Seznamte se s funkcí hromadné korespondence aplikace Word 2007

Hromadná korespondence je funkce aplikace Word 2007, která vám umožňuje vzít jeden dokument, například dopis, vmíchat do něj seznam jmen a dat a vše spojit (sloučit ) do konečné sady dokumentů, z nichž každý je přizpůsoben a téměř osobní. Můžete také hromadně sloučit e-mailové zprávy, obálky, štítky a seznamy informací.

Hromadná korespondence je samozřejmě užitečná věc, ale než se ponoříte do procesu, může vám pomoci seznámit se s následujícími pojmy:

• Hlavní dokument: Toto je formulářový dopis, dokument, který obsahuje různá místa pro vyplnění prázdných míst. Ale začíná stejně jako jakýkoli jiný dokument ve Wordu, včetně formátování, čísel stránek nebo čehokoli jiného, ​​co chcete přidat.

• Seznam adres: Informace, které používáte k vytváření přizpůsobených dopisů, jsou uloženy v typu databázového souboru – v podstatě jde o seznam jmen a dalších dat. Právě tato jména a taková jména jsou sloučena s hlavním dokumentem a tvoří jednotlivá přizpůsobená písmena. Pokud plánujete hromadnou korespondenci jako součást své běžné rutiny, chcete vytvořit seznam adres, který můžete používat znovu a znovu.

• Pole: Toto jsou položky pro vyplnění prázdných míst v hlavním dokumentu. Každé pole představuje položku ze seznamu adres, datovou lahůdku. Obsah pole proudí ze seznamu adres do hlavního dokumentu, kde se objeví data pole (po sloučení). Pole umožňují hromadnou korespondenci.

Spojení těchto tří věcí je podstatou hromadné korespondence. V aplikaci Word 2007 najdete nástroje, které to umožňují, na kartě Zásilky.