Správa obsahu pomocí knihoven dokumentů SharePoint Online

S SharePoint Online, jedním z produktů Office 365, knihovny dokumentů fungují stejně, jako kdybyste věnovali čas, energii a zdroje implementaci SharePointu sami. Se službou SharePoint Online se však stačí zaregistrovat ráno a začít používat SharePoint odpoledne.

Knihovna dokumentů je speciální složka, kterou lze přistupovat prostřednictvím webového prohlížeče nebo přímo z kancelářských aplikací, jako je Word nebo Excel. Pokud jste někdy používali SharePoint, pak znáte knihovny dokumentů.

Knihovna dokumentů SharePointu se stará o náročnou správu obsahu, jako je možnost přihlášení a odhlášení dokumentu, verzování, zabezpečení a pracovní postup. Každý dokument v knihovně má kontextovou nabídku, ke které lze přistupovat tak, že umístíte kurzor nad položku a kliknete na rozevírací nabídku, která se zobrazí v pravém rohu.

Známým tématem v Office 365 je integrace mezi produkty. Kromě práce s funkcemi knihovny dokumentů, jako je přihlašování a odhlašování pomocí prohlížeče, to můžete provádět také z dokumentů Office.

Jak si dokážete představit, uložení více verzí dokumentů zabere v databázi hodně místa. Z tohoto důvodu je verzování v nových knihovnách dokumentů SharePointu ve výchozím nastavení vypnuto.

Chcete-li zapnout správu verzí, postupujte takto:

Na pásu karet klikněte na kartu Knihovna a poté klikněte na tlačítko Nastavení knihovny.

Zobrazí se stránka Nastavení knihovny.

Klikněte na odkaz Nastavení verzí.

Zobrazí se stránka Nastavení verzí.

Vyberte nastavení verzování, která jsou vyžadována pro váš scénář.

• Můžete si vybrat, zda chcete mít žádné verze, hlavní verze nebo hlavní a vedlejší verze. Hlavní verze se vytvoří, když odevzdáte dokument, a vedlejší verze se vytvoří, když uložíte koncept.

• Můžete také nakonfigurovat řadu dalších nastavení, včetně požadavku na schválení obsahu, počtu verzí, které se mají uchovat, počtu verzí konceptů, které se mají uchovat, úrovně zabezpečení a toho, zda má knihovna vyžadovat, aby si uživatelé dokument předtím, než mohou Udělej změny.

Klepnutím na tlačítko OK uložte nastavení.