo co vlastní? Můžete například začít s určením, kdo může poskytovat weby nejvyšší úrovně a kdo může poskytovat podřízené weby. Nebo kdo by měl určovat, kam patří určité typy dokumentů. Nebo kdo rozhoduje o tom, co si zaslouží nový typ obsahu (a kdo vlastní změny v něm).

Pokud máte globální navigaci, určete, kdo rozhoduje o tom, co tam bude. A tak dále. Kdo navrhne jak, takže to můžete zvážit příště.

Jedním z našich oblíbených cvičení v oblasti řízení je promítání domovské stránky na obrazovku vaší řídící skupiny. Poté se zeptejte, kdo má oprávnění stránku aktualizovat. Protože domovská stránka obvykle odkazuje na tolik dalších stránek, přirozeně vede diskusi do jiných oblastí portálu, které potřebují vlastnictví.

(Znovu) návštěva zásad sociálních sítí

Pokud máte vytvořený plán správy sociálních médií, mohl být vyvinut pro řízení externích nástrojů sociálních sítí; pokud je to váš případ, musíte to znovu navštívit v kontextu SharePointu.

Když sociální média, jako je instant messaging, začala být všudypřítomná, mnoho společností zareagovalo zablokováním přístupu k internetu k těmto aplikacím ze strachu, co by zaměstnanci řekli a kolik času by jejich používáním ztráceli. Podobně se s internetovými diskusními fóry a wiki zacházelo s podezřením a kolem nich se objevily všechny druhy podnikových pravidel a předpisů, díky nimž se mnoho podnikových intranetů více podobalo věznicím. Postupem času se v některých společnostech vyvinulo řízení podle toho, kdy a jak zaměstnanci používali externí sociální sítě v době společnosti nebo pomocí názvu společnosti. Cílem bylo, aby se všichni soustředili na dokumenty a data a minimalizovali mezilidské výměny.

Časem progresivní organizace uznaly, že aktivní zprostředkování neformálních interakcí mezi jednotlivci by mohlo organizaci prospět tím, že zefektivní výměnu informací, odhalí skryté zdroje odborných znalostí a (mimochodem) uzná, že lidé jsou sociální tvorové, kteří potřebují určitý stupeň lidského kontaktu, abyste se v práci cítili šťastní.

SharePoint integruje součásti sociálních médií používaných v reálném světě na pracovišti. A možnost pro zaměstnance nejen se spojit se svými kolegy, ale také používat podnikově schválený nástroj (SharePoint) ke sledování aktivit spolupracovníků (prostřednictvím živých kanálů a aktualizací stavu mikroblogů jako na Twitteru), výměně názorů s kolegy (prostřednictvím sociálních značek a hodnocení) a informace o fondu (wiki) představují významnou změnu oproti externím sociálním médiím. Pokud tedy máte konkrétní politiku správy sociálních médií, vraťte se k ní v kontextu interní komunikace. Pravděpodobně zjistíte, že potřebujete zcela novou strategii.

Design a branding

Ať už je váš SharePoint interní portál nebo veřejně přístupný web, rozhraní by mělo odrážet vaši firemní image, představovat určitou úroveň integrity návrhu a poskytovat uživatelům konzistentní navigační schéma, které jim pomůže zorientovat se.

Váš plán správy by měl řešit vzhled a chování a to, jak věci jako globální navigace přetrvávají na vašem webu.

Správa obsahu

Metadata, typy obsahu a taxonomie (och jo!) mohou pomoci snížit mor nadbytečných, ale trochu odlišných informací.

Chcete-li využít správu obsahu vaší instalace SharePointu, podpořte konzistenci metadat a způsobu označování věcí. Typy obsahu jsou skvělým způsobem, jak zajistit, aby se základní sada značek konzistentně používala na podobný obsah, což usnadňuje vyhledání obsahu, jeho opětovné použití a snadnější filtrování. Identifikujte tedy klíčová metadata, která je třeba formalizovat prostřednictvím typů obsahu a aplikovat na weby SharePoint, a poté kolem nich vyviňte správu.

Opětovné použití webových částí

Jednou skvělou funkcí SharePointu je skutečnost, že někdo může vytvořit opravdu užitečnou webovou část a poté ji exportovat a importovat pro použití někde jinde. Na webu je k dispozici ke stažení mnoho webových částí třetích stran. Některé webové části bohužel obsahují škodlivý kód, který může představovat bezpečnostní problémy nebo prostě nefunguje tak, jak je inzerováno. Podobně i některé interně vyvinuté webové části mohou představovat problémy, pokud umožňují uživatelům je konfigurovat. Až budete připraveni používat webovou část třetí strany, ujistěte se, že se poohlédnete po renomované společnosti se spoustou zkušeností se službou SharePoint.

Než budou webové části přidány na vaše weby SharePoint, musí být podrobeny ovládacím prvkům. Rozvíjejte řízení týkající se toho, jak jsou testovány a schvalovány, jak vypadá proces řízení změn a jak jsou vydávány a zpřístupňovány.

Udržování aktuálních věcí: správa webových operací

Web Operations Management je péče o vaše weby SharePoint a jejich poskytování. Možná zjistíte, že je snadné uvažovat o webech SharePoint jako o projektech s definovanými začátky, středy a konce. Ale ve skutečnosti jsou více organické. Webové stránky jsou jako živé bytosti, které v průběhu času rostou a mění se. Stejně jako dekorativní živé ploty vyžadují stříhání a údržbu nebo se velmi rychle vymknou kontrole.

Čím větší návštěvnost vaše stránky zaznamenají, tím důležitější je mít na této údržbě přehled. Manažeři webových operací používají nůžky, které tvarují SharePoint tak, aby odrážel strategickou vizi a technické cíle společnosti a zároveň zajistil, že budou provedeny věci, jako je ověřování, zda odkazy stále fungují, nebo identifikace a mazání irelevantního nebo zastaralého obsahu. Musíte určit někoho se zeleným palcem, který bude ořezávat a zalévat váš web SharePoint.