Hlavní rozdíl mezi webovými aplikacemi Office a softwarem Microsoft Office je v tom, že webovou aplikaci Office spouštíte prostřednictvím okna webového prohlížeče. Funguje to takto: Pomocí prohlížeče přejdete na webovou stránku, spustíte webovou aplikaci, otevřete soubor a můžete začít pracovat. Soubory, na kterých pracujete, jsou, stejně jako samotná webová aplikace, uloženy na internetu, nikoli ve vašem počítači. Všechny úkoly se provádějí prostřednictvím webového prohlížeče.
Mít své soubory uložené na internetu znamená, že můžete pracovat se soubory, kdekoli se můžete připojit k internetu. Nemusíte být ve své kanceláři nebo doma, ani s sebou nosit notebook. Pokud můžete být online, můžete se pustit do práce. Ukládání souborů na internetu nabízí další velkou výhodu: Soubory můžete sdílet a spolupracovat na nich s ostatními.